Nenhum empresário pode ignorar como é importante ter controle sobre a rotina da própria empresa. Para isso, se tem algo fundamental é o gerenciamento de processos, que racionaliza todos os esforços envolvidos em uma.
Em uma época tão competitiva quanto a nossa, em que diariamente surgem novas empresas, prestando os mesmos serviços ou vendendo produtos idênticos, é urgente que os empresários saibam se destacar e trazer diferenciais.
As maneiras clássicas de fazer isso são bem conhecidas, e podem ir desde recorrer a preços e prazos tentadores, até qualquer outro tipo de acao de marketing promocional.
Isso também funciona, mas o verdadeiro segredo está nos bastidores.
Afinal, até para conseguir prazos e preços competitivos a empresa vai precisar ter um controle muito grande sobre os processos da sua operação.
Até porque, não adianta prometer algo que depois não será cumprido por falta de controle e de organização.
Daí a necessidade de ter uma visão racionalizada dos processos, procedimentos e esforços que precisam ser sistematizados. Tanto que hoje as maiores empresas do mundo contam com líderes que tenham essa “visão holística”.
Ao falar de paisagismo corporativo, por exemplo, é possível ter uma visão reducionista, como se esse fosse apenas mais um serviço prestado a empresas.
Ou vê-lo como algo amplo e disruptivo, ligado à demanda por um estilo de vida mais sustentável.
No segundo caso, o que o paisagismo faz é promover mais harmonia e até saúde às empresas que recorrem à integração de áreas verdes em seu espaço corporativo.
Este é um exemplo característico, mas a visão holística cabe em qualquer nicho de mercado, e tem tudo a ver com a capacidade de melhorar o gerenciamento de processos.
Por isso decidimos escrever este artigo, trazendo aqui os conceitos mais importantes sobre o assunto, bem como conselhos que qualquer gestor ou empresário pode começar a colocar em prática hoje mesmo, melhorando aos poucos a situação.
O mais bacana é que essas estratégias de gerenciamento evoluíram tanto nos últimos anos que hoje elas podem ser aplicadas a qualquer segmento, seja para vender produtos ou prestar serviços como aluguel de projetor de imagens.
Portanto, se você quer entender de uma vez por todas como o controle racional e sistemático dos processos pode melhorar a realidade de uma empresa, basta seguir adiante.
Gestão de processos: o que é?
Quando falamos em gestão ou gerenciamento de processos estamos falando sobre a cultura organizacional de uma empresa, algo que independe da solução prestada.
Geralmente essa cultura se expressa nos famosos pilares de Missão, Visão e Valores, que são princípios que depois vão se desdobrar em toda uma cadeia de valores.
O grande tesouro dessa ótica é que a marca não gera valor apenas quando está em relação com o público-alvo e com o cliente, mas justamente nos “bastidores”.
Sendo assim, em todas as operações e processos que precisam ocorrer para que uma solução qualquer, como uma locacao de stand para eventos, chegue até o cliente, simplesmente replicando o valor iniciado no começo dessa cadeia operacional.
Essa visão peculiar de gestão de processo é justamente o que permite atingir uma administração estratégica, que faz com que todos os níveis da empresa se solidifiquem sob uma cultura organizacional harmoniosa.
Também é isso que permite a uma marca atingir a tão almejada excelência, garantindo que a experiência do cliente seja a mesma desde a recepção até o contato com a diretoria da empresa.
Passo a passo e benefícios de um gerenciamento
Adiante aprofundaremos o passo a passo das dicas mais práticas de como garantir um gerenciamento de processos tão assertivo e promissor.
1. Tenha um mapa de toda a organização
Não é possível falar sobre excelência e alta performance sem mencionar a necessidade de mapear toda a operação da sua empresa, de ponta a ponta.
Um modo prático de fazer isso é identificando os vários setores implicados no seu modelo de negócio, como os famosos pilares de Operação, Financeiro, Comercial e RH.
Se a empresa é maior, pode ser que existam subdivisões como Administração, Diretoria e afins. Já o tipo de modelo de negócio tende a alterar as divisões da operação.
Por exemplo, uma fábrica de cadeira para escritorio com encosto vai ter estoque, almoxarifado, logística, produção e afins. Já um telemarketing pode ter uma operação muito mais enxuta.
O que o seu mapa deve esclarecer é justamente quais são os setores implicados e de quais subdivisões eles dependem para fazer a máquina girar.
2. A natureza de cada processo
Depois de mapear todos os processos envolvidos, você já vai perceber um poder muito maior de conceituá-los e ganhar uma visão mais abrangente.
Portanto, é hora de definir a natureza de cada um deles, compreendendo melhor qual é a sequência lógica que determina a razão de ser desse processo específico.
