A gestão de contratos é uma ferramenta que tem ampliado a conexão das empresas com todas as áreas que favorecem o seu funcionamento, desde fornecedores até clientes, criando um sistema de maior administração e acompanhamento dos resultados.
Utilizar essa ferramenta beneficia grandes empresas na tomada de decisões e também na incorporação de novas soluções, relacionadas aos termos e normas que são acordadas entre ambas as partes, de forma saudável e legal.
Neste artigo, entenda um pouco mais sobre gerenciamento de contratos, e quais são seus benefícios dentro de uma empresa, algo que vai fazer com que a companhia cresça em nível exponencial, gastando pouco e tendo mais controle de seus processos.
O que é gestão de contrato?
Um gerenciamento de contratos, ou gerenciamento do ciclo de vida do contrato nada mais é do que uma forma otimizada de administrar todos os contratos de uma empresa.
Com isso, a companhia fica a par de questões como prazos, datas de vencimento, tipo de contratos, valores, área de atuação, dentre outras informações.
Quem gerencia essas questões dentro de uma empresa geralmente tem em mãos informações preciosas para que todo o processo de trabalho ocorra em perfeita produção, fazendo com que todos os setores foquem na produção e em seu trabalho comum.
Por exemplo, um gerenciador de contratos dentro de uma empresa de estúdio musical profissional faz com que apenas os profissionais desta área devam se preocupar com questões relacionadas ao vencimento, mudança de datas, valores, entre outros.
Como qualquer outra forma de otimização, o gerenciador de contratos consegue ter uma visão macro de toda a empresa, entre funcionários, fornecedores e clientes, entendendo de que forma a produção pode compensar cada um dos valores cobrados.
É como se, no caso de uma empresa de segurança bancária, o profissional de contratos pudesse ter o entendimento de quantos clientes o negócio precisa ter para pagar totalmente o preço de fornecedores de outros bancos e corporações, por exemplo.
Mas, para além do reconhecimento de tudo o que entra e sai financeiramente de uma empresa, o gerenciador de contratos é capaz de prever possíveis erros que tragam prejuízos à companhia, como contratos a vencer que geram multa.
Digamos que uma companhia de transportes de cargas pequenas tenha um contrato com uma empresa de contabilidade, e que o prazo para renovação do contrato esteja próximo. Sem um gerenciador, seria impossível achar com facilidade essa informação.
O processo de criação de contratos, por meio de gerenciadores, segue etapas fundamentais, como:
- Criação do documento;
- Aprovação;
- Revisão;
- Negociação;
- Assinatura;
- Armazenamento.
Cada parte do processo é acompanhada por um profissional capacitado, e isso favorece a empresa no momento em que existe maior controle sobre tudo o que deve ser feito em setores jurídicos, contratuais e operacionais, melhorando toda a cadeia de trabalho.
Quanto a esse sistema, uma questão interessante é a análise posterior de desempenho de cada um dos contratos que são fechados, algo que agrega à empresa maior controle sobre quem e qual empresa está fechando o contrato com a corporação.
É interessante pontuar que muitas empresas possuem diversos contratos com diferentes necessidades para suas produções, isso além do relacionamento contratual que levam com clientes, e nem sempre anotar em um caderno ou lembrar na agenda valerá a pena.
Além disso, em muitos sistemas de gerenciamento, existe a possibilidade de cruzar dados baseados na quantidade e qualidade de serviço oferecido, sendo então uma ótima forma de análise e gerenciamento, capaz de escolher qual a melhor empresa fornecedora.
Essas e outras situações fazem com que o investimento nesse processo de gerenciamento seja essencial para diversas empresas, visto que para além de guardadores de papéis, os gerenciadores podem olhar a empresa como um todo.
Veja abaixo alguns dos principais benefícios, que fazem com que essa escolha de processo seja uma das principais nas melhores e maiores empresas do país, fazendo aqueles negócios que ainda não investem na ferramenta ficarem para trás na concorrência.
Benefícios desse gerenciamento para um negócio
Conheça algumas das melhores vantagens em investir neste serviço dentro da sua empresa, e saiba porque as grandes empresas do país já estão utilizando esse gerenciamento para alavancar suas vendas e melhorar processos internos.
1 - Redução de custos
Uma ferramenta de otimização, antes mesmo de cumprir qualquer outro papel para qual foi designada, é uma forma de economia tremenda, visto que ela incorpora à companhia um processo mais rápido e executado por um menor número de equipes.
