Os eventos híbridos se popularizaram a partir do ano de 2020, e desde então continuaram crescendo e se tornaram comuns para empresas dos mais variados segmentos.
Trata-se de um tipo de evento que mistura o presencial e o virtual, e muitas organizações que costumavam promover suas convenções de vendas, reuniões de planejamento estratégico e outros encontros presenciais, começaram a usar esse modelo.
É uma forma de manter a proximidade com seus colaboradores e clientes, ajudando a compartilhar metas e resultados e, claro, a aumentar as vendas.
Depois que experimentaram esse novo jeito de realizar um evento, logo as companhias perceberam que o formato está além do de uma solução temporária.
Embora os eventos híbridos não substituam os presenciais, acabam por atender diversas questões e necessidades que os eventos normais não atendem, principalmente no sentido geográfico.
Como resultado, a marca terá mais eficácia em seus encontros. Mas para realizar um evento híbrido, primeiro é necessário conhecer um pouco mais sobre o formato, e é sobre isso que você vai ver aqui.
Entenda seu conceito, como funciona, as vantagens que traz para as empresas, quais são os nichos de eventos híbridos e como realizá-los.
O que é e como funciona um evento híbrido?
O evento híbrido nada mais é do que um encontro que possui características presenciais e virtuais. Um exemplo disso é um evento presencial que também é transmitido ao vivo e que pode ser acompanhado pelas pessoas na internet.
Outro exemplo é proporcionar o meio de interação entre os participantes presenciais e à distância, por meio de um aplicativo.
Desde 2020, esses eventos se tornaram destaque, tendo como principal característica um acontecimento presencial que é transmitido ao vivo na internet.
Uma empresa de restauração de carros antigos pode organizar esse tipo de evento, desde que garanta que os participantes virtuais tenham uma experiência parecida com a dos participantes presenciais.
Mas entrar nessa pauta é uma discussão que acabou surgindo com o crescimento desse tipo de organização, e que ainda precisa ser amadurecido para oferecer outros tipos de possibilidades de interação e engajamento.
Se você olhar a fundo a qualidade de um evento presencial, vai perceber que o modelo híbrido ainda tem muito o que melhorar, tendo em vista que os públicos presentes são diferentes.
Seu funcionamento depende de duas programações distintas para atender demandas específicas de 2 tipos de audiências diferentes, sendo a presencial e online.
Os elementos de experiência compartilhada precisam estar presentes, pois é assim que ambas as partes vão se conectar e se sentir presentes no acontecimento.
Uma autoescola que oferece treinamento para quem tem medo de dirigir deve compreender que a organização do evento é diferente, tanto do online quanto do presencial, e pontos cruciais precisam ser considerados.
Vantagens dos eventos híbridos
Mesmo diante de algumas peculiaridades, organizar esse tipo de evento traz muitas vantagens para as empresas. Dentre elas estão:
Maior alcance de participantes
Sem dúvidas, eles possuem um potencial maior de alcançar as pessoas, uma vez que não se limitam a questões geográficas, como no caso dos eventos presenciais. As pessoas podem ir até o local ou participar pela internet.
É uma forma de atender todo tipo de gosto, desde pessoas que preferem assistir de casa, até aquelas que querem explorar o ambiente onde está acontecendo a organização.
Qualquer pessoa que queira obter conhecimento a respeito do assunto tratado no evento pode ter acesso a ele. Tanto é que de acordo com uma pesquisa realizada pela VM Consultoria, 70% dos eventos híbridos realizados pretendem expandir a audiência.
Mais economia
Durante um evento híbrido, não é necessário que o palestrante ou a plateia se desloque. Muitas empresas deixam de realizar eventos porque não conseguem arcar com os custos de uma equipe numerosa, além de despesas como:
Passagens aéreas;
Hospedagens;
Alimentação;
Locação de espaço físico.
Mas agora, uma empresa de aluguel maquina de xerox pode compartilhar momentos dentro de seu próprio ambiente e impactar um público maior.
Palestrantes internacionais e até mesmo atrações musicais que aumentam os custos de logística e equipe de apoio podem transmitir suas apresentações ao vivo.
Hoje em dia, existem várias plataformas de streaming que suportam esses eventos e que, inclusive, são gratuitas, como no caso do YouTube.
Atrai patrocinadores
Enquanto mais participantes forem impactados, maiores as possibilidades de conseguir parcerias, patrocinadores e apoiadores. São empresas que desejam expor sua marca para os potenciais clientes e se relacionar com eles.
