Acompanhar o recebimento de mercadoria é um processo muito importante dentro de qualquer empresa e exige atenção. Assim como outras atividades dentro das organizações, alcançar sua eficiência é um objetivo.
A agilidade durante o recebimento de produtos é o que garante uma boa produtividade dentro das organizações. No entanto, muitos gestores e colaboradores ainda têm dúvidas de como fazer isso do jeito certo e, principalmente, como otimizá-lo.
Para acabar com esse problema, é fundamental entender porquê ele é tão relevante e quais estratégias podem ser adotadas para eliminar possíveis problemas e imprevistos. Será dessa forma é possível alcançar bons resultados no recebimento de mercadorias.
Com isso, não somente a produtividade e os resultados do negócio melhoram, como também é possível garantir a satisfação dos clientes, sejam estes empresas ou pessoas.
Isso é fundamental, uma vez que clientes satisfeitos voltarão a fazer negócio, o que garante maiores lucros para as empresas, independentemente de seu ramo de atuação. Além disso, passam a indicar seu negócio para outras pessoas, o que aumenta as vendas.
Pensando nisso, neste artigo, vamos falar sobre o que é recebimento de mercadorias, sua importância, etapas, como melhorar esse processo e quais são os resultados esperados. Acompanhe!
O que é recebimento de mercadoria?
O recebimento de mercadoria é um processo dividido em etapas e, como o próprio nome já diz, trata-se do momento em que uma determinada empresa recebe os materiais de seus fornecedores.
Apesar de parecer um processo simples e que faz parte de qualquer negócio, como uma fabricante de creme olheiras masculino, é preciso muita atenção para que a produtividade e a saúde financeira da organização não se prejudiquem.
Muitas situações podem causar prejuízos, como no caso da divergência de preços na nota. Dessa forma, para garantir um bom recebimento de mercadorias, também é fundamental escolher bons fornecedores.
Somado a uma boa logística, o recebimento é feito de maneira ágil e não atrapalha as outras etapas.
Importância do recebimento de mercadorias
Para garantir que esse processo flua de maneira adequada, é necessário compreender a sua importância. Uma das razões que se destacam é o ganho de produtividade.
Ter organização e eficiência é fundamental para um processo mais produtivo. Isso porque a equipe de logística e armazenagem passa a realizar suas tarefas de maneira mais rápida e com uma margem de erros menor.
Isso aumenta a qualidade de funcionamento da empresa, aprimorando outros processos. Inclusive, isso vai impactar nas vendas e aumentar a qualidade e quantidade de trabalho.
Se o planejamento de recebimento não for bem executado, pode resultar em atrasos e acúmulo de mercadorias. Mas se uma fabricante de saco de lixo reforçado 300 litros garante um bom fluxo, evita transtornos e recebe prontamente.
Da mesma maneira, a organização desse processo cuida melhor de produtos que possam estragar, mas um fluxograma eficiente define melhor as prioridades e estabelece as ações necessárias.
Um recebimento bem planejado também torna-se essencial, uma vez que direciona melhor as mercadorias e mantém o ambiente sempre organizado.
Conhecendo as etapas
Existem sete etapas que formam o processo de recebimento de mercadoria. No entanto, elas podem variar. Sendo assim, as que se encaixam em uma oficina mecânica para caminhões talvez não sirvam para outras empresas. São elas:
- Recebimento de mercadorias;
- Conferência e endereçamento;
- Armazenamento;
- Separação;
- Embalagem;
- Expedição.
A primeira etapa é o recebimento de mercadorias, portanto, as docas ou o espaço utilizado para recebimentos devem estar preparados para descarregar os produtos.
Depois, é necessário conferir as mercadorias entregues e a nota fiscal. Além de se certificar de que tudo está dentro do que foi pedido, também evita o recebimento de mercadorias com avarias.
Em seguida, os produtos devem ser etiquetados e encaminhados para o armazenamento. É nesse momento que o responsável verifica o código de endereçamento e, depois disso, começa o processo de identificação dos itens.
Após armazenar todos os materiais recebidos, é preciso esperar até o momento em que são solicitados. Os fornecedores de refeições para empresas, por exemplo, podem fazer isso por meio de um sistema de gerenciamento do armazém.
Isso permite reconhecer o material rapidamente e, após essa identificação, os produtos devem ser levados até a área de separação, para a carga ser desfeita e fracionada, de acordo com o pedido e sempre que necessário.
Lembrando que essa área de separação deve estar situada em um local a parte do armazenamento. As mercadorias, então, podem ser levadas para a área de produção ou para serem embaladas, caso sejam comercializadas.
