O workflow é uma entre as muitas tecnologias de organização do trabalho em larga escala. Acompanhando processos e pessoas, a técnica promete mais produtividade para as empresas pelo melhor arranjo de cargos, funções e tarefas diárias.
Dito isso, esse artigo vai apresentar os diferentes tipos de workflow, como eles atuam na organização do pessoal, o que ele significa em relação à gestão de processos e quais são suas vantagens. A abordagem deste recurso começa pelo conceito de automação.
Todas as pessoas realizam algumas ou muitas ações diárias “no automático”, sem pensar muito no que está fazendo. Higiene pessoal, cuidados com a casa ou deslocamento são exemplos de alguns processos que parecem ser automatizados pela mente.
Quando se fala em cérebro humano e tomada de decisão, significa uma complexa estrutura biológica que permite decisões precisas em questão de pouquíssimos segundos, sem que o indivíduo perceba o processo. Esse tipo de processo tem por objetivo poupar energia.
Diante da grande quantidade de informações captadas pelos órgãos dos sentidos a cada segundo, otimizar o processo decisório era a alternativa para eliminar cenários de sobrecarga. O que é observado na Biologia pode ser aplicado na gestão humana coletiva.
A automação é a esquematização de processos em etapas bem definidas, indissociáveis da outra, em uma sequência, onde há uma entrada de recursos e uma saída, que devem ser sempre da mesma natureza.
Considere as etapas de uma ação simples, como lavar a mão:
Abrir a torneira;
Molhar as mãos;
Fechar a torneira;
Aplicar o sabonete;
Esfregar palma e dedos;
Abrir a torneira novamente;
Remover o sabonete na água.
É possível quebrar essas etapas em outras ainda menores, extraindo apenas uma das partes da sequência.
Um exemplo está em “abrir a torneira”, que envolve comandos relacionados ao movimento das mãos de aproximação, agarre e giro.
Note que em ambos os casos, há um objetivo específico, que será sempre alcançado ao completar a sequência de tarefas. Não existem espaços para ambiguidades, portanto, não há possibilidade de resultados muito distintos.
A automação de processos realiza algo similar com o uso de hardware e software. Uma LTCAT construção civil pode encontrar esta técnica aplicada em todas as dimensões do seu negócio, sejam de produção ou na gestão.
O workflow também pesca referências na automação para mapear e otimizar as atividades empresariais. As diferenças que justificam a separação da prática em três grupos pode ser resumida no grau de impacto humano, isto é, na imprevisibilidade do processo.
Workflow de produção
O workflow de produção é aquele que mais se assemelha aos processos de automação industrial, com sua grande diferença no enfoque em pessoas. É ideal para organizações que contam com atividades técnicas, com pouco grau de variação.
Workflow administrativo
O workflow administrativo possui uma estrutura menos cadenciada que o workflow de produção, o que abre espaço para maior flexibilidade.
Esse tipo de organização é ideal para processos gerenciais com algum nível de sistematização nas funções.
No contexto administrativo, esse tipo de workflow é usado para agilizar o andamento de setores burocráticos, onde há a repetição de muitas atividades, o que compromete a produtividade e a eficácia deste tipo de trabalho.
Workflow ad hoc
Com menor nível de estruturação entre todos, o workflow ad hoc é aplicável em cenários empresariais onde há alto improviso, personalização e inserção criativa, como um projeto de publicidade em aeroporto, o que prejudica a “automatização” de tarefas.
É geralmente usada para inserir estrutura em processos muito maleáveis, a fim de que esta flexibilidade não comprometa os resultados finais. O workflow ad hoc é montado através das regras que regem a empresa e a cultura organizacional estabelecida.
Benefícios do workflow
O workflow aplica maior previsibilidade aos ciclos de trabalho, sendo esta uma ferramenta ideal de desenvolvimento das qualidades mais básicas de uma equipe ou mesmo da cultura de toda a empresa. Algumas das vantagens desta técnica são:
Controle de processos
A habilidade de controlar processos internos é crucial para uma boa gestão do negócio. O workflow permite que os líderes conheçam, com profundidade, as atividades que são realizadas, investindo nas ferramentas corretas de medição.
Chamados de indicadores de desempenho ou KPIs, essas ferramentas são cálculos que exibem o histórico de uma variável específica, como o fluxo de vendas ou a distribuição de embalagem kraft personalizada, atuando como uma lupa.
O workflow, ao esquematizar os processos internos, com foco nas pessoas, entrega ao gestor os pontos mais estratégicos para configurar uma KPI, melhorando sua capacidade de mapear o desenvolvimento do negócio.