Os eventos híbridos são inovadores e atrativos para o relacionamento entre o público e as organizações, indo além de uma mera exposição da marca, visto que integram interações online.
Gera leads para as marcas
Por meio desses eventos, o nome da marca extrapola fronteiras físicas e aumenta seu alcance. Como resultado, uma empresa especializada em fachada em acm preto poderá captar potenciais clientes de várias partes do país ou até do mundo.
Tudo o que a organização precisa fazer é investir em um bom planejamento e entregar conteúdos relevantes para atrair o maior número possível de participantes.
Nichos de eventos híbridos
Os eventos híbridos acontecem por meio de diferentes nichos, como no caso dos congressos, que reúnem profissionais e especialistas de uma área, tanto no âmbito estadual, quanto nacional e até internacional.
Também é possível organizar simpósios, seminários e fóruns, muito comuns no ambiente acadêmico. São reuniões de pesquisadores para debater um tema e que podem contar com a participação da plateia.
As convenções de vendas reúnem profissionais de todas as filiais da marca para definir objetivos e apresentar resultados.
Um fabricante de divisória de ambiente gesso pode investir em ambientes híbridos para lançar produtos, e com isso aumentar seu faturamento.
Outros nichos muito comuns também são os cursos de capacitação, festivais e shows, e até mesmo eventos relacionados ao esporte.
Como realizar um evento híbrido?
Para realizar um bom evento híbrido, é fundamental seguir um passo a passo com todas as etapas necessárias para o sucesso do evento. São elas:
Planejar
O planejamento envolve um roteiro que garante o sucesso do que está sendo organizado, tendo em vista que 2 públicos distintos estarão presentes e ambos precisam ter uma boa experiência.
O documento também precisa prever quem serão os profissionais responsáveis por cada parte de sua organização.
Escolher o palestrante
É muito importante informar ao palestrante que as pessoas com as quais vai interagir estarão presentes tanto pela internet quanto presencialmente.
Isso é necessário para que o profissional possa conversar com públicos distintos, sim ignorar um deles. Ele vai conseguir se organizar melhor para responder às perguntas da plateia e as enviadas remotamente.
Supondo que o palestrante seja um engenheiro que vai falar sobre estaca de reação, ele precisa elaborar uma palestra dinâmica para não perder o público que está em casa.
Separar os tempos
Quem vai participar remotamente reservou um tempo para assistir ao evento. Da mesma forma, quem vai participar presencialmente providenciou um meio de locomoção, cadastro, estacionamento, dentre outros pormenores.
Por conta disso, é necessário separar tempos distintos para esses públicos, visto que quem está participando remotamente não precisa assistir os participantes presenciais entrando no local ou se sentando em seus lugares.
O que interessa para esse público é o conteúdo do evento, além da possibilidade de fazer suas perguntas e poder participar.
Contratar uma boa equipe técnica
A equipe precisa ser responsável por cada etapa do evento, desde o planejamento de banner para doceria que será exposto no local até o pessoal que vai cuidar da iluminação, os palestrantes e assim por diante.
É fundamental ter orçamento suficiente para contemplar os custos e garantir uma boa transmissão pela plataforma escolhida.
Não se esqueça de investir em todos os recursos necessários para que o som e o vídeo sejam corretamente transmitidos.
É necessário ter um kit básico para capturar o que o palestrante está falando, pois se ele estiver usando um microfone, não é possível capturar um som para enviar ao público digital.
A captação da imagem, por sua vez, pode ser feita de várias maneiras, como câmeras estáticas e móveis, dependendo da sofisticação que um fabricante de jukebox caseiro deseja ter em seu evento.
Considerações finais
O objetivo de um evento híbrido é permitir que todos os interessados no assunto abordado possam participar, independentemente de sua localização. Ao mesmo tempo, permite que as pessoas interajam pessoalmente, contemplando todo tipo de audiência.
Hoje em dia, eles são muito populares e a tendência é que permaneçam acontecendo dessa forma, o que é muito vantajoso para as empresas, visto que levam sua marca ao conhecimento de um público maior.
Seguindo as dicas deste conteúdo, você vai organizar um bom evento híbrido e garantir uma boa experiência para todos os participantes.
Esse texto foi originalmente desenvolvido pela equipe do blog Guia de Investimento, onde você pode encontrar centenas de conteúdos informativos sobre diversos segmentos.
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