A embalagem vai depender do tipo de produto, sempre prezando pela sua integridade e segurança, usando espumas, plásticos bolha, entre outros.
A expedição encaminha os materiais até o seu destino, seja área de produção ou venda, sempre por meio de equipamentos e veículos adequados.
Como otimizar o processo de recebimento de materiais
Qualquer empresa, como uma transportadora cargas pequenas, precisa investir em estratégias que otimizem o processo de recebimento de produtos.
Isso envolve uma boa pesquisa de mercado para encontrar os melhores fornecedores, negociação de preço e outras ações importantes.
Além desses cuidados, outras práticas precisam ser executadas para otimizar esse processo, tais como:
1 - Automatizar a conferência da nota
É comum que as empresas tenham problemas com mercadorias entregues que não tinham nada a ver com o pedido realizado. Mas isso pode ser resolvido para evitar prejuízos, como o atraso na produção e perda de vendas.
Uma fabricante de adesivo plástico personalizado, por exemplo, pode fazer isso confrontando, antecipadamente, o que foi pedido e o que foi entregue.
Essa prática não precisa ser manual, uma vez que já existem softwares que automatizam essa tarefa, evitando os problemas em decorrência de falhas nessa etapa.
2 - Envio de pedidos com precisão
Apesar de anteceder o envio de mercadorias, essa etapa pode influenciar em todo o trabalho de recebimento. O pedido feito manualmente ou por telefone pode desencadear erros, principalmente se a lista for grande.
Dessa forma, os erros no momento da entrega são compreensíveis, mas prejudicam o andamento das outras etapas.
Por isso, pode ser necessário automatizar o envio de pedidos, que pode ser feito também com o uso de softwares que disparam as solicitações de uma empresa a outra.
3 - Agendar o recebimento da mercadoria
É importante organizar a chegada dos materiais na doca para evitar problemas com depreciação de mercadorias, filas de caminhões e problemas no estoque.
Ao agendar as entregas, a empresa organiza uma rotina para envio dos produtos com data, hora e local adequado. Isso também pode ser feito com o auxílio de programas, permitindo que os fornecedores acessem e entreguem conforme o estipulado.
4 - Elaborar um planejamento
O planejamento norteia a maneira como cada etapa deve ser executada, além de evitar erros e perda de tempo na finalização de processos.
É importante que o planejamento de recebimento de mercadorias seja bem detalhado, para que a atuação dos colaboradores atinja bons níveis.
Afinal, isso aumenta a produtividade e a eficiência no recebimento, além de tornar todo o processo muito mais seguro.
5 - Capacitar a equipe
Tanto para uma gráfica que faça calendário com espaço para escrever, quanto para qualquer outra empresa, ter uma equipe capacitada aumenta a produtividade de todos os processos.
É uma maneira de tornar os colaboradores mais estratégicos na resolução de problemas e nas tarefas que precisam executar diariamente.
6 - Adaptar os setores
Toda empresa possui diferentes setores que executam tarefas distintas e, mesmo assim, eles precisam trabalhar de maneira harmoniosa, sem sinergia.
Por exemplo, o setor de logística de uma distribuidora de pasta com bolsa interna precisa se comunicar com os outros setores, principalmente os de compras, transporte e vendas.
Isso agiliza o processo de recebimento, tornando-o coerente o que facilita para manter o estoque sempre bem organizado e ajustado às necessidades da organização.
Resultados esperados e considerações finais
Ao longo de todas as ações que podem otimizar o processo de recebimento de mercadorias, você notou um grande envolvimento com a tecnologia.
Dentre os resultados esperados de sua aplicação, juntamente às estratégias que mencionamos, podemos esperar uma simplificação do cotidiano da organização.
Não se trata de sofisticar os processos, mas sim de torná-los mais simples e práticos, o que também traz mais agilidade, produtividade e qualidade para a empresa.
Esses resultados são fundamentais para que qualquer organização possa oferecer o melhor produto ou serviço, o que, como dissemos no início deste texto, vai garantir a satisfação do cliente final.
Trabalhar com o recebimento de mercadoria é uma grande responsabilidade, mas uma tarefa que não pode ser deixada de lado. É ela que vai garantir que a empresa tenha acesso a tudo que precisa para se manter ativa no mercado.
Esses produtos, tanto para produção ou venda, devem suprir as necessidades da organização, daí a importância de garantir o recebimento das mercadorias e se certificar de que todo o necessário foi entregue.
Assim, as próximas etapas desenvolvidas podem ser trabalhadas com tranquilidade, trazendo mais qualidade e agilidade para as organizações.
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