Maior produtividade por hora
A produtividade é a métrica mais importante de um empreendimento, posto que é o aspecto que viabiliza a competitividade de preços, a qualidade do produto e a sobrevivência da empresa no longo prazo.
A produtividade pode ser calculada sob muitos ângulos, sendo o mais preciso deles a produtividade por hora trabalhada.
Uma empresa de fechamento de cobertura com vidro, por exemplo, acelera a entrega de serviços ao elevar esta métrica.
Por ser voltado à otimização de processos, eliminando práticas desnecessárias e desperdícios do ambiente organizacional, o workflow melhora a produtividade de líderes e equipes.
Metas mais precisas
É papel do planejamento estratégico estabelecer metas de longo prazo para a empresa, que serão destrinchadas pelo nível tático, a fim de gerar comandos que possam ser operados no dia a dia.
O workflow pode ser usado no nível estratégico e tático para estabelecer metas, aumentando o grau de precisão para subordinados e por consequência, melhorando os resultados obtidos em um ensaio fotográfico feminino aniversário, por exemplo.
Liderança mais efetiva
Os líderes são responsáveis pelo direcionamento de novos colaboradores na empresa, pelo desenvolvimento da rotina de implementação e pelo reporte aos cargos de alta gestão. Todas essas funções podem ser aprimoradas com o workflow.
O workflow permite que o líder crie uma rotina diária, repassando aos profissionais o que é esperado deles em cada dia de trabalho, estabelecendo metas curtas. Isso desenvolve a rotina de implementação ao quebrar o objetivo em partes menores.
A estrutura do workflow pode ser usada para alinhar cada reporte à diretoria sobre a produção de uma sacola kraft alça vazada, por exemplo, estabelecendo uma técnica mais eficiente de organização dos dados administrativos.
Redução de custos de produção
O alinhamento de objetivos entre os vários níveis da gestão reduz os custos com a produção de um bem de consumo ou a elaboração de um serviço. Isso acontece pois há um menor desperdício de recursos tangíveis ou intangíveis.
Problemas na comunicação desaceleram o ritmo interno da empresa, atrasam processos para solucionar conflitos, geram desgaste do ambiente organizacional, aumentam o turnover e o gasto de insumo baseado em erro de ordem.
Qualidade no treinamento
O treinamento profissional figura entre as práticas mais efetivas para melhorar o aproveitamento do funcionário.
A venda de um relógio de ponto digital para pequenas empresas depende de vendedores bem preparados.
O workflow, além de melhorar a comunicação nos diversos níveis de liderança, aprimora a precisão do treinamento de novos contratados.
Isso acontece pois o RH se torna mais consciente de quais são as necessidades da empresa para cada função.
Métricas claras no recrutamento
O processo de recrutamento e seleção é voltado para o mapeamento de habilidades técnicas e qualidades interpessoais, as chamadas soft skills, onde aqueles mais compatíveis com a proposta da empresa são contratados.
Com o workflow, é possível mensurar exatamente o que será exigido do funcionário, qual será sua jornada na empresa, o percentual de sua contribuição no final, entre outros pontos. Com base nele, cria-se planos de carreiras e estratégias de retenção de talentos.
Profissionais motivados
A retenção de talentos é a tentativa de reduzir a rotatividade em uma empresa, um quadro muito negativo em termos de custos para a empresa.
Em uma sala planejada simples, é possível criar um bom ambiente organizacional trabalhando a motivação.
A motivação pode ser definida pelo estado mental onde o indivíduo nutre a expectativa de suprir uma necessidade ao cumprir determinada meta. Assim, ele se obriga a seguir processos e realizar tarefas das mais simples às mais complexas.
O workflow trabalha essa capacidade inata de planejamento do cérebro humano, estabelecendo uma meta clara e exibindo pontos de bonificação de funcionários eficientes.
Considerações finais
Sendo assim, o workflow é um excelente recurso para desenvolver características importantes nas equipes.
Diferente de sistemas voltados para o mapeamento de processos, o workflow aplica maior ênfase sobre o funcionário, qualificando o capital humano.
Extraindo ideias da automação, o workflow permite sistematizar atividades com maior grau de subjetividade, trazendo a eficiência e eficácia típicas de processos automatizados, sem com isso eliminar a personalização e criatividade de cada tarefa.
Esse texto foi originalmente desenvolvido pela equipe do blog Guia de Investimento, onde você pode encontrar centenas de conteúdos informativos sobre diversos segmentos.
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