A eficiência operacional é a capacidade de uma equipe entregar um produto final de qualidade com menos recursos.
Ela é quantificado por uma proporção entre o que se coloca em um projeto que geralmente é chamado de entradas, e o que se obtém dele, chamado de saídas.
Insumos como dinheiro, pessoas ou horas trabalhadas são os recursos que são investidos para alcançar o sucesso de um projeto.
As saídas são as entregas que se espera produzir no final do cronograma do projeto. A saída geralmente é o objetivo que um projeto foi definido para alcançar.
Eficiência operacional e produtividade operacional às vezes são usadas de forma intercambiável, mas significam algo um pouco diferente no contexto.
A eficiência operacional é o processo de gerar a mesma saída com menos recursos. A produtividade operacional é o processo de gerar mais saída com a mesma quantidade de recursos.
Um exemplo de cada um deles é uma equipe de limpeza vidros altos de 20 pessoas limpa regularmente 100 janelas em uma hora.
Implementar uma estratégia operacionalmente eficiente significaria reduzir sua equipe para menos de 20 pessoas e ainda conseguir limpar 100 janelas em uma hora.
A produtividade operacional está encontrando maneiras de agilizar o processo para que 20 pessoas limpem mais de 100 janelas em uma hora.
Passos para otimizar a eficiência operacional da sua equipe
Otimizar a eficiência operacional pode ajudar uma equipe de várias maneiras, incluindo a diminuição do erro humano, o aumento da lucratividade e a redução dos custos gerais de produção.
Etapa 1: estabelecer uma linha de base
O primeiro passo é identificar as principais funções da equipe que seriam interessantes de otimizar.
Para isso , é preciso saber quais são os objetivos que esta equipe está tentando alcançar, quais são os principais indicadores de desempenho (KPI) ou métricas que essa equipe acompanha regularmente.
Pode-se usar as respostas a essas perguntas para identificar o resultado da linha de base dessa equipe, que será usada para calcular a eficiência operacional.
Como equação, a eficiência operacional é calculada pela saída de receita, vendas, leads, entre outros.
Dividida pela entrada de recursos, número de horas trabalhadas, número de membros da equipe, entre outros.
Ao criar essa proporção, certifique-se de que as unidades escolhidas façam mais sentido para a equipe que você deseja otimizar.
Por exemplo, medir a receita por produção de uma equipe de impermeabilização de sofás operacionalmente mais eficiente não seria a melhor unidade de medida a ser rastreada. Uma medida melhor seria o número de horas gastas para o processo ser realizado.
Depois de escolher as melhores unidades de medida, pode-se usar essa proporção.
Exemplo de estabelecimento de uma linha de base, é uma equipe de pintura comercial e residencial de 5 pessoas pinta atualmente imóveis em um mês com entrada de 5 membros da equipe, saída de 20 pinturas de imóveis, e proporção da linha de base: 4:1.
Etapa 2: padronizar os processos
Esta etapa é se começará a aumentar a eficiência nos processos operacionais, é bom começar analisando as operações comerciais atuais e como os membros da equipe estão concluindo suas tarefas.
Algumas boas perguntas a serem feitas são:
Quanto do trabalho da equipe é facilmente repetível?
Quais são as tarefas repetitivas?
Todos os membros da equipe concluem as tarefas da mesma maneira?
É possível identificar algum gargalo atual em seus processos atuais?
A automação é a melhor amiga da eficiência operacional, se deseja-se simplificar qualquer processo, é necessário identificar tarefas facilmente repetíveis que podem ser automatizadas.
Os trabalhadores estão gastando 13% de seu tempo em pura duplicação de trabalho. Esta é uma melhoria de processo fácil que pode diminuir rapidamente qualquer ineficiência demorada ou erro humano.
A criação de processos de negócios padronizados é uma maneira fácil e econômica de simplificar os fluxos de trabalho operacionais.
Isso pode ajudar a criar um produto final mais uniforme, e ao mesmo tempo diminuir o tempo necessário para entregar resultados.
Como exemplo de processos de padronização, atualmente, uma equipe de empresa de paisagismo e jardinagem de 5 pessoas não possui um processo padrão de como elaborar um design para um cliente.
Portanto, aqui estão algumas maneiras pelas quais a equipe pode otimizar seu fluxo de trabalho.
Podem criar modelos para trabalhos: os produtores do design concordam com um processo de criação e fluxo de trabalho consistente com dependências e cadências de revisão. Todos sabem por qual etapa são responsáveis e para quem devem entregar seus arquivos.
Uma linha de produção de sistema de vigilância pode encontrar oportunidades de automação: a equipe pode usar uma ferramenta para ajudar a acelerar algumas etapas do processo.
