9 maneiras de melhorar sua gestão administrativa



A gestão administrativa é responsável por promover a organização, o equilíbrio e a eficiência em diversas áreas de uma empresa. 

Além de garantir que os processos operacionais e gerenciais sejam plenamente executados. Gerir é um talento que poucas pessoas têm. 

Saber solucionar problemas, controlar sistemas, e promover o bem-estar do ambiente de trabalho são tarefas nada fáceis que, hoje, também contam com o auxílio tecnológico.

Um bom gerente administrativo pode exercer todas essas funções de forma eficaz, se compreender, a fundo, as necessidades organizacionais que precisam ser atendidas em cada departamento. 

Além disso, precisa ter habilidades como:

  • Ser proativo;

  • Ser empático;

  • Ser organizado;

  • Ser um exemplo para a equipe;

  • Manter uma boa comunicação.

Portanto, é importante ressaltar também que, para conseguir atuar em tal cargo, o gerente precisa ser graduado no curso de administração, economia ou até mesmo ciências contábeis.

Não será preciso efetuar novas contratações, consequentemente, mais gastos, se houver um aprimoramento contínuo da sua gestão e conhecimento de quais os pontos fortes que podem contribuir para uma evolução.

Como funciona a gestão administrativa na prática?

Neste momento, é comum que se pergunte sobre como funciona uma gestão administrativa em uma rotina organizacional, o que será melhor explanado por meio de um exemplo. 

Um gerente de uma empresa especializada em projetos de arquitetura é responsável por garantir que os clientes recebam serviços que vão desde o processo de modelagem até a aplicação do projeto em seus lares.

Portanto, para assegurar um bom trabalho, é necessário cuidar de todos os detalhes da casa que essas pessoas irão morar. 

Isso inclui, também, cuidados com a climatização, como a aplicação de um ar condicionado 110 volts.

Para isso, é necessário um controle diário do status de desenvolvimento do projeto, da entrega de materiais necessários para reforma, de pagamentos efetuados pelos clientes, inclusive do nível de satisfação dos contratantes.

Sua gestão é responsável até mesmo por garantir que todos os funcionários da empresa utilizem o uniforme completo e o crachá PVC personalizado durante o processo de realização dos projetos nos lares.

Além disso, seu cargo exige a elaboração de estratégias para melhor execução do trabalho diário, práticas que estimulam o trabalho em equipe, contratação e treinamento de novos colaboradores e capacidade de solucionar problemas.

Percebe como a gestão administrativa engloba tantos aspectos relativos a uma empresa? O conjunto de tarefas pode ser ilustrado, também, em uma segunda situação.

Dessa vez, você é uma mulher que trabalha em uma empresa de serviços administrativos terceirizados voltados ao público feminino. Por essa razão, toda sua equipe é composta por mulheres.

Como gestora administrativa, sua função consiste em cuidar de todos os detalhes da organização, como o funcionamento e eficiência do trabalho, a união da equipe e o controle de clientes atendidos.

Além disso, é necessário que você zele pela imagem da empresa perante o público, portanto, deve cuidar até mesmo do uniforme administrativo feminino utilizado pela equipe durante a prestação de serviços.

Garantir um ambiente harmônico também faz parte da sua função como gestora, por isso, pelo fato de a empresa não possuir um estabelecimento próprio, de tempos em tempos é necessário iniciar uma procura por um outro local.

Pensando nesses fatores e na economia do orçamento financeiro, sua opção precisa ser sempre a mais qualificada.

Porém, sensata e econômica, como um aluguel de sala privativa, que sempre pode ser transformado em um escritório.

Garantir a conformidade com as normas de política da empresa sempre está incluso em todas as decisões diárias de um gestor administrativo qualificado, seja em relação aos clientes, à equipe ou à área financeira.

A função exige adaptabilidade a diversas situações, portanto, preparar-se da melhor forma é primordial. Confira a seguir 9 maneiras de obter melhoras na sua gestão administrativa.

1. Forme uma equipe com profissionais qualificados

Não se esqueça que a função de um gestor consiste em controlar o trabalho de terceiros, logo, escolher uma equipe que colabore com o funcionamento de uma empresa é primordial.

Garantir que cada função esteja alinhada ao perfil de cada funcionário é a base para se obter um bom desempenho profissional. 

Além disso, a atenção a este ponto poupa futuros gastos e prejuízos com demissões e novas contratações.

É importante ressaltar também que, para evitar um desfalque ou desmotivação da equipe, treinamentos, cursos e palestras são boas opções para gerar engajamento e motivação.

