Esse controle é tão importante quanto saber o valor que a organização vai receber no mês, uma vez que esta é a única maneira de se manter em dia com órgãos públicos, fornecedores, funcionários e parceiros.
São as obrigações que uma empresa tem para com outras, o que garante o seu funcionamento e a manufatura de seus produtos e serviços.
Para se ter uma ideia mais ampla de sua importância, um dos problemas mais frequentes em relação às contas nem é a falta de dinheiro, mas a deficiência de organização e planejamento nesse setor.
É esse déficit o responsável por causar atrasos que geram juros e outras consequências, que podem levar ao tão temido endividamento. Estar com dívidas pode trazer problemas ainda maiores para uma empresa.
Por isso, para evitar que o seu negócio chegue a esse ponto e acabar com o estresse na hora de pagar as contas, neste artigo, vamos especificar os compromissos comuns entre as empresas, sua importância, como controlá-los e os benefícios desse controle.
Afinal, o que são contas a pagar?
Todo negócio precisa contar com recursos financeiros para funcionar. Isso porque ele precisa arcar com suas contas a pagar, que são:
- Funcionários;
- Máquinas;
- Aluguel;
- Matéria-prima;
- Marketing;
- Impostos.
Tudo isso envolve compras, aluguéis, contratos e outros investimentos que se enquadram nos compromissos financeiros de um negócio, como uma creche bebe.
Se o seu estabelecimento depende do pagamento de todos esses itens para funcionar adequadamente, podemos começar a entender a importância dessas contas. Vamos falar melhor sobre isso no tópico a seguir.
Importância das contas a pagar
As saídas do fluxo de caixa de uma empresa são decisivas para entender a importância das contas que ela precisa pagar todo mês.
Se enquanto gestor você controla bem essas despesas e os custos da companhia durante determinado período, consegue tomar as melhores decisões e agir da melhor maneira.
Por exemplo, uma empresa de aluguel de barraquinha de comida festa infantil deve saber qual o dia de pagamento de cada despesa para se organizar e saber se naquela data terá dinheiro o suficiente.
Se não tiver, precisa se planejar para que possa negociar da melhor maneira possível. Portanto, controlar bem as contas é a maneira mais efetiva de identificar todos os pagamentos, de modo que nenhum seja esquecido.
Também é possível priorizar os mais urgentes, calcular a necessidade de capital de giro, controlar prazos, fazer negociações e tomar as melhores decisões, a fim de evitar que a empresa atrase algumas contas e se endivide.
Desse modo, trata-se de uma análise financeira confiável do seu negócio, de maneira completa e que preserve a saúde dos seus recursos.
Dicas para fazer o controle das contas a pagar
Agora que você já sabe o que são as contas a pagar e a importância de controlá-las, vamos a algumas dicas práticas.
Lembre-se de que servem tanto para uma empresa de locação de empilhadeira elétrica quanto para um restaurante. São elas:
1. Anotar todos os gastos
Apesar de ser muito óbvio, poucas pessoas anotam os gastos de suas empresas, por acharem que têm algo mais importante para fazer. Mas o fato é que esse registro é extremamente fundamental.
Os empreendedores precisam estar atentos a vários aspectos de sua empresa ao mesmo tempo, uma vez que diferentes problemas podem aparecer.
Contudo, gerenciar as tarefas e deixar as anotações de gastos para depois é um risco muito grande. Durante esse processo, é essencial priorizar as ações que impactem diretamente a empresa e seus resultados.
Uma anotação organizada vai influenciar diretamente no caixa, na saúde financeira e no capital de giro do negócio. A negligência e a falta de conhecimento podem levar à dívidas que prejudiquem seus recursos e desfavoreçam a companhia.
O hábito de anotar todos os dispêndios e recebimentos evita esse tipo de transtornos, bem como auxilia na separação de gastos pessoais dos gastos empresariais.
2. Agendar prazos e datas de vencimento
Uma empresa de licença ambiental de operação pode reunir as contas com datas de vencimento próximas e, com isso, elas podem ser pagas assim que o dinheiro entrar na conta.
Muitas organizações recebem pagamentos em duas datas do mês, então isso pode ser usado para nortear o planejamento de pagamento e evitar atrasos em seu recebimento.
3. Renegociar as datas
Pode acontecer que você não consiga pagar determinada conta até a data de vencimento. Trata-se de um problema comum e fácil de resolver.