Para isso, as perguntas que você pode levantar diante de cada operação são:
- Qual a definição do processo?
- Quais seus objetivos imediatos e remotos?
- Quem ou quantas pessoas participam dele?
- Ele tem fronteiras com outros processos?
- Quem é o maior responsável por ele?
- Qual é seu círculo de riscos e implicações?
- Qual é o seu custo total previsto?
Enfim, imagine uma empresa de entrega de documento, ela pode ter um RH e uma contabilidade funcionando, mas certamente a operação mais exigente é a das próprias entregas.
Sendo assim, você precisa definir a natureza dela, indo desde uma definição da atividade e da sua missão de médio e longo prazo.
Até pontos mais imediatos como o orçamento que esse processo exige mensalmente e os funcionários envolvidos.
3. SMART: racionalizando as metas
Depois de mapear e definir a natureza ou missão de cada processo que precisa ser gerenciado, é hora de ver a máquina girando, o que acontece melhor quando se tem metas claras.
Um modo diferenciado de fazer o gerenciamento com base nisso é estabelecendo o famoso padrão SMART (Specific, Measurable, Attainable, Relevant, Time-bound).
Portanto, os pilares das metas devem ser Específicos, Mensuráveis, Atingíveis, Relevantes e precisam ter um Tempo limite.
Se o negócio trabalha com rede de protecao de janela e quer duplicar a produção ou a carteira de clientes, não basta simplesmente almejar essa meta, ou colocá-la sem critérios como um fardo que o comercial e o marketing deverão carregar.
É preciso desenhar toda a meta respondendo a cada pilar do padrão SMART, só assim você terá a certeza de que o horizonte foi racionalizado, tornando o processo gerenciável.
4. O papel da integração de áreas
Um segredo bacana que poucas empresas levam em conta é a importância de unificar alguns setores que geralmente caminham separados.
Um exemplo clássico é o marketing e o comercial. Por exemplo, em um negócio de brunch corporativo, um time é o que capta leads e os qualifica, porém, outro é quem assume o processo da etapa de prospecção para frente.
Lembrando que essa divisão de trabalho importa e traz eficiência, mas em termos de gerenciamento de processo é preciso unificar a liderança.
Pois isso, mostrará um panorama maior e mais coerente, aumentando a assertividade de cada setor.
5. Entenda o papel das métricas
Outra faceta fundamental para o gerenciamento de processos que possam ser considerados sob controle é o das métricas, pois sem a análise de dados isso é impossível.
É mensurando e monitorando os resultados que a empresa consegue verificar conjunturas, projetar cenários e lidar com imprevistos ou mudar o curso de alguma tática.
Para isso, uma dica de ouro é implementar os KPI conforme cada setor. Eles são os Key Performance Indicators, ou seja, os Indicadores-chave de Performance.
Cada um tem uma fórmula que precisa ser alimentada com os devidos números, a partir do que eles passam a funcionar mais ou menos como um sistema automatizado.
6. Estar a par da tecnologia
Por fim, falando em sistema automatizado, é preciso saber usar a tecnologia a nosso favor, o que também retoma um pouco a questão da integração de setores.
Lembrando que os benefícios vão muito além da integração, por trazer a automatização, que nada mais é do que a transformação de um processo que era feito manualmente em etapas controladas pela inteligência do programa de computador.
No caso dos processos de marketing e comercial, por exemplo, temos os famosos CRM, que fazem a Gestão de Relacionamento com o Cliente (Customer Relationship Management), tornando muito mais fácil o controle do banco de leads.
Outro exemplo são os próprios ERP (Enterprise Resource Planning), que são Sistemas de Gestão Empresarial, que fazem a integração automatizada de todos os setores, aumentando ainda mais a assertividade do gerenciamento de processos.
Considerações finais
As verdadeiras estratégias de gerenciamento de processos trazem várias vantagens, algumas das quais já ficaram claras acima.
Outras aparecem no decorrer da implementação e das melhorias, como o aumento na produtividade, a contenção de erros e desperdícios, a otimização ou redução de gastos e custos, sem falar na qualidade do produto ou serviço.
A visão holística que mencionamos lá no começo garante uma cultura organizacional muito mais forte para qualquer empresa, tornando o negócio mais sólido e sustentável.
Com as dicas que trouxemos aqui, vai ficar ainda mais fácil compreender isso, bem como as etapas que precisam ser seguidas para atingir os resultados desejados.
Esse texto foi originalmente desenvolvido pela equipe do blog Guia de Investimento, onde você pode encontrar centenas de conteúdos informativos sobre diversos segmentos.
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