Gestão de estoque: afinal, como fazer?

A gestão de estoque sempre foi um assunto bastante importante e que as empresas tiveram de lidar. 

Porém, com a chegada da internet e avanço da tecnologia muita coisa mudou e é normal que muitos empreendedores se sintam perdidos nesse meio.

O texto de hoje abordará os conceitos que abrangem uma boa gestão de estoque, explicando os motivos do porquê investir e realizar uma boa gestão, além de importantes orientações de como fazer uma.

Mesmo o notebook novo que você possa estar utilizando no momento para ler este texto passa por um longo processo de produção, vendas e armazenagem, podendo ter, em algum momento, ficado em estoque caso não tenha ido direto às prateleiras.

Uma boa gestão de estoque deve estar situada de todo esse processo e sempre buscar fazer o melhor no momento de controle e armazenagem de cargas e diversos produtos que são comercializados por uma empresa ao longo do tempo.

Mesmo que, antes, tal conceito fosse calculado diariamente por meio de relatórios manuais e entregues ao líder do departamento, era difícil de entender o que acontecia e ser efetivo na hora de tirar aquele grande número de ponto eletrônico digital do estoque.

Nos dias de hoje, mesmo com a tarefa sendo realizada por softwares e computadores, ainda existem dificuldades para diversas empresas, principalmente, quando o ramo e produto comercializado não são tão comuns.

A falta de uma gestão assertiva de estoque pode causar desastres, e inclusive, desprestigiar o nome do seu negócio, portanto, é bom ficar sempre atento ao que pode ser feito para deixá-la cada vez melhor.

Portanto, sem mais delongas, vamos ao próximo tópico para que você entenda o impacto que isso pode causar no seu negócio.

O conceito de gestão de estoque

Primeiramente é necessário que entenda o que é uma gestão de estoque, para que assim, consiga ter um maior controle sobre o carimbo para empresa que você comercializa.

A gestão de estoque é uma estratégia utilizada para gerenciar, administrar e organizar todos os recursos disponíveis de uma empresa, podendo ser matérias-primas, produtos prontos, inacabados ou até mesmo peças de reposição.

Ter produtos em estoque significa que seus clientes estão comprando e consumindo o seu trabalho e tal ação pode facilitar para que sua empresa seja bem mais efetiva em atendê-los e oferecer uma melhor experiência ao mesmo.

Porém, para que isso aconteça, é necessário saber se o kit lanche corporativo, por exemplo, precisa ser fabricado ou se ainda tem em estoque para oferecer ao cliente.

Portanto, para que uma gestão de estoque ser o mais eficiente possível, alguns elementos devem ser seguidos e bem utilizados, que são:

• Equilíbrio entre quantidade de itens no estoque;
• Integração das áreas da empresa;
• Setor dedicado às demandas de estoque;
• Organização.

Lembrando que podem ser citados alguns outros exemplos, porém, a sua grande maioria está inserido dentro desses elementos que acabaram de ser citados.

Muitos ainda se perguntam o porquê uma gestão de estoque precisa ser feita, e para essas pessoas, algumas informações adicionais referentes ao assunto sempre são bem-vindas.

Em primeiro lugar, a gestão de estoque permite que você nunca crie atrito ou ofereça ao seu cliente algo que você não tem. 

Vamos supor que o mesmo entre em contato com o seu negócio para adquirir uma máquina de café automática.

Caso você responda que sim, e posteriormente, perceba que passou a informação errada, diversos problemas relacionados ao dinheiro dado, prestígio da empresa e confiança do cliente podem ser gerados.

Isso tudo pelo simples fato de não poder entregar o produto que foi prometido ao mesmo.

Outro ponto bastante interessante é a facilidade em manter a empresa em constante produção.

Afinal, como a gestão bem realizada permite que sempre exista matéria-prima suficiente, então a organização sempre estará produzindo o material para criar o produto.

Portanto, seja realizado de uma sala privativa ou dentro de algum setor da empresa, a boa gestão de estoque permite evitar desperdícios.

Sabendo exatamente quantos produtos precisam ser criados e evitando jogar fora ou amontoar aquela matéria prima que não precisava ser comprada nesse momento.

Em outras palavras, diversos setores da empresa são imensamente afetados apenas pelo fato de haver uma maior organização e administração do estoque, criando uma maior integração entre todas as áreas da sua organização.

Uma ótima gestão de estoque: como fazer?

Independentemente se o seu foco é utilizar as dicas e orientações que iremos disponibilizar para sua empresa de vistoria veicular ou empresa de tecnologia, existem alguns passos necessários para que a gestão de estoque seja melhor aplicada.