2. Otimize seu tempo com as ferramentas certas

Um bom gestor pode exercer todas as suas funções de forma rápida e eficaz com o auxílio de algumas ferramentas de gestão. 

Essas podem ser desde uma agenda, bolsa para notebook personalizada, até um Sistema de Informações.

Caso opte por otimizar seu tempo utilizando ferramentas tecnológicas que integram informações, existem opções como CRM (Customer Relationship Management), SCM (Supply Chain Management) ou BI (Business Intelligence).

Todas elas auxiliam no controle das vendas, possibilidades de negócio, processos logísticos, e podem ser adquiridas por meio de um sistema de hospedagem em nuvem, como o SaaS (Software as a Service).

3. Aprimore a sua equipe com a cultura de feedbacks

A performance da equipe de uma empresa reflete nos serviços oferecidos e repassa seus valores aos clientes, que terão uma imagem positiva ou negativa frente à postura de seriedade e organização da gestão.

Um alinhamento transparente traz benefícios como: a identificação de pontos fracos e fortes, aumento da interação entre público interno e externo, maior motivação e engajamento de uma equipe.

4. Defina as metas e estabeleça os prazos

Como em praticamente tudo na vida é preciso ter metas, aqui também é essencial saber o caminho que te levará a conquistar bons resultados.

Para isso, defina metas semanais, mensais ou anuais, apresente-as à sua equipe e estabeleça um prazo para que, juntos, todos possam alcançá-las de forma satisfatória.

A iniciativa ajudará a nortear as ações e funções de cada colaborador dentro da organização. 

Além de proporcionar uma visão ampla de soluções para qualquer tipo de problema que ocorra durante o processo.

5. Delegue a função de cada colaborador

É comum que, na correria da rotina diária, aconteça de um colaborador que foi contratado para exercer uma determinada função acabar ajudando outro ou mesmo assumindo outras funções por um período.

Esses acontecimentos causam sobrecarga e, consequentemente, a desmotivação profissional durante a execução das tarefas. Cabe a você, como líder, distribuir todos os processos de forma equilibrada.

6. Conheça a fundo os problemas cotidianos

Conhecer a raiz dos problemas é a chave para encontrar possíveis soluções. Para isso, busque ouvir o que os seus colaboradores têm a dizer sobre os pontos fracos dos processos operacionais.

Além de reconhecer os problemas, é importante ressaltar a importância de evitá-los antes que eles se transformem em danos desastrosos à equipe, à organização e, principalmente, aos clientes.

7. Faça o mapeamento de todos os processos

Para facilitar no monitoramento da eficiência e deficiência de um setor, é essencial ter um controle detalhado de todos os processos. Com a missão de auxiliar nesta tarefa, o mapeamento pode ser uma boa alternativa.

Com a ferramenta é possível compreender quais falhas processuais estão sob seu controle e quais não estão. Dessa forma, direcionando-as ao seu devido responsável e encontrando resoluções.

8. Reconheça e bonifique sua equipe

A bonificação nem sempre está atrelada a dinheiro. Você pode apostar em lembranças como um carimbo grande personalizado, por exemplo, ou um presente mais elaborado.

Reconhecimento é essencial para despertar o gatilho da motivação e do empenho em alcançar bons resultados, além de aumentar o nível de produtividade da sua equipe.

9. Seja empático

Por fim, mas não menos importante, seja empático com o seu time de colaboradores. É importante que eles sintam que, além de serem peças fundamentais no trabalho, também são pessoas importantes para a empresa.

Portanto, esteja aberto a ouvir as queixas, justificativas por faltas, além de compreender os afastamentos e atestados entregues por motivos de falta de saúde.

Além disso, ouvir o que a equipe tem a dizer sobre o método de trabalho é primordial para um aperfeiçoamento da sua função e de suas competências profissionais.

Considerações finais

Portanto, o ato de gerir exige um talento natural de uma pessoa que, mesmo com todas as dificuldades, controle o fluxo, a rotina e o desempenho de cada colaborador, de forma eficiente e precisa.

Após analisar todas as maneiras de aprimorar a gestão administrativa de uma empresa, também foi possível compreender que elas não servem somente para pequenas, médias e grandes empresas.

Essas melhorias também podem ser aplicadas na rotina de empreendedores e prestadores de qualquer tipo de serviço que necessite cumprir a função de gestor administrativo.

Esse texto foi originalmente desenvolvido pela equipe do blog Guia de Investimento, onde você pode encontrar centenas de conteúdos informativos sobre diversos segmentos.






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