A gestão à distância não é um conceito novo, mas é um que vem se popularizando constantemente, sobretudo por conta de sua versatilidade e potencial de realizar ações muito mais rapidamente.
Em um mercado progressivamente mais competitivo, existe a necessidade cada vez mais latente de se destacar, e para isso, muitas vezes é preciso dispor de pessoal qualificado e agilidade nos processos da empresa.
Por conta do trabalho ter sido adaptado para os modelos de home office, com todas as etapas de contratação e gestão sendo realizadas de maneira digital, sem que haja a necessidade de um contato maior ou de encontros presenciais.
A tecnologia cada vez mais tem trabalhado nesse caminho, oferecendo ferramentas cada vez mais poderosas para a comunicação, descarte aparelhos eletronicos e o trabalho remoto.
Por isso, enquanto as empresas se adaptam nessa transformação digital que afeta todas as suas áreas, as equipes de gestão compreendem a necessidade de agir a distância.
Dentre os talentos, é comum que priorizem suas necessidades, o que garante melhores aquisições para companhias que estão dispostas a abraçar o mundo digital e realizar os trabalhos de maneira remota.
Muitas vezes, serão precisos documentos físicos, por isso é importante pensar em uma entrega de documentos de motoboy para empresas para explorar melhor seu potencial a distância.
Entretanto, disso tudo surge um novo desafio: o de gerir suas equipes de maneira remota. Muitos gestores ainda estão tentando se acostumar com o conceito de teletrabalho, e acabam ficando perdidos na hora de incentivar a equipe.
Um bom trabalho de gestão pode fazer a diferença na hora de produzir para a empresa, e é importante que a equipe de gestão esteja preparada para atender essa nova demanda.
Portanto, é necessário se atentar a diversos elementos que são fundamentais para conseguir bons resultados.
1. Estabeleça uma comunicação contínua
Uma parte importante do trabalho em qualquer empresa é a comunicação. Esse é um processo natural enquanto a equipe divide um escritório, uma vez que se comunicar é parte espontânea do ser humano.
Um gestor, em seu escritório, tem um controle muito maior do que pode ser falado e de manter a comunicação ativa, mas isso deve permanecer em ambientes online. Isso porque a comunicação é a chave para conseguir produzir adequadamente.
Oferecer um bom equipamento disponível para seu colaborador pode ser uma boa maneira de melhorar o trabalho. Assim, com uma impressora colorida profissional, ele conseguirá apresentar com mais clareza suas ideias.
Sem comunicação, você pode acabar tendo um trabalho inadequado sendo produzido, que exigirá que todo o processo seja pausado e recomeçado. Por outro lado, uma boa comunicação digital pode alavancar a empresa.
Para conseguir explorar melhor este recurso, o primeiro passo é alinhar com seus colaboradores as melhores formas de comunicação.
É preciso identificar o melhor momento para fazer reuniões e se comunicar, além de perceber a necessidade da equipe.
A tecnologia permite uma série de meios de comunicação digital, como por exemplo:
- E-mails;
- Mensageiros instantâneos;
- Videoconferências;
- Mensagens de áudio.
Identificar quais desses modelos de comunicação possui mais efetividade e a quantidade de vezes por dia que sua equipe deve se comunicar é parte de um bom trabalho de gestão.
Assim, você identifica o trabalho por sua urgência e como você conseguirá estruturar sua empresa para conseguir resolver todos os problemas que surgirem ao longo do dia.
Uma boa maneira de fazer isso é deixar seus relatórios separados com etiqueta adesiva, identificando aqueles que você precisa dar mais atenção.
Além disso, é essencial criar uma rotina de compartilhamento de informações. Por isso, é ideal que você escolha um momento do dia, normalmente em uma hora que não atrapalhe o desenvolvimento do trabalho, e realize uma reunião geral.
Essa reunião pode ser diária, semanal ou até mesmo mensal, mas é importante repassar como estão os andamentos da companhia para seus colaboradores ou equipe, conferindo dificuldades e acertos que eles tem passado no meio digital.
Assim, é mais fácil estipular novas metas e identificar situações que podem requerer uma comunicação mais assertiva e frequente.
2. Promova o engajamento em grupo
Nenhum trabalho é executado sozinho. Por isso, é essencial que você incentive entre sua equipe meios de difundir a informação, para que todos os colaboradores estejam na mesma página no que diz respeito aos processos de trabalho.
Embora o ideal seja realizar isso através das reuniões e chamadas realizadas, é importante que exista alguma forma de controle sobre esses dados.
Além disso, é fundamental que todos tenham acesso às mesmas informações, seja de um produto, como adesivo cola para piso vinilico, ou de mudanças na empresa, para evitar qualquer tipo de problema.
