Uma das perguntas mais frequentes que recebo lá no meu perfil no Instagram (@lidecomkarolina) é “Karol, como ser mais produtiva”? E eu adoraria ter uma dica direta para ajudar todo mundo da mesma forma, mas a verdade é que a produtividade não é uma ciência exata.
Depende de muita coisa, inclusive do estilo de vida que cada um leva. Se você come mal, dorme mal e é sedentária, você não será produtiva. Essa é a parte subjetiva da produtividade e, muitas vezes, ela tem um peso maior do que imaginamos.
Produtividade não é fazer coisas demais. É dizer não para algumas coisas e fazer com intenção e foco aquilo para o que dizemos sim.
Ainda assim, existe a produtividade objetiva, e para ela é possível compartilhar algumas orientações e técnicas que podem ajudar na melhora do planejamento e organização dos processos, passos que antecedem a produtividade em si.
Por isso, com esse texto quero te apresentar três práticas simples que eu uso há muitos anos e que podem ajudar a otimizar sua produtividade, seja você empreendedora, gestora ou colaboradora de uma empresa. É claro que todos esses ajustes vão demandar dedicação, tempo e persistência. Mas depois de implementados, e reajustados de acordo com cada realidade, fica muito mais fácil manter o processo funcionando com menor esforço.
1- Entenda seu volume de trabalho, de onde chegam as demandas e quais são os tipos de atividades dentro da sua rotina
O primeiro passo, como sempre digo nas minhas consultorias, é refletir e observar. Para entender o seu volume de trabalho, pegue um papel (sim, precisa ser no papel porque seu cérebro não vai ficar guardando essas informações), coloque os dias da semana e avalie quais são os dias mais corridos, quais são as atividades com horários ou dias definidos, quais são os dias mais “tranquilos” nos quais você pode trabalhar mais focada, quais são os tipos de atividades que você desempenha, quais são os dias que você precisa se dedicar à reuniões ou sair do escritório etc.
Depois de fazer esse mapeamento, tente encontrar maneiras de combinar atividades que exigem um nível parecido de concentração ou agrupar demandas em dias específicos. Por exemplo, ficar alternando entre um relatório e responder e-mails vai mudar seu nível de concentração e tornar as duas tarefas muito mais difíceis de serem finalizadas (ou serão feitas com menos qualidade). Por isso, defina categorias de tarefas e não fique fazendo várias coisas ao mesmo tempo. Isso vai te ajudar a melhorar a qualidade do foco e terminar logo o que começou.
2- Deixe de lado a comunicação “amadora” e aprenda a se comunicar de maneira clara em qualquer situação para otimizar tempo
Se comunicar de maneira “capenga” é uma das maiores vilãs de tempo e produtividade. Alguém entra em contato pedindo alguma tarefa ou informação sobre seu serviço ou produto (caso você seja uma empreendedora) e durante o resto do dia você fica envolvido respondendo e enviando perguntas para conseguir, lá no fim do dia, finalizar uma tarefa ou um atendimento. Essa cena acontece com você?
Quando você não tem uma comunicação clara, você perde tempo e desperdiça o tempo dos outros. Com uma comunicação clara, você consegue otimizar seus pedidos ou suas respostas. Por exemplo: precisa de alguma contribuição ou informação de um colega? Diga para ele o que precisa, qual é o objetivo, como precisa ser feito, qual o prazo e quais as informações cruciais para o projeto e antecipe possíveis dúvidas. Tudo de uma vez, em um só e-mail ou mensagem de WhatsApp mesmo. Quando ele for te responder terá todas as informações que precisa e, caso tenha alguma dúvida, será mais simples de resolver. Claro, jamais se esqueça de ser educada e gentil no pedido.
3- Faça sua gestão de tempo sabendo o seu volume de trabalho (passo 1), quais são os prazos (passo 2) e só então defina o melhor momento para fazer isso
Seguindo as duas primeiras dicas, gerir o seu tempo vai ficar mais fácil e você vai conseguir também descobrir qual o melhor momento para lidar com cada tipo de atividade dentro da sua semana. Exemplo: se a partir de quarta-feira você tem muitas reuniões ou tarefas mais demoradas, é preciso se organizar para finalizar o que depende só de você na segunda e na terça. Inclusive, se essas reuniões exigem preparo e informações que estão com outras pessoas, o ideal é já ter dados e argumentos organizados desde a semana anterior para apenas revisá-los no início da semana.
.jpg)
0 Comentários