Todo mundo aguarda ansiosamente aquele momento do mês onde recebe-se o salário para conseguir quitar as contas e comprar algo que gostaria. Mas, você sabe como é calculada e fechada a sua folha de pagamento?
O período de fechamento da folha de pagamento é bastante turbulento e deve ser feito com o maior cuidado possível, afinal, se está lidando com o dinheiro que os colaboradores receberão para viver e resolver suas pendências.
O que muitos não sabem é da enorme quantidade de ações que precisam ser realizadas e conferidas para a emissão deste documento, tendo de lidar com diversos processos burocráticos, seja feita em uma logística ou na administração de restaurante corporativo.
Quanto mais otimizado os processos de fechamento da folha de pagamento são, mais rápido ele ocorre e menos erros podem acontecer. Afinal, os erros podem gerar atritos desnecessários, então, tente evitar o máximo possível.
Logicamente que, quanto maior for o seu negócio, maior será o processo, mais demorado será, visto que são muitas pessoas para computar as horas trabalhadas, faltas, descontos, benefícios, horas extras, entre outros valores que devem ser pagos ou descontados.
Vamos entender agora a importância de um processo bem realizado na folha de pagamento e o quanto isso impacta a sua empresa, desde os gastos com as novas cancelas para condominios até a divisão de lucros anual e o décimo terceiro. Confira!
O que você precisa saber sobre a folha de pagamento
De forma resumida, a folha de pagamento é um documento no qual se encontra a lista de remunerações que a empresa paga para os seus colaboradores, conhecida também como holerite. Ela converte todas as informações e serviços do funcionário em dados contábeis.
Embora pareça um bicho de sete cabeças, calcular a folha de pagamento é algo que pode ser bastante simples se feito da maneira correta, por isso, existe um departamento responsável que cuida disso, que é o Recursos Humanos (RH).
Para tal, é necessário um sistema de gestão para manter toda a documentação dos colaboradores em dia, até porque, no Brasil, a emissão da folha de pagamento por uma empresa registrada é obrigatória.
Logicamente que existem companhias não registradas em funcionamento, porém, essas não são asseguradas pelas instituições governamentais, perdendo os direitos trabalhistas, mesmo uma empresa prestadora de serviços de alinhamento e balanceamento de rodas.
A folha de pagamento serve como uma espécie de histórico de tudo que o trabalhador fez pela empresa no decorrer de trinta dias, sendo descontados por possíveis deslizes de contrato e beneficiado por trabalhar mais do que o contratual.
É importante que ela esteja sempre em dia e que a conduta do colaborador seja a melhor possível, pois este histórico pode ajudar na hora de financiar uma casa ou carro, afetando também a sua aposentadoria.
Portanto, fica-se entendido a importância e impacto de uma folha de pagamento na vida de uma pessoa, independentemente se trabalhou de segunda-feira a sábado em uma empresa telemarketing ou por meio período em uma empresa de fabricacao de peca agricolas.
Como o cálculo da folha de pagamento é feito?
Chegou o momento de entender um pouco melhor quais os critérios e cuidados no momento de fechamento da folha, desde os dias trabalhados, até horas e benefícios que devem ser incluídos no mês atual de trabalho.
Antes de começarmos de fato a falar sobre o processo, é interessante apresentar o interesse em comum das pessoas: o dinheiro. Segue abaixo o que é incluído na folha, desde salário e benefícios como descontos.
- Salário e horas extras;
- Bonificações;
- Descontos por faltas e atraso;
- INSS e IRRF;
- Contribuição Sindical (opcional).
Também pode ser adicionado o desconto do vale-transporte, porém, é uma variável visto que nem todos vão de transporte público para o trabalho, além de nem todas as empresas oferecerem ajuda de custo com combustível.
A seguir, acompanhe as curiosidades e passos necessários para o fechamento da folha, fazendo com que você consiga se planejar melhor para comprar a sua amassadeira espiral cozinhas industriais ou agendar com antecedência o pagamento das contas.
1 - Os colaboradores são divididos em categorias
Uma curiosidade que muitos não sabem é que os funcionários são divididos em categorias ou grupos, que é decidida através de uma Convenção Coletiva para que, dessa forma, não haja confusões na hora do fechamento.
Porém, nem todas as empresas seguem uma convenção padrão e muitas preferem dividir tais grupos da forma que acharem melhor, embora o nome descrito na folha como impostos e outros afins não mude.
