Comunicação Interna: conheça as 10 melhores ferramentas




A Comunicação Interna corresponde a hábitos de feedback e compartilhamento de informações entre membros de um mesmo ambiente organizacional. Seja entre líderes ou membros de mesma posição hierárquica, a sistematização do processo é importante.

Muito do que se discute em salas de reunião, ou dos pequenos avanços que são realizados diariamente, formam dados valiosos para a tomada de decisão nos ciclos mais altos do negócio. Quando a empresa cresce, esse quadro se torna mais visível.

As empresas precisam investir em controle para todas as atividades realizadas, mesmo aquelas que não são diretamente remuneradas. Desta forma, o gestor aprimora os resultados de uma loja de agasalho esportivo personalizado.

Esse artigo vai apresentar dez ferramentas acessíveis, que viabilizam a qualificação da comunicação interna, bem como as razões para dar uma atenção especial ao tipo de serviço realizado.

1 - E-mail 

O e-mail é um clássico no que diz respeito à comunicação empresarial. A ferramenta, utilizada no mundo inteiro, representa uma das primeiras plataformas a surgirem com a internet, mantendo intacta sua posição de importância.

Seu ponto forte está na precisão de envio, no tamanho disponibilizado para a mensagem e na interface simples e responsiva. Desde o início, este mecanismo de envio de mensagens, que muito se assemelha ao envio de cartas, é utilizado no contexto corporativo.

Pela sua confiabilidade, o e-mail segue como uma das ferramentas de comunicação mais úteis para as empresas, que podem negociar contratos de trabalho, marcar entrevistas, realizar comunicados oficiais, dentre outros, usando a plataforma.

Para evitar fraudes, as empresas podem investir em e-mails profissionais, com um domínio que pode ser facilmente verificado pelo receptor da mensagem. Assim, um empreendimento de pinturas industriais e prediais garante a segurança do processo.

2 - Apostilas de treinamento

As apostilas de treinamento podem ser distribuídas a todos os novos contratados em uma empresa, disponibilizando as informações mais importantes sobre a função, a companhia e o ambiente de trabalho.

Além de baratear os custos com treinamento de pessoal, essas apostilas facilitam o entendimento do colaborador, já que empregam infográficos e outros recursos visuais no aprendizado. É também o ponto de partida para cursos de formação continuada.

Para reduzir custos com impressão ou mesmo agilizar a entrega desses documentos, a empresa pode optar pela versão online do produto, seja enviando-o por e-mail ou disponibilizando em qualquer canal da organização.

3 - Eventos de mentoria

Os eventos corporativos voltados para a mentoria dos colaboradores podem assumir vários formatos: congressos, feiras, workshops ou até viagens podem ser usadas como uma forma de melhorar o desempenho dessas empresas no cenário empresarial.

Além de aproximar profissionais de lideranças do setor, construir um ambiente propício para o networking, os eventos de mentoria qualificam o colaborador, desenvolvendo a motivação. É uma oportunidade ideal para estimular a livre comunicação entre colegas de trabalho.

Uma mesa redonda pode ser providenciada em um coquetel para empresas, onde a audiência faz perguntas para os preletores convidados. A empresa pode trazer marcas ou especialistas parceiros para o evento.

4 - Mídia social corporativa

A mídia social corporativa é uma plataforma privada, com formato muito similar ao das redes sociais, com a diferença em algumas funcionalidades e autorizações de acesso. Neste tipo de interface, gestores e colaboradores podem se comunicar através de:

  • Mensagens privadas;

  • Publicações gerais (artigos, comunicados);

  • Votações;

  • Compartilhamento de arquivos.

Muitas plataformas se apresentam como um campo de perguntas e respostas, uma espécie de fórum onde os comentários recebem mais foco da meio. Aprimorando o já eficiente modelo da rede social, a versão corporativa atende as necessidades organizacionais.

5 - Pesquisas de opinião

Muitas plataformas oferecem a possibilidade de criar plataformas para criação e compartilhamento de formulários. Com opções que incluem perguntas de múltipla escolha, questões abertas e modelos em escala de Likert, são boas ferramentas para a empresa.

Os servidores de formulários online usam, em geral, a tecnologia de armazenamento em nuvem, o que garante maior segurança e flexibilidade ao integrar os dados colhidos com bases e softwares dos mais diversos.

Esses formulários são expostos ao público pelo tempo que o criador de conteúdo desejar, gerando links de acesso rápido, que podem se aplicar a uma fábrica de uniforme enfermagem masculino.

Por isso, são usados para pesquisas de opinião, uma vez que também garantem a anonimidade dos participantes.

Pesquisas de opinião são fontes seguras de feedback para o colaborador, que perde o medo de expor-se a represálias.

