O departamento pessoal cuida de várias tarefas em uma companhia, como a elaboração de treinamentos, contratação e demissão, folhas de pagamento, entre outras atividades rotineiras dentro desse setor.
Esse setor é especializado na gestão de funcionários e tudo o que diz respeito a eles, mas sua principal responsabilidade é cuidar da parte burocrática relacionada aos colaboradores, para que os documentos sejam devidamente gerenciados.
Os empreendedores sabem que ter uma empresa é um grande desafio. Gerir os colaboradores, controlar a frequência, garantir o cumprimento de normas trabalhistas, arquivar documentação, entre outras tarefas, é um trabalho puxado.
Tentar fazer tudo sozinho é arriscado, por isso, o ideal é contar com o departamento pessoal. É ele que vai administrar todo o setor de mão de obra da com a companhia.
Analisando sob esse ponto de vista, concluímos que o departamento pessoal é fundamental para garantir a qualidade dos processos e manter os registros organizados dentro do empreendimento.
Se você tem um negócio e percebeu que já é hora de contar com esse setor, leia este artigo até o final. Nele, vamos explicar o que é departamento pessoal e como é a rotina deste departamento. Acompanhe a leitura!
Conceito de departamento pessoal
O departamento pessoal, também conhecido pela sigla “DP”, é uma área que se dedica a administrar os funcionários de uma organização, gerenciando tarefas como:
- Folha de pagamento;
- Férias;
- Benefícios;
- Atestados;
- Marcação de ponto;
- Passivos trabalhistas.
Portanto, trata-se de um setor encarregado das questões burocráticas de tudo o que diz respeito aos colaboradores, para que a documentação seja devidamente emitida e gerenciada.
Dessa forma, uma empresa de entrega expressa de documentos, consegue controlar melhor esses fatores e cumprir todas as normas trabalhistas.
Sendo assim, estamos falando de um departamento que faz parte da estrutura organizacional da companhia, e precisa ser gerido com seriedade.
As empresas que negligenciam esse setor ou que não garantem o sistema necessário a ele, correm sérios riscos de ter problemas jurídicos, visto que trata-se do setor responsável por todo o quadro de pessoal, cuidando da assiduidade e pontualidade.
O DP também explora índices de rotatividade e controla a entrada e saída de funcionários, bem como suas faltas.
Agora que você já sabe que o departamento pessoal é a área responsável pela administração de funcionários, no próximo tópico, vamos falar quais são as funções.
Como é a rotina do departamento pessoal
A rotina deste setor pode variar, a depender do tamanho da empresa. Se você quer uma gestão mais profissional, o ideal é separar o departamento por setores. De qualquer forma, fazem parte da rotina de DP as seguintes atividades:
1 - Admissão de pessoal
Enquanto o gestor cuida de outros tipos de necessidades, como laudo avcb corpo de bombeiros, o DP cuida do processamento de admissão de profissionais.
O setor é responsável por acompanhar os prazos para entrega da carteira profissional (CTPS) e documentos obrigatórios. É o departamento pessoal que também vai tratar de assuntos burocráticos em relação a regras e normas de contratação.
Exemplo disso é o exame admissional, e tanto ele quanto outros requerimentos são importantes para evitar problemas no futuro.
2 - Demissões de funcionários
Como o próprio nome sugere, essa atividade cuida do desligamento dos colaboradores, ou seja, das demissões.
Para que esse processo seja feito corretamente, o DP de um fabricante de cortina para janela de sala precisa levantar os valores da rescisão, FGTS, férias e outros encargos.
Também é ele que orienta o colaborador a fazer o exame demissional, garantindo sua saúde física em plenas condições ao deixar a empresa.
3 - Documentação e compensação de pessoal
O departamento ainda cuida da emissão de toda documentação que envolve a contratação de um novo funcionário, ficando responsável pelo processamento do contrato, controle de ponto e outras atividades que vão perdurar até a demissão.
Esse setor insere informações no eSocial, que são anotações que seriam realizadas na CTPS física. Portanto, esse departamento é responsável por manter os dados em ordem.
Com isso, a companhia garante estar em conformidade com as leis trabalhistas, respeitando todos os critérios definidos pelo Governo. Dessa forma, ela evita problemas com a justiça do trabalho.
Também aqui, o departamento pessoal controla as frequências e remunerações. Para isso, alguns cálculos devem ser feitos, garantindo que todos os encargos e benefícios sejam executados dentro do prazo máximo permitido.