Etapa 3: acompanhar a carga de trabalho dos funcionários
Ao implementar um novo processo padronizado, deve-se certificar de monitorar a carga de trabalho de uma equipe para evitar o esgotamento.
Com os novos processos, ocorre uma mudança no fluxo de trabalho e é importante monitorar a carga de trabalho de uma equipe à medida que avança.
As mudanças de processo exigem um período de ajuste é preciso garantir aos membros de uma equipe o tempo adequado para se adaptar e a capacidade de concluir tarefas fora da mudança é importante para manter a carga de trabalho equilibrada.
Se for possível perceber que a carga de trabalho de uma equipe está começando a ficar sobrecarregada devido aos novos fluxos de trabalho, deve-se ajustar o processo para garantir que os membros da equipe não estejam fazendo muito trabalho de uma só vez.
Esforçar-se pela eficiência operacional também pode significar melhoria contínua ao longo do caminho, até mesmo empresa terceirizada de recepcionista.
Se o novo processo mostrar que a carga de trabalho da equipe é consistentemente muito pesada, será importante reservar um tempo para ajustar metas ou processos.
Isso evitará o esgotamento, mas também fornecerá uma expectativa mais realista de qual saída pode-se esperar no futuro.
Deve-se usar essa nova proporção como uma forma de informar futuros processos de tomada de decisão à medida que a equipe assume novos projetos.
Outro exemplo de monitoramento da carga de trabalho do funcionário é uma equipe de empresa de limpeza predial 5 pessoas está atualmente se esforçando para atingir uma meta de assistir 25 prédios no total em um mês.
Assim, um gerente pode monitorar a carga de trabalho dos funcionários, ajustando processos da equipe de limpeza, identificando que a preparação de novos equipamentos leva grande parte do tempo.
Ele pode decidir atribuir a etapa de preparação ao time interno que já pode deixar tudo pronto.
Além de ajustar metas com a equipe interna lidando com a preparação, a equipe operacional não precisa mais se preocupar com essa etapa do processo. A equipe ajusta suas metas para 30 prédios por mês em vez de 25.
Etapa 4: definir novas metas para a equipe
Comparar e comparar novamente, como uma exame ocupacional periódico, a produção da equipe operando sob o novo processo em relação à taxa de referência.
Se a taxa de saída para entrada aumentou, isso é um sinal de que a estratégia de otimização funcionou.
Sendo essa a hora de definir novas metas para a equipe, como mencionado acima, a eficiência operacional é uma oportunidade de melhoria contínua.
Depois de estabelecer a linha de base, deve-se tentar fazer o que for possível para aumentar a eficiência. Após um determinado período de tempo que a equipe decide, deve-se reiniciar o processo e tentar aumentar ainda mais a eficiência.
Benefícios de medir a eficiência operacional
Passar pelo processo de eficiência operacional leva tempo e trabalho, então qual é o benefício? Aqui estão os principais benefícios da implementação de estratégias de eficiência operacional.
Economizar tempo com automação de processos, a implementação de um novo processo pode ajudar a economizar tempo, mas isso não acontece instantaneamente.
Novos processos requerem um período de ajuste que pode não refletir os valores de economia de tempo imediatamente. Mas, apesar do tempo de inicialização, a implementação de novos processos mais eficientes economiza tempo a longo prazo.
Minimizar o erro humano por meio da automação: a automação também pode ajudar uma equipe, garantindo que tudo o que precisa ser feito seja concluído.
Ao criar um fluxo de trabalho completo de ponta a ponta, pode-se estabelecer todas as etapas necessárias para um projeto desde o início e automatizar todas as etapas ao longo do caminho.
Diminuir o trabalho sobre o trabalho, boa parte do tempo de um trabalhador é gasto apenas na coordenação do trabalho, como buscar aprovações, buscar informações ou comunicar-se sobre o trabalho.
Portanto, se for possível diminuir o trabalho sobre o trabalho, a equipe terá a oportunidade de gastar mais tempo no trabalho qualificado para o qual foram contratados e menos em idas e vindas.
Mais foco no trabalho e menos na coordenação significa que um funcionário pode se concentrar em seus objetivos.
Considerações finais
Sendo assim, a eficiência operacional é um item a ser alcançado em qualquer negócio e são várias as estratégias que podem ajudar ao alcance do sucesso.
Uma vez implementada ela deslocará mão de obra para o lugar certo, otimizando recursos e pessoal.
Esse texto foi originalmente desenvolvido pela equipe do blog Guia de Investimento, onde você pode encontrar centenas de conteúdos informativos sobre diversos segmentos.
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