A gestão administrativa de uma empresa é uma tarefa que demanda algum nível de conhecimento em diversas áreas.
A produção técnica do item que será vendido, o trabalho de marketing, os extratos e indicadores financeiros, importantes para gestão.
A gestão administrativa é uma área da administração de empresas que é responsável pelo acompanhamento e controle dos recursos utilizados por uma organização.
Por tocar em todos os setores de uma empresa, o gestor é um profissional que acumula conhecimento.
É por meio da gestão administrativa que é definido o orçamento de cada departamento, incluindo o investimento em suas operações, os custos com mão de obra e equipamentos, como persiana para escritório, além dos processos internos em todos os setores.
Portanto, sua função é essencial para a atividade corporativa, sem a qual o volume de desperdício e a falta de orientação para lideranças comprometeria os resultados do negócio. Por sua importância, é executada pelos cargos de diretoria da instituição.
O esqueleto da gestão administrativa
A gestão administrativa é responsável pelo controle de recursos tangíveis e intangíveis, sendo o orçamento um exemplo da primeira categoria e a cultura organizacional um exemplo da segunda categoria. Estudos direcionados para a área são datados de 1990.
A formação desta posição estratégica é derivada das teorias da administração voltadas para a gestão do trabalho, de finanças, de mercado e de pessoas, unificando todos esses aspectos em um único profissional, um coringa para um serviço de limpeza de estofados.
O surgimento da gestão administrativa foi impulsionado pelos problemas apresentados pela diretoria em consultorias empresariais de todo o mundo.
Os documentos contábeis não eram suficientes para atestar a saúde de uma organização, requerendo outras métricas.
A elaboração destes novos indicadores, um movimento na direção da abrangência a todos os fatores que compõem uma empresa, buscou solucionar as questões enfrentadas pelos administradores. Surge assim as métricas atuais de desempenho.
A perspectiva da gestão administrativa observa consumidores, processos internos, capacidade de aprendizado e crescimento de uma empresa, um paradigma distinto da definição de desempenho com base na saúde financeira presente do empreendimento.
A posse do cargo de gestor, especialmente em negócios de pequeno e médio porte, é, na maioria dos casos, do proprietário da empresa, sendo sua a responsabilidade de definir todo o esqueleto do empreendimento em todas as suas fases.
Entrada do negócio: antecipação de oportunidades
A fase inicial de uma empresa é marcada pela estratégia de entrada do negócio, estabelecida através do planejamento de operações e análise do mercado.
Além de criar a infraestrutura necessária de produção, o gestor deve considerar fatores, como:
- Capital inicial com reserva para o primeiro semestre;
- Enfrentamento da concorrência e criação de diferenciais;
- Características técnicas do produto ou serviço;
- Capital de giro e fluxo de caixa previsto;
- Apresentação do negócio ao consumidor.
Assim, a entrada do negócio é o processo pelo qual a idealização da missão e valores da nova empresa é inserida em um plano de ações concreto, onde o objetivo é o crescimento rápido da organização e o estabelecimento desta no seu primeiro ano.
Para garantir uma boa entrada em um mercado competitivo, repleto de outros agentes, é necessário que o gestor observe o setor em que deseja operar com atenção.
Visto que a capacidade de antecipação de oportunidades afeta o potencial de lucro da empresa.
Crescimento do negócio: seleção de prioridades
A etapa de crescimento corresponde ao estágio em que a empresa já está inserida em seu mercado e já funciona, onde o gestor deve observar o desenvolvimento de seus processos de modo a ajustar prioridades.
Um aspecto da gestão administrativa é o poder de selecionar onde despender recursos e quais problemas devem ser solucionados primeiro.
Por ser uma fase de orçamento estrangulado, a alocação correta de investimento protege o negócio de crises.
Desde a estruturação de um espaço de trabalho, através da compra de móveis para escritório, até o investimento em determinadas técnicas de marketing, as prioridades mais comuns da fase de expansão do negócio, são:
- Desenvolvimento do produto principal do catálogo;
- Criação de uma política de preços competitiva;
- Contratação de colaboradores para áreas essenciais;
- Cobrimento de dívidas e empréstimos.
A seletividade da gestão administrativa sempre leva em consideração as singularidades do empreendimento.
Uma empresa que apresenta maior intervalo de lucro exige um controle mais rigoroso no capital de giro, em comparação a uma loja com forte fluxo de caixa.
No caso de grandes produtoras, como um fabricante de bateria de carro 60, a gestão administrativa deve acertar as obrigações legais, referentes aos processos administrativos, como uma prioridade para seu negócio.
Maturidade do negócio: flexibilidade para inovar
A fase de consolidação do negócio traz consigo o perigo da estagnação, um fenômeno causado pela má gestão do planejamento e o abandono de uma metodologia de pesquisa para analisar o posicionamento da empresa em seu mercado.
Uma abordagem voltada a dados é uma das estratégias da gestão administrativa para evitar a estagnação e consequente perda de competitividade.
