Para quem tem um empreendimento, sabe o quanto é necessário controlar as contas a receber, pois são elas as grandes responsáveis pelo rendimento da empresa, pela manutenção do fluxo de caixa e, é claro, pelo sucesso dos negócios.
No entanto, não se pode negar que sempre há aqueles casos de atrasos no pagamento, inadimplência, ou até mesmo o uso de sistemas de cobrança pouco eficientes, que tornam todo esse controle um pouco mais complicado.
Mas, não há como negar: ter controle de todas as contas é uma das bases para a saúde financeira de qualquer estabelecimento.
De acordo com uma pesquisa realizada pelo Serviço Central de Proteção ao Crédito (SCPC), com mais de 830 consumidores, revelou que 29% possuem dívidas entre R$ 501,00 e R$ 1.000,00.
Além disso, cerca de 19% dos entrevistados estão inadimplentes em pagamentos na faixa de R$ 301,00 e R$ 500,00 e 12% em valores de até R$ 300,00.
No caso dos débitos de maior valor, 15% dos participantes devem valores que estão na faixa de R$ 1.001,00 a R$ 1.500,00, 10% na casa dos R$ 1.501,00 a R$ 3.000,00 e 15% na faixa superior a R$ 3.000,00.
Isso já nos dá uma ideia de quanto é importante controlar as contas a receber, ainda mais quando os valores são maiores.
Por esse motivo, o artigo de hoje vai trazer algumas dicas para controlar as contas a receber de forma eficiente e colaborar com o crescimento sustentável da sua empresa. Acompanhe a leitura!
1 - Tenha organização
Essa dica pode parecer meio óbvia, mas muitos empreendimentos pecam pela falta de organização dos seus departamentos, em especial, o financeiro.
Quando não há organização, é realmente mais difícil ter o controle dos processos, bem como das contas a receber ou pagar, o que pode significar um prejuízo muito grande para a saúde do seu negócio.
Sendo assim, os gestores devem saber exatamente qual é a data de vencimento de cada conta, as perspectivas de rentabilidade e lucratividade de cada mês, de que forma os pagamentos são realizados, entre outras informações.
Além disso, é preciso saber quem são os clientes que costumam atrasar e quais pagam com antecedência. Sempre vai ter casos em que as pessoas vão comprar um serviço de polimento e espelhamento, por exemplo, e podem deixar o vencimento passar.
É preciso estar preparado(a) para lidar com cada perfil de cliente e isso também faz parte da organização do setor financeiro.
Do mesmo modo, a organização inclui ter uma rotina para a emissão de cobranças. Com isso, é possível evitar mais atrasos de pagamento, afinal, o primeiro passo é não deixar para enviar a cobrança na última hora.
Sendo assim, para ter um controle eficiente das contas a receber, é preciso:
- Acompanhar os vencimentos;
- Saber exatamente o que cada cliente deve;
- Compreender o seu fluxo de caixa;
- Acessar as informações das contas.
Outra dica é exportar relatórios com esses dados, sempre que possível. Dessa forma, você pode analisar as informações a respeito do fluxo de caixa, tomando decisões mais assertivas sobre as políticas de cobrança da empresa.
2 - Cobre quem está devendo
Pode até parecer meio chato, mas você precisa cobrar quem está te devendo. Até porque, se você vendeu uma tela de proteção janela, por exemplo, ou prestou algum serviço, precisa receber por isso.
O cliente não pode ficar menos ou mais satisfeito porque você está cobrando, ainda mais se o consumidor atrasou o pagamento. Inclusive, se a pessoa ficar muito infeliz com a cobrança, às vezes é melhor nem tê-la mais como cliente!
Mas há casos de clientes que esquecem sem nenhuma má intenção. Por isso, saiba identificar o comportamento de cada consumidor.
3 - Calcule a taxa média de inadimplência
A inadimplência é uma das coisas mais prejudiciais para a saúde financeira das empresas, mas que afeta qualquer negócio - desde um empreendimento que vende lente de contato verde até os profissionais autônomos.
No entanto, é possível reduzir a inadimplência através de algumas estratégias.
O primeiro passo é calcular o índice médio de inadimplência. Com essa métrica, você pode fazer uma projeção do fluxo de caixa, sem superestimar as contas a receber.
Além disso, se o índice for muito alto, pode ser o momento de rever a política de cobrança do seu negócio.
