As notas fiscais são documentos presentes na rotina de quase todas as instituições, que são fundamentais para prestações de serviços e que devem ser administradas com cuidado. Mas tantas notas podem tornar difícil fazer uma boa gestão de notas fiscais.
As notas fiscais são documentos que comprovam todos os serviços contratados por aquela empresa. Sendo assim, são fundamentais para a prestações de contas e administração de gastos do mês.
Por isso, elas devem ser guardadas de forma que sejam rapidamente achadas quando necessário.
Porém, o que pode acontecer em grandes empresas é que elas recebem um alto número desses papéis e percebem que é difícil fazer todo o gerenciamento desses documentos.
Além disso, guardar as notas fiscais também é uma forma para comprovação de tributos, já que uma empresa deve prestar contas aos órgãos oficiais.
Além disso, não são somente as empresas que devem se preocupar com as notas fiscais, qualquer pessoa que trabalhe fazendo prestações de serviços também precisa, até mesmo uma empresa de motoboy esporádico.
Portanto, siga na leitura deste artigo para compreender a importância de gerir as notas fiscais do seu negócio, assim como dicas de para fazê-lo da melhor maneira.
Por que é importante a gestão de notas fiscais?
Como já dito anteriormente, as notas fiscais são documentos gerados que comprovam a prestação de algum serviço ou venda de um produto para uma pessoa ou estabelecimento.
Portanto, é comum que uma empresa receba estes documentos de fornecedores, funcionários ou de qualquer pessoa que tenha realizado um serviço para a empresa.
Entre os benefícios de ter-se uma boa gestão das notas fiscais estão:
- Facilidade no cálculo de tributos;
- Organização da entrada e saída de valores;
- Comprova que o serviço foi prestado legalmente;
- Evita retrabalhos.
Sendo assim, as notas fiscais possuem um alto valor de importância para as empresas, para que elas não atuem de modo ilegal, por isso, torna-se fundamental que a emissão de notas não seja feita com erros e os tributos sejam cálculados de forma correta.
Além disso, é preciso que as notas sejam organizadas e guardadas para caso seja necessário realizar algum tipo de auditoria.
Dessa forma, é possível que a empresa comprove a legalidade de suas atividades e não tenha problemas no futuro com a justiça.
Portanto, é extremamente importante que empresas façam as gestão de suas notas fiscais, uma vez que essa é uma das forma de elas se protegerem de problemas fiscais.
Assim sendo, uma empresa de reboque para carros de passeio deve promover uma boa gestão e organização de todas as notas para comprovar a sua legalidade.
Como organizar as sua notas fiscais
No meio de tantos papéis recebidos, é normal não saber como organizá-los, por isso, confira dicas de como tornar essa tarefa mais prática.
1. Tenha um profissional especializado
Contrate uma pessoa que tenha entre as suas responsabilidade administrar as notas fiscais, afinal, com o número grande de notas, pode ser mais complicado se várias pessoas ao mesmo tempo ficarem responsáveis por elas.
Desse modo, você evita erros e garante que os cálculos de impostos estejam sendo feitos de forma correta.
O profissional recomendado para realizar esta atividade é o contador, que vai saber a forma certa de manusear esses documentos e como guardá-los de forma adequada.
Logo, é recomendável que até mesmo uma distribuidora de impressora digital roland contrate um profissional para cuidar das suas notas fiscais e gerenciá-las corretamente.
2. Tenha um lugar para guardar
Separe um lugar no seu escritório para guardar todos os papéis fiscais juntos. Isso facilita para quando você precisar pegar uma nota para resolver alguma coisa.
Isso também irá ajudar as pessoas que são responsáveis por elas e aos outros colaboradores que desenvolvem as suas atividades ali, uma vez que todos saberão onde ficam as notas fiscais.
Além disso, procure um lugar de armazenamento protegido, afinal, as notas fiscais são documentos importantes e devem ser guardados em um local seguro, onde somente pessoas autorizadas tenham acesso.
Sendo assim, para melhor organização, um berçario creche deve escolher bem o seu local de armazenamento de documentos.
3. Estabeleça uma rotina
Crie uma rotina para quem cuida das notas. Isso quer dizer que todos devem seguir um passo a passo no tratamento do documento até que ela chegue ao momento de ser guardada.
Portanto, estabeleça como devem ser inseridos os dados na nota e de que forma elas serão guardadas.
Logo, uma auto escola de carta categoria d deve criar algumas etapas para que as suas notas sejam emitidas corretamente e também arquivadas de forma segura.
4. Utilize softwares de gestão
Pode ser complicado fazer todo o processo de forma manual, não é mesmo? Por isso, com a evolução da internet, já existem no mercado diferentes softwares disponíveis que ajudam na gestão das notas fiscais.