O ideal é perceber antes mesmo do vencimento que isso vai acontecer, para que você possa entrar em contato com seu fornecedor e negociar o pagamento em uma nova data.
4. Antecipar pagamentos
Se a empresa, como uma fabricante de organizador de filas pedestal, puder antecipar alguma conta, deve sempre aproveitar a chance, mesmo que seja um valor baixo.
Além de evitar altos juros, é possível conseguir um desconto, algo muito positivo para o caixa da companhia. Ademais, é uma maneira de melhorar a relação com o fornecedor, pois eles percebem que há respeito e comprometimento da parte do seu negócio.
5. Entender o que deve ser controlado
Além de todas essas estratégias, é fundamental entender as informações mais relevantes das contas a pagar e observá-las.
Por exemplo, para uma fabricante de carpete forração pode ser essencial separar as despesas fixas das variáveis, para priorizar melhor os gastos.
O responsável pelas finanças do negócio também precisa estar atento ao valor que será pago, vencimentos, data prevista de pagamento, o nome do fornecedor e a situação do pagamento.
A relevância de cada uma dessas informações deve ser determinada pelo empreendedor ou pela pessoa que tem mais conhecimento sobre a empresa.
6. Organizar o orçamento
Antes de fazer um investimento ou uma nova compra para a empresa, é essencial pesquisar e fazer orçamentos. Dessa forma, torna-se possível encontrar os melhores preços e opções.
7. Organizar as contas em um único lugar
Todas as informações mais importantes sobre as contas devem ser colocadas em um único arquivo, como uma planilha ou um software específico para esse tipo de controle.
Só assim você conseguirá entender imediatamente a situação financeira da empresa, assim que visualizar seus dados.
Benefícios de uma boa gestão financeira
Existem muitos benefícios para as empresas quando elas fazem o controle de suas contas a pagar, e isso vai muito além de pagar todas as suas despesas em dia.
É válido ressaltar que o tempo também é poupado, uma vez que você não precisa revirar documentos para descobrir qual conta ficou para trás.
O controle de contas ordena tudo por datas e valor, sendo permitido contar ainda com os recursos tecnológicos para isso, como planilhas e softwares específicos, que citamos anteriormente.
O gestor de uma assistência técnica compressores de ar, por exemplo, nem vai perder seu tempo indo até o banco para pagar suas contas.
Afinal, além disso, ele terá mais conhecimento acerca de seu negócio, incluindo sua gestão financeira, visto que saberá para onde o dinheiro está indo e a importância desse processo para a companhia.
Mesmo que o empreendedor não seja o responsável direto pelas contas a pagar de seu negócio, é importante que ele pelo menos consulte os relatórios mensalmente para estar por dentro da situação das finanças de seu negócio.
Conhecendo melhor o rumo que o dinheiro toma dentro da empresa, fica fácil apontar gastos desnecessários ou que estão extrapolando o orçamento.
Pelo fato de toda organização estar em constante transformação, assim como o mercado em que atua, é possível evoluir os investimentos para acompanhar essas mudanças.
Além de todos esses benefícios, a empresa consegue fazer as melhorias necessárias em sua infraestrutura. Afinal, é sabido que todo negócio, como exceção das plataformas e-commerce, precisam de um espaço para funcionar.
Com o passar do tempo, pode ser que o prédio onde a companhia está localizada pede alguns consertos, reformas e até melhorias, como a instalação de tela proteção janela.
Se as contas estão em ordem, é possível ter uma ideia muito melhor do capital disponível para melhorar a estrutura física do empreendimento.
Com isso, os colaboradores terão uma espaço mais adequado para exercer sua função e os clientes serão atendidos em um ambiente muito mais agradável.
Conclusão
O capital é a base de tudo nas empresas, e quando desorganizado, não é possível crescer, melhorar e conquistar novas oportunidades.
No entanto, muitas empresas, mesmo tendo dinheiro, se atrapalham nas contas e acabam metendo os pés pelas mãos.
Organizá-las e controlá-las é o melhor método para evitar problemas - você pôde conhecer sobre tudo isso aqui. Por meio de ações simples, é perfeitamente possível colocar a empresa nos trilhos e ordenar suas obrigações financeiras.
Feito isso, é só aproveitar os benefícios e manter a atenção, para que as contas a pagar de sua empresa estejam sempre em dia.
Esse texto foi originalmente desenvolvido pela equipe do blog Guia de Investimento, onde você pode encontrar centenas de conteúdos informativos sobre diversos segmentos.
0 Comentários