Portanto, é importante conseguir contar com alguma ferramenta de informação, que seja de fácil acesso e que todos os colaboradores da equipe consigam utilizar facilmente. Hoje em dia, existem diversas plataformas na internet com esse propósito.
A maioria dessas ferramentas é gratuita, permitindo que você consiga utilizar corretamente todos os recursos da empresa de maneira efetiva. Assim, todas as alterações em um determinado processo serão registradas neste programa.
Quando um novo colaborador precisar fazer uma determinada ação do trabalho, ele irá identificar exatamente onde o procedimento parou e quais foram as ações tomadas pelos colaboradores acerca desse procedimento.
Os documentos compartilhados são uma ótima ideia de controle, principalmente porque eles deixam um registro de alterações.
Dessa maneira, quando precisar tirar dúvidas, saberá exatamente quem procurar. Isso permite mais clareza e identificação dentro do processo de trabalho.
Um buffet de evento empresarial pode utilizar boa parte de seu processo de maneira digital, deixando a equipe presencial apenas no dia do evento. Dessa maneira, todo o processo pode ser realizado usando estas ferramentas.
Além disso, o gestor que tem acesso a essas informações consegue delegar de maneira muito mais eficiente, uma vez que entende as necessidades que a organização possui e em que cada colaborador está mais focado.
3. Definindo uma rotina de trabalho
Para conseguir realizar uma boa gestão de seu time, é preciso ter um certo tipo de controle. Portanto, é imprescindível identificar e estabelecer uma boa rotina de trabalho para conseguir efetuar sua atividade.
É importante pensar que os horários de trabalho podem ser muito mais flexíveis quando você lida com o home office. Visto que não há a necessidade de estar em um escritório, seus colaboradores podem ter muito mais liberdade para trabalhar.
Esse tipo de ação pode e deve ser incentivada, sobretudo porque melhora consideravelmente a produtividade de seus colaboradores. Por isso, ter uma boa rotina de trabalho deve ser um dos nortes da equipe de gestão.
Quando você estipula esse tipo de liberdade para seus funcionários, é crucial que cada etapa do trabalho seja delimitada. Estipule deadlines e faça um acompanhamento do avanço na produção.
Dessa maneira, você garante que o serviço será efetivado da melhor forma possível, mesmo liberando uma flexibilidade maior de horários.
Uma boa maneira de conquistar isso é oferecendo também equipamento para os colaboradores, como um computador completo.
Em alguns casos, entretanto, mesmo o trabalho remoto requer um certo padrão de horário.
Isso é muito comum em ações que envolvem o atendimento a clientes e engajamento com outras empresas, que utilizam o horário comercial para suas atividades.
Ainda assim, nestes casos, é importante delimitar horas de pausa para almoço e para descanso, garantindo uma qualidade de vida maior para seus colaboradores e se certificando de que o trabalho será realizado da melhor maneira.
4. Faça acompanhamentos e análises
No trabalho presencial, o processo de análise e avaliação da equipe é fundamental. Isso não é diferente quando falamos do trabalho digital. Existem diversas métricas que podem ser levadas em conta para avaliar sua equipe.
O papel de um bom gestor é identificar os pontos fortes e fracos da atuação de um time, conseguindo explorar melhor seu potencial e ajudando a se recuperar de qualquer falha que ele possa ter.
Dessa maneira, é possível explorar muito melhor sua equipe, que terá mais capacidade de identificar suas fraquezas e trabalhar sobre elas para reverter o resultado. Para isso, existem diversas ações que precisam ser avaliadas.
O gestor consegue explorar muito mais recursos de maneira digital, uma vez que todo o processo de produção fica registrado online. Assim, você conseguirá ter acesso a prazos, datas, momentos em que a produção diminui o ritmo e diversos outros fatores.
Até mesmo questões de estrutura, como uma cadeira para escritorio com encosto, podem entrar em análise, garantindo um resultado melhor para a empresa.
Assim, conseguirá criar uma avaliação mais pertinente da produtividade da companhia, conseguindo se comunicar com sua equipe para avaliar mudanças que possam ser benéficas para todos.
Existem até mesmo recursos digitais que ajudam nessa avaliação. Por isso, muitos gestores se valem dessas ferramentas para conseguir estruturar seu trabalho.
Considerações finais
O trabalho de gerenciamento de times já é um processo complexo e que demanda muita atenção naturalmente. Com a migração para o mundo digital, esse tipo de trabalho se intensificou.
Por isso, é fundamental que um bom gestor tenha controle sobre estas novas ferramentas e métodos de trabalho, garantindo que toda a empresa esteja se movimentando rumo ao sucesso comercial, tornando-se uma liderança na área em que atua no mercado.
Esse texto foi originalmente desenvolvido pela equipe do blog Guia de Investimento, onde você pode encontrar centenas de conteúdos informativos sobre diversos segmentos.
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