Um gerenciador de contratos pode trabalhar sozinho ou com alguns membros de uma equipe, em comparação com um processo antigo de gerenciamento, onde papéis e dados de clientes, fornecedores e funcionários se amontoam em salas e mesas.
Depois dessa razão, o gerenciamento de processos auxilia na redução de custos pelo fato de entender claramente quais as datas limites para contratos com fornecedores ou clientes que não estão mais agradando ou trazendo resultados.
A ferramenta de gerenciamento de uma escola particular integral, por exemplo, pode apontar professores que não estão mais produzindo e que devem ser desligados assim que o contrato terminar, ou até mesmo materiais que precisam sair do lugar em data limite.
A compreensão do tempo limite de funcionamento do contrato faz com que prazos não se prolonguem, algo que prejudica a empresa, pois sem renovação e ainda em trabalho dentro do negócio, por lei, os contratos acabam sendo continuados, assim como o pagamento.
2 - Melhoria operacional
Até aqui você já entendeu que o gerenciador de contratos é uma ferramenta capaz de tirar a sobrecarga de outros setores, em quesito de verificação de contratos, e também pontuar quais são os contratos de empresas que estão trazendo resultados para a companhia.
Esse entendimento auxilia no processo operacional no momento em que se torna essencial para as produções internas. Por exemplo, um contrato com uma salas para treinamento pode ser modificado, trazendo mais requisitos que auxiliem as equipes internas.
Além disso, uma empresa fornecedora que está tendo um trabalho positivo junto à companhia, pode ser ainda mais implementada na empresa após mudanças contratuais, oferecendo mais soluções e auxiliando ainda mais os trabalhadores.
No exemplo acima, podemos entender que o contrato de salas pode ser ampliado para cabine de estudo individual, algo que prova que o relacionamento evoluiu de forma positiva, e agora beneficia outras questões relacionadas à produtividade interna.
3 - Novos requisitos regulamentares
Sempre que um contrato acaba, é possível que a empresa e o fornecedor, ou empresa e cliente, terminem ou continuem sua relação. Quando a continuidade existe, é importante saber se todas as questões estão claramente atendidas por todos os lados.
Ou seja, é sempre bom saber se aquela empresa ou cliente com quem a sua empresa trabalha apresentou alguma preocupação em modificar uma parte do contrato no momento da renovação. Essas informações são claras dentro de gerenciadores.
Por exemplo, em um contrato com uma empresa que produz banner informativo, um negócio do ramo escolar pode dar continuidade à parceria, mas regulando novos requisitos que para eles sejam interessantes, como um aumento de trabalho e de produção.
4 - Aumento da conformidade
Quanto maior o controle sob as cláusulas de pagamento dentro de um contrato, que são facilmente gerenciadas por meio de um sistema, maiores são as possibilidades de aumentar o comprometimento de ambas as partes com a conformidade da relação.
Isso porque maiores mudanças em relação ao pagamento podem facilitar o comprometimento, o que muitas vezes desaparece dentro de uma relação contratual. Um gestor pode atualizar condições, por exemplo, para manter o pagamento sem atrasos.
5 - Melhoria do trabalho remoto
Em época de pandemia, como a atual, é interessante trabalhar com gerenciadores que podem ser acessados à distância ou pelo celular. Isso facilita o trabalho de quem necessita desse controle, algo que favorece a empresa, de certo modo.
Essa melhoria de otimização beneficia ainda outras questões, como a possibilidade de destruição documentos, por incidentes que podem acontecer dentro da empresa.
A presença online de dados e documentos pode ser interessante para a área responsável pelos contratos.
6 - Base de dados
Uma das questões que mais pesam na hora da contratação de gerenciadores de contratos é a possibilidade de verificar cada parte do documento, ou de muitos deles, por meio de um filtro que apresenta cada informação solicitada.
Por exemplo, é possível organizar contratos de uma empresa por valor, data de pagamento, valor a ser pago, área de trabalho de fornecedores ou de trabalhadores, dentre outros, o que também facilita na hora do pagamento dessas pessoas.
Conclusão
Com todas essas informações, podemos compreender que a gestão de contratos é essencial como um todo para o andamento adequado de uma companhia, implementando normas que favorecem todo o sistema de trabalho.
Um ótimo aliado dessa ferramenta também é o armazenamento em nuvem, uma novidade nos últimos anos que tem implementado maior inovação nessa tarefa, trazendo grandes vantagens relacionadas à segurança de uma empresa.
Esse texto foi originalmente desenvolvido pela equipe do blog Guia de Investimento, onde você pode encontrar centenas de conteúdos informativos sobre diversos segmentos.
0 Comentários