Primeiramente, para abordar o tema, é necessário entender o que é a automação de processos. Essa atividade é um dos procedimentos mais usados para facilitar a inserção de recursos tecnológicos em empresas.
Basicamente falando, ela otimiza e simplifica processos internos, repetitivos e básicos, mas com grande demanda de tempo, diminuindo custos operacionais.
Ou seja, automação de processos significa tornar uma atividade manual independente da atuação humana, por meio do uso da tecnologia. Tendo isso em vista, são exemplos de automação:
Automação de processos de Marketing
Os projetos advindos dessa área de atuação podem ser definidos através de diversos softwares, preenchidos e revisados por toda a equipe de estratégia, permitindo que as etapas possam ser acompanhadas de forma mais rápida.
Isso exclui, assim, a necessidade de uma reunião presencial para tratar de cada novo feito, por exemplo. Porém, em alguns casos específicos, pode ser sim necessário que haja uma conversa mais fechada em uma sala de reunião pequena.
Automação de relatórios
Se você precisa de um relatório sobre atendimento, por exemplo, mas todo o processo de atendimento de sua empresa já for digital, seu relatório também será, o que torna o trabalho muito mais rápido.
Afinal, a tendência é que a tecnologia e processos rápidos tomem conta, cada vez mais, de todas as empresas, independentemente do ramo de atuação.
Automação do atendimento
Se você trabalha com atendimento, sabe como é difícil deixar cada pessoa que conversa com você satisfeita. Para isso, as centrais de atendimento são grandes aliadas para proporcionar um bom atendimento ao cliente.
Os atendimentos online, por exemplo, possibilitam que uma pessoa atenda mais de um cliente por vez.
Automação de processos de e-mail marketing
Softwares são capazes de coletarem informações de seus clientes, a respeito da leitura dos e-mails, click em links ou se entraram em contato com algum conteúdo do seu site, o que deixa claro quais são os assuntos do interesse dessa pessoa.
A partir disso, seu conteúdo, como e-mail marketing ou newsletter, por exemplo, já vai direcionado para o público certo.
Automação do processo de entrega de produtos
Neste caso, a integração da empresa com as transportadoras ou com o serviço motoboy, por meio do rastreamento, ajuda a obter um controle maior e melhor sobre a entrada e saída de mercadorias.
Isso torna mais rápido e eficaz o processo de resolução dos problemas de não entrega ou extravio de produto.
Automação da Ouvidoria
Neste caso, a automação se faz necessária para alcançar excelência em diversos processos de uma empresa, por exemplo:
- Encaminhamento de ocorrências para departamentos adequados;
- Monitoramento do tempo de atendimento;
- Recebimento dos feedbacks;
- Mensuração da satisfação dos clientes.
Dá para notar que, nesse processo de independência da humanização, tudo é a base de softwares, plataformas e ferramentas. Deu até vontade de comprar um computador novo e mais potente, não deu?
Inclusive, para o Marketing Digital, existem diversas ferramentas-chave de automação, por exemplo, aquelas mais voltadas para o agendamento e disparo de e-mail, publicação agendada para as redes sociais, análise dos leads, entre outros.
Existem também as que são mais voltadas ao gerenciamento direto de conteúdos, fornecendo estatísticas, taxas de conversão e informações sobre os leads. Outra opção é uma ferramenta mais focada na otimização de campanhas de e-mail marketing e redes sociais.
Quais são as vantagens da automação de processos?
Antes de explicar como aplicar a automação à sua empresa, é importante informar quais são os benefícios dessa atividade.
Esses benefícios podem ser muitos, a começar pela diminuição do tempo gasto com tarefas manuais, quando você e sua equipe poderiam estar fazendo outras atividades mais importantes.
Soma-se também o fato de, como fora citado anteriormente, o processo poder ser aplicado em todos os setores da empresa. E, quando um software reúne informações de toda essa instituição, fica bem fácil realizar a integração entre as áreas.
A padronização do serviço/produto é outro exemplo dos benefícios da automação. O serviço oferecido em uma área deve ser o mesmo oferecido em outra. Assim como o produto também deve ser padronizado entre diferentes locais.
No meio disso, não se deve esquecer do fato de as análises passarem a ser efetuadas de forma muito mais rápida e constante, trazendo uma resposta também mais ágil sobre problemas enfrentados e, consequentemente, uma resolução mais próxima.
Por fim, é importante colocar a redução de gastos como uma vantagem da automação também. A médio e longo prazo, após um investimento inicial necessário, é inevitável que o processo de automação não gere uma estabilidade orçamentária.
Como aplicar a automação de processos em uma empresa?