Para líderes e gestores, o mecanismo de comunicação interna é um modo de controlar a coleta de dados internos, trabalhando ações de qualificação.

6 - Mural

O mural faz parte de muitas organizações em modalidade presencial, mas hoje vai muito além do quadro de notas estampado nas salas de reunião. Atualmente, a internet tem disponibilizado ferramentas que digitalizam e melhoram o encadeamento destes dados.

Um projeto de revitalização de piso laminado precisa de atualizações constantes sobre seu processo de produção. Cada avanço diário deve ser monitorado, a fim de otimizá-lo até o resultado. O mural é a ferramenta perfeita para isso.

Através de um mural responsivo, profissionais podem trabalhar seus ciclos de trabalho com exatidão, delimitando metas de curto prazo futuras, tarefas cumpridas no dia e aquelas que estão pendentes, contribuindo com a organização do ambiente profissional.

7 - Aplicativos de mensagem

Os aplicativos de mensagem foram algumas das principais mudanças com a popularização do smartphone. Propostas que unificaram as funções do telefone com a interface de comunicação das redes sociais cresceram ao ponto de ganhar versões corporativas.

Ao migrar para um aplicativo de mensagem, usualmente sob a forma de grupo, é importante garantir que esses espaços sejam separados dos ambientes pessoais de cada colaborador, preferindo até mesmo um aplicativo distinto para a comunicação profissional.

8 - Intranet

A intranet é uma rede de computadores privada, usada pelas organizações para mapear o desempenho dos colaboradores durante o expediente, bem como garantir a segurança das informações compartilhadas, restringindo o acesso ao sistema.

O recurso integra os computadores de uma empresa de manutenção de fachada predial, permitindo que todos sejam conectados de maneira remota, com mecanismos de segurança, como a criptografia de chave dupla.

9 - Chatbots para dúvidas frequentes

Os chatbots se modernizaram com o machine learning e são, atualmente, as maiores apostas no que diz respeito à automação do atendimento. No contexto interno da empresa, isso significa acolher as dúvidas de colaboradores recém-admitidos.

Esses recursos podem ser configurados como uma FAQ, um conjunto de perguntas mais comuns, com respostas simples e objetivas. Além de facilitar a implementação, o chatbot pode ser integrado a outras interfaces de comunicação interna, como o mural.

Essa esquematização de dúvidas simples pode ajudar o profissional com pouca experiência na área, que possui perguntas de fácil resposta. Estagiários e juniores ganham assistência e seniors ganham mais tempo em um auto socorro mecânico, por exemplo.

10 - Interfaces interativas

As interfaces interativas são a aposta do cenário virtual, uma vez que engajam o usuário mais profundamente, ao exigir deste uma participação concreta no desenvolvimento do conteúdo. Podem ser desenvolvidas em sites ou aplicativos.

Alguns exemplos de interface interativa são encontrados em propostas educativas de simulação, criando uma realidade 3D de um cenário mais próximo da realidade, a fim de projetar o efeito das ações do usuário dentro do jogo.

Por que a comunicação interna é tão importante? 

A comunicação é o pilar de qualquer trabalho em grupo. Mesmo empresas pequenas precisam aprimorar o modo como se compartilha informações, organiza grupos e discute ideias em uma loja de moveis para escritorio planejados.

Além de melhorar os processos, alinhando os interesses de todos os envolvidos, uma comunicação interna de boa qualidade motiva o colaborador, que se vê em um espaço enriquecedor para sua vida profissional.

O valor de reter o profissional 

A rotatividade de funcionários é um dos problemas mais comuns nas empresas, ainda mais em setores altamente competitivos. A constante entrada de novos colaboradores e a rescisão de contratos antigos é uma fonte de desperdício de recursos.

No longo prazo, a alta rotatividade reduz drasticamente o rendimento da empresa, que assiste sua produção tornar-se cada vez mais cara, o que afeta sua competitividade. Uma das maiores causas deste cenário é a insalubridade de ambientes de trabalho.

Para melhorar o espaço de trabalho, a comunicação interna é ideal. O colaborador deve ser tratado como um ativo de igual valor ao cliente, com ações direcionadas à melhoria de suas relações com a marca e da satisfação com o cargo que assume.

Considerações finais

A comunicação interna é uma das armas mais fundamentais na hora de garantir as ferramentas necessárias para qualificar os ambientes organizacionais. Algumas ações simples fazem toda a diferença na experiência do profissional.

É preciso treinar lideranças às demandas exclusivas da empresa e aquelas que dependem de seu mercado, tornando-os capazes de identificar soluções com facilidade, implementando as propostas do planejamento estratégico com eficácia.

Esse texto foi originalmente desenvolvido pela equipe do blog Guia de Investimento, onde você pode encontrar centenas de conteúdos informativos sobre diversos segmentos.


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