Por meio da instalação de métricas de monitoramento interno e externo, detecta-se rapidamente mudanças estruturais.
Uma das ferramentas do planejamento estratégico é a matriz SWOT, um modelo de infográfico que divide o diagnóstico do negócio em quatro quadrantes, como um plano cartesiano. O lado direito e esquerdo corresponde ao ambiente externo e interno.
Nesta perspectiva, as características de um serviço de instalação de papel de parede para quarto de casal 3D, são divididas em forças (strengths), fraquezas (weaknesses), oportunidades (opportunities) e ameaças (threats), o acrônimo SWOT.
Além deste, outras métricas utilizadas para o diagnóstico de posicionamento da empresa, são:
- Market share: comparativo entre concorrentes;
- Índice de proveito por hora trabalhada;
- Net Promoter Score: taxa de recomendação da marca;
- Retorno sobre o que foi investido (ROI);
- Retenção de talentos na força de trabalho.
A gestão administrativa voltada à constante análise de desempenho, ganha flexibilidade para adaptar-se às diferentes situações do mercado, implementando as transformações necessárias para o avanço do negócio após sua consolidação.
Reinvenção do negócio: sustentabilidade da organização
O processo de reinvenção do negócio não passa apenas pela capacidade inovadora, mas é amplamente influenciada pelo trabalho de manutenção de uma estrutura organizacional saudável.
Os ambientes com finalidades organizacionais são integrados de:
- Cultura organizacional: interação e valores estimulados pelas lideranças;
- Delegação de tarefas, disposição de cargos e departamentos;
- Estilo de liderança empregada;
- Metodologia para recrutamento e seleção;
- Modelo de produção.
Cada um destes aspectos são definidos sob a responsabilidade do gestor administrativo, o responsável direto pela implementação da estrutura organizacional de uma empresa.
A gestão administrativa também fica a cargo do monitoramento destes fatores.
A sustentabilidade dos ambientes organizacionais é um critério que abrange a escolha de adesivos personalizados para motos da empresa, uniformes para colaboradores ou a inserção de uma nova ferramenta na rotina diária, como um banco de dados integrado.
Gestão aplicada ao processo administrativo
A gestão de empresas precisa dialogar com os diversos setores da sociedade na qual está inserida, incluindo órgãos públicos e a legislação regional.
Para além das questões tributárias e de alvará, a gestão está intimamente ligada ao processo administrativo.
O processo administrativo é norteado por princípios da Administração Pública, com os quais é possível firmar parcerias público-privadas, salvaguardar direitos de proprietários e sócios, além de estabelecer diretrizes para a atuação corporativa.
Da legalidade
Este princípio se refere à obrigatoriedade dos entes administrativos em observar e cumprir a lei em sua totalidade.
Para a Administração Pública, demonstra o cuidado na criação de atos administrativos que limitem direitos subjetivos, garantindo a isonomia.
O tratamento isonômico é um pilar fundamental para a aplicação de normas justas nas relações intra e inter-corporativas, presentes desde os processos de contratação até as boas práticas de concorrência. Assim, regulamenta-se a gestão administrativa.
Da oficialidade
Todas as queixas e notificações em esfera pública e judicial devem ser efetuadas pelas partes envolvidas no ato, compondo o processo administrativo dos entes interessados e autoridade responsável pela mediação.
A oficialidade garante que proprietários, sócios, colaboradores e parceiros assumam as responsabilidades que lhes cabem na resolução de qualquer litígio, seja em concessões da Administração Pública ou oferta de serviço de lavagem tapete a seco.
Da publicidade
O princípio da publicidade estabelece o direito de acesso livre às informações do processo administrativo, por todas as partes envolvidas. Seja este um processo de litígio, concessões, parcerias ou autorizações.
Tal princípio permite a leitura de relatórios, diagnósticos, avaliações de órgãos públicos e qualquer outro documento da Administração Pública ou de particulares envolvidos em um processo administrativo, como um chaveiro 24hrs, outrora dados considerados sigilosos.
Dos processos de controle
Autoriza a fiscalização de órgãos públicos a entidades privadas e estabelece normas para o acesso e julgamento da informação, exercidos por Tribunais de Contas e outras figuras autorizadas por lei, com o objetivo de rastrear irregularidades.
O princípio de processos de controle também indica os cargos e profissionais autorizados a realizar este tipo de fiscalização.
Além de aplicar sanções jurídicas e administrativas para as organizações públicas e privadas envolvidas em atos dolosos.
Conclusão
Resumindo, a gestão administrativa é um ramo de atuação importante para a saúde das corporações, um segmento que reúne conhecimento de diversas áreas e auxilia proprietários e sócios na disposição de suas funções de liderança.
Conhecer os princípios da gestão administrativa aplicados aos distintos contextos e entidades, configura-se como um modo de aplicar, em seu ambiente organizacional, as melhores práticas de gestão possíveis.
Esse texto foi originalmente desenvolvido pela equipe do blog Guia de Investimento, onde você pode encontrar centenas de conteúdos informativos sobre diversos segmentos.
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