Para iniciar esse investimento, é necessário verificar primeiro qual a situação financeira da empresa, porque, como foi dito, é preciso um investimento inicial, e ele depende do tipo de software que você precisa e da área para atuação.
Veja quais são os passos necessários para implantar a automação de processos em sua empresa:
1 - Compreender as necessidades do seu negócio
É imprescindível a análise de todos os setores da empresa, quanto à necessidade da automação. Muitas vezes, algumas áreas precisam mais que outras e, às vezes, seu orçamento não vai conseguir contemplar a aplicação do processo em todas as áreas.
Por isso, é importante fazer o planejamento financeiro e saber exatamente qual o processo de automação específico que será eficaz para cada setor.
Isso é necessário independentemente se você trabalha com uma escola infantil integral ou uma loja de roupas.
2 - Mapeamento de processos
É a parte do entendimento de todas as etapas do processo de automação. Aqui, se deve pensar não só no antes e durante, mas principalmente, no depois da implantação.
3 - Escolher as plataformas/softwares/ferramentas adequadas
Nesta etapa, é essencial pesquisar minuciosamente sobre a plataforma que será contratada, bem como utilizada.
Se possível, ligue para outras empresas que já a utilizam, para apurar quais são os benefícios e se os resultados estão de acordo com o que você sabe que seu negócio precisa.
4 - Treinamento da equipe
Aqui, a ferramenta já está sendo implantada e agora é a hora de dedicar o tempo para treinar toda a equipe envolvida na utilização dela.
Uma equipe bem treinada e bem montada, tem grandes chances de render frutos ainda melhores para uma marca.
5 - Monitoramento dos resultados
Após determinado tempo de uso das plataformas de automação, é essencial realizar o monitoramento das metas e resultados, fazendo sempre os ajustes necessários.
Afinal, a sua empresa pode mudar algumas áreas ou parâmetros com o decorrer do tempo, por isso a atualização se faz tão importante.
A automação nos detalhes empresariais
Agora, deu para entender que além da famosa automação de casa, também existe a automação empresarial, que está ganhando cada vez mais destaque, afinal diversas funções são otimizadas e melhoradas, o que antes era praticamente impossível.
Por exemplo, antigamente não pensaríamos que máquinas conseguiriam cumprir a função de colaboradores, fazendo com que empresas ganhassem mão de obra especializada nas áreas mais necessárias.
Hoje em dia, até mesmo o cartão de ponto digital passou por melhorias nas empresas. Muita gente nem se lembra como era a marcação de ponto antes, pois agora o mundo está acostumado com o digital, o que também pode ser considerado um avanço na automação.
Até porque, com ele, os horários de entrada e saída dos funcionários da empresa são marcados em aplicativos. Assim, você não precisa comparecer ao RH todos os dias, mais de uma vez, para confirmar presença, como já foi feito um dia.
Como dito anteriormente, outro ponto que também ganhou em otimização de tempo, foram as entregas feitas por empresas de ramos variados. Isso porque antes não era viável realizar uma compra pela internet, pois a entrega demoraria muito mais tempo.
Hoje, um motoboy entregador consegue, em questão de poucos dias, às vezes até no mesmo dia, realizar a entrega de diversas demandas. O que também ajudou no crescimento dos e-commerces e na automação de processos.
Ainda sobre o último tópico, outro ponto melhorado nas entregas foram os rastreamentos, que são formas de otimizar as demandas empresariais, bem como identificar um problema de forma mais rápida e, tão rapidamente quanto, solucioná-lo.
Por fim, as atividades tecnológicas, como design de interfaces, análise de dados, análise de qualidade de informação, trabalhos de TI e computação, de engenharia, de programação e educação também saíram ganhando com as automações existentes.
É importante lembrar que as práticas automatizadas são aquelas mais repetitivas. Existem muitas tarefas, que envolvem planejamento e criatividade, por exemplo, que não podem ser executadas por robôs ou máquinas.
Ou seja, ainda é preciso de uma pessoa para fazer o briefing, outra pessoa para escrever o que nele é solicitado, outra para revisá-lo, e mais outra para enviá-lo.
Considerações finais
Com todos os pontos abordados neste conteúdo, ficou fácil entender como a automação consegue oferecer grandes benefícios para empresas variadas, desde uma grande marca que preste serviço de café da manhã na empresa até um pet shop pequeno.
Automatizar processos significa ganhar em tempo e em funcionalidade em áreas mais específicas. Os humanos ainda continuarão, por muito tempo, sendo os ativos mais valiosos de uma empresa, porém cumprindo demandas mais pontuais.
Esse texto foi originalmente desenvolvido pela equipe do blog Guia de Investimento, onde você pode encontrar centenas de conteúdos informativos sobre diversos segmentos.
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