4 - Controle de frequência e horários
Dentro de uma gráfica de impressao digital, o DP garante o cumprimento da jornada de trabalho, pagamento de horas extras, adicional noturno e banco de horas. Tudo isso está relacionado à frequência do time e deve ser bem gerenciado.
Se isso não acontece, várias irregularidades podem aparecer quando as remunerações forem geridas, o que acaba por gerar entraves, inclusive com a justiça do trabalho.
Sendo assim, o departamento pessoal tem a função de administrar as horas trabalhadas pelos colaboradores, cuidando dos devidos registros e organizando os horários de trabalho.
Isso deve ser feito por esse setor especializado, uma vez que são informações que serão incluídas na folha de pagamento.
5 - Folha de pagamento
Existe uma grande quantidade de fatores relacionados à folha de pagamento, como pagamento de salários, benefícios, décimo terceiro salário, Imposto de Renda, recolhimento de taxa, INSS, contribuição sindical e FGTS (Fundo de Garantia do Tempo de Serviço).
O DP cuida de todos esses fatores para evitar erros em seus cálculos, além de garantir que os abatimentos sigam as normas estabelecidas pelos órgãos federais.
A gestão dos benefícios também é essencial para o cálculo da folha, o que garante que o funcionário de uma empresa de administracao de restaurante corporativo tenha todos os seus direitos assegurados.
Hoje em dia, o que mais vemos são empresas que contratam a modalidade BPO, que nada mais é do que a terceirização da folha de pagamento.
Com isso, o cálculo de impostos e a emissão de guias fiscais ficam a cargo de uma terceirizada, e todo serviço é realizado, considerando um contrato entre as partes.
De qualquer forma, o departamento pessoal pode atuar em todos os processos da folha, em relação a tarefas como:
- Análise dos processos;
- Cálculo de salário;
- Entrega de holerites;
- Depósitos.
Da mesma forma, o departamento pode cuidar do processamento e administração da folha, retenção do IR e pagamentos às agências governamentais.
6 - Gestão de férias e licenças
Além de entrar em contato com clinica exame ocupacional, o DP administra assuntos relacionados a licenças, afastamentos, atestados e acidentes de trabalho.
Ao receber esses arquivos, eles são integrados à folha de pagamento e o setor administra contatos com órgãos públicos.
Também é ele que acompanha férias de funcionário, fazendo os registros pertinentes e monitorando o cumprimento dos dias estabelecidos.
É dessa forma que todos os colaboradores podem ter suas férias no período combinado, sem imprevistos e erros.
7 - Representação em órgãos oficiais e fiscais
Dentro de uma empresa de avaliacao predial para formulario, o próprio departamento pessoal é responsável por emitir documentos de interesse dos órgãos fiscais.
Ele ainda recebe e gerencia registros de passivos trabalhistas, portanto, estamos falando de um setor que estabelece o diálogo entre a companhia e as instituições oficiais.
Isso acontece com a emissão de arquivos que regulamentam a situação dela.
Por que o departamento pessoal é importante?
O departamento pessoal é fundamental porque garante que as leis trabalhistas sejam seguidas, evitando problemas e erros.
Além disso, é responsável por uma série de documentos e cuida para que estejam sempre em ordem. Independentemente do tamanho da empresa, desde um grande fabricante de armario aco escritorio até uma pequena loja, muita burocracia precisa ser acompanhada.
Sendo assim, é imprescindível contar com uma área que cuide desses assuntos. O departamento pessoal também cuida da relação entre a organização e os órgãos públicos, emitindo guias e declarações indispensáveis para a regularização do negócio.
É com isso que o cumprimento das normas é fiscalizado, evitando processos trabalhistas e outros problemas para a corporação.
É necessário ter em mente que quanto maior o número de funcionários, mais complexo se torna o acompanhamento.
O controle manual acaba se tornando inviável, o que pode comprometer a seriedade da empresa. Em vista disso, muitas ferramentas foram desenvolvidas para orientar e organizar o trabalho desse importante setor.
Conclusão
O departamento pessoal é um setor insubstituível dentro de uma organização, e pudemos perceber isso ao longo deste artigo.
Cuidar de todos os processos é fundamental para que a empresa esteja sempre dentro das normas vigentes. Consequentemente, ela consegue oferecer melhores condições de trabalho para seus colaboradores.
Aqui, você compreendeu o conceito do departamento pessoal e quais são as atividades que pertencem a sua rotina. Contar com esse setor é organizar a sua empresa e garantir que ela esteja de acordo com as exigências trabalhistas do país.
Esse texto foi originalmente desenvolvido pela equipe do blog Guia de Investimento, onde você pode encontrar centenas de conteúdos informativos sobre diversos segmentos.
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