Por isso, encontre um software que seja útil e de fácil uso para a sua equipe. Em geral, esses programas calculam os impostos, emitem as notas e também geram arquivos XML e HTML, que são os formatos obrigatórios por lei.
Além disso, eles também enviam as notas por e-mail para os consumidores, bem como realizam o arquivamento desses documentos e conferem prazos e valores.
Assim sendo, usar um programa de software desses vai trazer muito mais agilidade aos procedimentos gerando, assim, mais praticidade para o contador que realizar essa atividade.
Logo, uma fabricante de catraca de academia pode instalar um programa em sua empresa para que o profissional responsável pelas notas possa ter mais agilidade em seu serviço e realizar os procedimentos de forma mais prática, reduzindo a possibilidade de erros.
5. Verifique a veracidade do documento
Muitas notas fiscais podem vir com problemas e gerar uma dor de cabeça para você enquanto trabalha.
Por isso, consulte a veracidade de todos os documentos, principalmente as de entrada. Atualmente, é possível fazer esse procedimento por meio do portal do Ministério da Fazenda, através da consulta da NF-e (nota fiscal eletrônica) completa.
6. Consulte as leis
As leis são diferentes de acordo com o ramo de cada negócio, por isso, é fundamental verificar a legislação de acordo com a área da sua empresa. Desse modo, você vai saber quais são os impostos que você deve pagar e cobrar nas notas fiscais.
Sem essa informação não tem como saber se você está realmente desenvolvendo suas atividades de uma forma correta.
Inclusive um motorista executivo bilíngue deve verificar qual é a legislação do seu negócio para saber se está emitindo as notas fiscais legalmente.
Benefícios do controle de nota fiscal
Agora que já falamos sobre a importância e como organizar as suas notas fiscais, saiba quais são os benefícios que isso trará para a sua empresa:
1. Controle financeiro
Com as notas fiscais organizadas e guardadas de forma correta, o departamento financeiro de sua empresa vai saber exatamente qual será o valor de retirada para pagar os tributos. Logo, o trabalho deles ficará mais fácil.
Sendo assim, uma fabricante de bolsa maternidade moderna vai deixar o serviço do financeiro mais prático na hora de fazer a contabilidade.
2. Administração de recursos
Outro benefício é o controle de recursos de entrada e de saída. Assim, sua empresa vai saber exatamente para onde o dinheiro está indo, o que ajuda no momento de prestações de contas para realizar ajustes de cortes de orçamento, por exemplo.
3. Mais agilidade
Já comentamos que com o sistema organizado o serviço será feito de uma forma mais ágil, isso porque o tempo que antes era perdido realizando alguma atividades agora é feito por meio de sistema informatizado.
Sendo assim, o processo é mais rápido, tem menos erros, facilita a vida dos funcionários e aumenta a produção de demandas.
4. Diminui custos
Com as notas fiscais sendo feitas de forma correta, os erros são diminuídos e assim também a redução de custos. Logo, essa também é uma boa forma da empresa de economizar.
Além disso, sem erros, o tempo será melhor aproveitado, não havendo a necessidade de realizar o trabalho novamente.
Ademais, assim também a empresa não terá que pagar multas por possíveis erros ou notas que foram emitidas com algum erro.
5. Fiscalização
A qualquer dia e horário, a fiscalização pode aparecer na sua empresa. Se as suas notas estiverem organizadas, você não terá muita preocupação com este momento e poderá ajudar os processo dos fiscais que vão poder fazer o seu serviço com mais rapidez.
Assim como a sua empresa também vai poder voltar para as suas atividades mais rapidamente.
6. Facilidade em perceber fraudes
Outro benefício é que dessas forma a empresa vai conseguir perceber de forma mais fácil possíveis desvios que estejam acontecendo. Com os arquivos organizados será mais fácil perceber erros ou valores cobrados acima da média.
7. Fácil substituição de funcionários
Já que você tem um funcionário contratado especificamente para cuidar da notas, caso ele venha a sair, você deve imaginar que tudo vai ficar mais complicado.
Porém, como tudo está organizado, será mais fácil para o novo trabalhador entender a dinâmica de funcionamento e prosseguir com as funções do antigo colaborador.
Por fim, para um empresa é importante que seja dada às notas fiscais a atenção devida, uma vez que elas são documentos fundamentais que auxiliam a rotina da empresa e previnem futuros problemas.
Esse texto foi originalmente desenvolvido pela equipe do blog Guia de Investimento, onde você pode encontrar centenas de conteúdos informativos sobre diversos segmentos.
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