Sendo assim, confira nos tópicos a seguir como realizar esse feito, além de possibilidade que talvez ainda não tenha analisado.

01 - Tenha registro de tudo

O maior erro de qualquer gestão de estoque falha ou que não é tão boa é não registrar absolutamente tudo que entra ou sai de estoque, criando brechas e sendo um “pecado” cometido pela sua empresa.

A partir do momento que algo não é registrado em seu estoque, significa que o controle não está sendo efetivo, portanto, aquela peça, produto ou matéria-prima não existe. 

Tal prática pode afetar inclusive outros setores da empresa.

Imagine caso o departamento de compras informe que realizou a compra do material e ele não está registrado no estoque o tamanho da confusão que pode ser criada.

Sem mencionar que, ao saber o que é registrado, você também consegue saber se é necessária a reposição do produto.

Em outras palavras, registre tudo que entra e sai do estoque, mesmo que sejam os materiais para criação de um banner personalizado. 

Lembre-se que controle é informação, e informação é uma ferramenta essencial para o bom desenvolvimento do negócio.

02 - Utilize a tecnologia a seu favor

O mundo dos dias atuais está repleto de inovações e possibilidades que a tecnologia em junção com a internet nos proporciona, e não utilizar tal potencial para melhorar a sua gestão de estoque é um completo desperdício e um tremendo erro.

Existem diversos softwares que são excelentes em te ajudar a manter a gestão, além de oferecer ferramentas únicas que facilitam o seu trabalho.

Normalmente, acompanham o suporte mensal de uma empresa terceirizada que pode te ajudar com o trabalho.

Um bom exemplo são os relatórios sobre todas as movimentações que aconteceram no dia, te ajudando a ter uma maior compreensão sobre como que a organização está sendo realizada. 

Existem muitas opções no mercado e você pode começar dando foco em algum serviço ou funcionalidade que procura em específico para o seu produto.

Facilitando assim, tanto a busca quanto a ajudar os vendedores a te explicarem os benefícios que podem ser adquiridos com a contratação do serviço.

03 - Crie integração entre os setores e o estoque

Esse é um dos passos mais importantes para você que deseja ter uma gestão de estoque mais eficiente e ter um controle de todas as informações referentes aos seus produtos dentro de sua empresa.

O setor de vendas, por exemplo, está completamente relacionado ao estoque de sua empresa.

Afinal, ele irá informar ao cliente se o que ele busca está pronto, se precisa ser fabricado, e dependendo da resposta, ela pode influenciar inclusive no prazo de entrega ao consumidor final.

Até a informação chegar aos responsáveis do estoque para que eles verifiquem, respondam e o departamento de vendas entenda o que aconteceu, é provável que o cliente já tenha desistido ou encontrado o produto que procura em outro lugar, perdendo assim uma venda.

A partir do momento em que se é utilizado um sistema integrado, os setores podem verificar se tal produto, material ou recurso está disponível em estoque e facilitará na hora de tomar uma decisão.

04 - O estoque deve se manter organizado 

Falando agora no sentido físico do termo, o estoque é um local onde os produtos, recursos e materiais são guardados.

Portanto, é necessário que ele tenha fácil acesso de locomoção tanto pelas pessoas que nele trabalham quanto para o possível maquinário que tenha de remover algo de lá.

Procure organizar de modo que as categorias parecidas fiquem do lado umas das outras, facilitando inclusive na verificação visual, te ajudando a saber se algo está ou não acabando e se já é ou não necessário solicitar mais.

Lembrando que tal tarefa é realizada por mais de um funcionário, mas apenas o fato de existir a possibilidade, já ajuda e muito a manter tudo em seu devido lugar.

Considerações finais

O texto de hoje abordou o que é gestão de estoque, qual o conceito que está por trás do termo, a importância e o impacto que uma boa e uma má gestão causam no negócio, e como realizar a sua própria gestão em alguns passos.

Lembrando que tudo dependerá de como a sua empresa trabalha, quais seus objetivos e sua visão.

Entretanto, adapte as informações que tem mais relação com a realidade do seu trabalho e procure explorar seus pontos fortes.

Resta agora decidir como fará tal gestão, buscando trazer sempre qualidade e comprometimento à tarefa. 

Dessa forma, sua empresa sempre terá controle dessas informações que são tão importantes para a organização.

Esse texto foi originalmente desenvolvido pela equipe do blog Guia de Investimento, onde você pode encontrar centenas de conteúdos informativos sobre diversos segmentos.