4 - Use um bom software para controle de caixa
A tecnologia é uma grande aliada para as empresas que desejam controlar as contas a receber de forma eficiente. Afinal de contas, ela diminui a ocorrência de erros humanos, colaborando para maior assertividade das cobranças.
Hoje em dia, já existem softwares especializados no controle de fluxo de caixa, que realizam todas as contas automaticamente.
Além disso, alguns programas enviam lembretes aos clientes nas datas próximas ao vencimento da conta e fazem a cobrança automática.
Ou seja, se alguém estiver devendo a sua empresa, depois de comprar um painel de led para igreja, o próximo software irá alertar o cliente.
Uma solução muito vantajosa é instalar um organizador de contas a receber. Com esse programa, é possível calcular a taxa média de inadimplência e indicar se a sua empresa ficará no vermelho nos próximos meses.
Assim, é possível concentrar seus esforços para receber todas as contas que ainda estão abertas.
Vale dizer que muitas tecnologias permitem que os gestores acessem os dados de fluxo de caixa através de dispositivos móveis, mantendo a informação em nuvem.
Desse modo, independentemente do lugar ou hora, basta ter acesso ao sistema e habilitação para acessar as informações, e pronto! É possível controlar as contas mesmo fora das empresas.
Isso é ótimo para as questões de cobrança, uma vez que o vendedor pode se encontrar com o cliente para cobrar um limitador de vaga, por exemplo, e ter acesso a todos os dados de cobrança e as dívidas do consumidor.
5 - Ofereça vantagens para quem pagar antecipado
Uma excelente estratégia para evitar atraso nos pagamentos é oferecer vantagens para os clientes que pagam antecipadamente.
Uma auto escola pode oferecer desconto na aquisição de uma nova carteira de motorista especial para os clientes que já pagaram mais de uma mensalidade de modo antecipado.
Isso incentiva os consumidores e, além disso, é uma ótima campanha de marketing para a sua empresa.
Inclusive, alguns sistemas altamente tecnológicos de gestão podem ser programados para oferecer descontos proporcionais aos clientes, mediante o pagamento antecipado.
Nesse sentido, quanto mais cedo um consumidor pagar pela análise de solo completa, por exemplo, maior será o desconto para a próxima aquisição. Fora que toda a conta é feita de modo automático, sem risco de erros.
Por essa razão, cada vez mais empresas estão automatizando os seus sistemas de cobrança, devido às inúmeras praticidades que os softwares oferecem.
6 - Consulte o histórico dos clientes
Dar créditos aos clientes é uma boa forma de fazer com que o seu negócio ganhe mais reconhecimento. Porém, vale uma dica: analise o histórico dos consumidores, para evitar que os inadimplentes comprometam a saúde financeira da empresa.
Ao perceber que o indivíduo tem um longo histórico de falta de pagamento do serviço de guincho para motos, vale a pena ficar com os olhos atentos.
Além disso, mantenha as informações sobre os seus consumidores sempre atualizadas, para ter um bom controle de crédito na hora de vender seus produtos ou serviços.
Dados oriundos de agência de proteção ao crédito, como o SPC e o SERASA, também são muito importantes na hora de analisar o perfil dos clientes.
7 - Tenha uma equipe qualificada no setor financeiro
Outro ponto bastante útil para ter sucesso com a gestão de contas a receber refere-se ao treinamento das equipes. É importante contar com profissionais qualificados para realizar o trabalho, uma vez que o setor financeiro irá guiar o trabalho de vários departamentos.
Sendo assim, busque por colaboradores bem treinados, com conhecimento técnico e que sejam confiáveis, já que eles irão lidar com informações a respeito da rentabilidade do seu negócio.
Para os empreendimentos menores, sabemos que muitas vezes é difícil contratar todo um setor para dar conta da organização financeira. Fora que o próprio empreendedor acaba acumulando várias funções dentro da empresa.
Se for esse o caso, lembre-se de não misturar suas contas pessoais e profissionais, pois isso pode gerar uma tremenda confusão na hora de avaliar a saúde financeira do seu empreendimento.
Além de que você pode acabar gastando com coisa que não pode e, desse modo, comprometer a sobrevivência do seu negócio.
Conclusão
O que achou das nossas dicas? Com certeza elas podem te ajudar a melhorar a saúde financeira das sua empresa e ter um controle maior das contas a receber.
Por isso, busque alternativas para não deixar o seu fluxo de caixa no vermelho!
Esse texto foi originalmente desenvolvido pela equipe do blog Guia de Investimento, onde você pode encontrar centenas de conteúdos informativos sobre diversos segmentos.
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