Logo, se isso é feito em uma sala com persiana de madeira com fita ou por todo um departamento, varia de empresa para empresa, mas os padrões de classificação governamentais são sempre os mesmos.
2 - É feita uma grande análise nos descontos
Esse passo é um dos que mais gera problemas para o departamento de Recursos Humanos, afinal, é necessário cuidado tanto por parte deles quanto uma boa sintonia por parte dos demais setores da companhia.
Em muitos locais, é comum que o gestor da área passe as informações da folha de ponto para o RH, fazendo assim com que parte do ajuste seja de responsabilidade da liderança. É comum encontrar erros registrados pela máquina, então, pode ser necessário esse ajuste.
Desse modo, é feita uma análise do valor de salário do indivíduo, descontos por atrasos e faltas, horas extras, saídas antecipadas, descanso remunerado, entre outros.
Ou seja, desde o gasto adicional com saco plástico da empresa até mesmo os 3 minutos de pausa adicional do almoço.
São abonadas faltas justificadas por atestados médicos e licenças, como maternidade, paternidade ou afastamento por doença. Nesse caso, a empresa paga o valor normal, como se fosse um dia comum de trabalho do colaborador.
Além de todos esses gastos, os benefícios como vale transporte e taxas governamentais entram também na folha. Alguns deles são percentuais do valor bruto do salário, como imposto de renda e aposentadoria.
3 - As empresas utilizam muitos softwares como auxílio
Seja para calcular o gasto de produção do porta adesivo em acrilico para loja ou qualquer outro produto, é um fato que a tecnologia tem beneficiado em muito os departamentos de Recursos Humanos espalhados em diversas empresas do mundo.
Ainda é bastante comum que utilizem o Excel, que nada mais é do que um programa focado na criação e manutenção de planilhas que podem ser usadas tanto para empresas, quanto para controle de gastos caseiros, assim como para juntar informações de programação.
Ele calcula diversos valores, multiplica, soma tabelas, relaciona uma planilha com a outra, cria gráficos e tabelas dinâmicas, entre muitas outras funções bastante úteis. No entanto, ele ainda assim não é o único.
Existem outros que possuem funções únicas e exclusivas para o gerenciamento de folhas de pagamento, mostrando quanto que se calcula a cada minuto de atraso, quantas vezes a pessoa já faltou, quanto tempo acumulado de atrasos, entre outros.
Nesses casos, é bom uma pesquisa para saber e entender qual melhor atende a necessidade da empresa. Muitos oferecem suporte e atendimento 24h, facilitando e muito a vida de empresas grandes que não podem ter o departamento parado de maneira alguma.
4 - O checklist é feito em muitas empresas
Embora pareça uma tarefa extremamente simples e que muitos considerem desnecessário, saiba que realizar um checklist da folha de pagamento sempre é essencial para que não haja erros durante o pagamento.
Normalmente, existe um gestor ou um responsável que cuida de cada uma das categorias da folha de ponto. Depois de gerada a folha de pagamento de um determinado setor, é enviado para o responsável para que ele verifique se tudo está em ordem.
Para tal, é necessário uma boa administração e controle do departamento, até mesmo porque o RH não cuida apenas dessa demanda, e sim, tudo que envolva os colaboradores de todo o negócio.
Considerações finais
Agora que você conseguiu entender um pouco melhor algumas formas de realizar o fechamento e curiosidades sobre a folha de pagamento, fica uma pergunta no ar: qual estratégia adotar?
Lembre-se de utilizar os softwares necessários para a otimização do serviço e maior exatidão na hora do fechamento. Novamente, isso evita atritos, uma vez que quando se manuseia o dinheiro alheio, as pessoas podem não ser tão receptivas.
Caso o departamento não esteja bem integrado e pouco organizado, faça uma sessão de brainstorming para apurar outras ideias e olhar o mesmo problema de outras perspectivas. Isso pode ajudar, e muito.
Fazendo uma boa gestão e definindo a melhor forma de realizar o fechamento da folha de pagamento. Por fim, quando todas as áreas interessadas trabalham juntas, a demanda sai mais rápido e com muito mais qualidade.
Esse texto foi originalmente desenvolvido pela equipe do blog Guia de Investimento, onde você pode encontrar centenas de conteúdos informativos sobre diversos segmentos.
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