O sistema TMS é uma ferramenta que possibilita um controle maior sobre o transporte de materiais dentro de uma logística, tendo controle também dos setores responsáveis por execuções pré e pós-entrega, auxiliando uma empresa no geral.
Estudos recentes apontam que a utilização do TMS em empresas já corresponde a 35% só no Brasil, um número que tem crescido cada vez mais por oferecer uma ideia de integração de serviços e tarefas essenciais.
Ao longo deste artigo, você irá entender mais sobre esse sistema de gerenciamento de transporte e vai ficar por dentro sobre como seus benefícios são essenciais para o crescimento simultâneo dentro de uma empresa, além de auxílio no custo benefício.
O que é TMS?
O Transportation Management System (TMS), ou em português “sistema de gerenciamento de transporte”, é um software utilizado dentro de empresas transportadoras de cargas para que o controle de todo o processo e a sua execução aconteçam com maior exatidão.
Por meio de sistemas integrados, é possível verificar cada parte do processo de transporte em tempo real, viabilizando a participação de cada equipe responsável, que pode auxiliar com a plataforma por meio de controle simultâneo de tarefas em salas para treinamento.
Em outras palavras, é por meio desse serviço que transportadoras conseguem automatizar e inserir tecnologia aos seus processos, não apenas modernizando os trabalhos, mas também ampliando a atuação e a produtividade.
Devemos lembrar que dentro de um processo em uma transportadora existem etapas importantes que dependem uma da outra para acontecer e, geralmente, incluem a participação imediata delas para que medidas sejam tomadas.
São setores como:
- Comercial;
- Financeiro;
- Estoque;
- Cargas;
- Transportes;
- Fiscalização.
A partir do momento que cada setor tem seu cadastro no sistema, todas as suas tarefas serão acompanhadas pelo TMS, e ainda que seja praticada presencialmente, é acompanhada e verificada por cada uma das partes envolvidas no processo.
O entendimento geral sobre todos os processos dentro de uma empresa, como indústrias focadas na produção de agenda personalizada com logo, agrega benefícios não apenas corporativos, mas produtivos para seus empregados.
Além disso, quanto mais existe um entendimento completo sobre as partes de um processo, como transportadoras que pegam cargas, financeiro que libera notas e até mesmo atendentes que enviam mensagens para clientes, mais o negócio estará sob controle.
Como ele funciona na prática?
O TMS difere de utilização de acordo com o ramo empresarial e em cada situação, visto que este é um sistema que incorpora atividades, que podem ser diferentes em cada caso ou setor de atuação, mas que ainda assim incluem setores como estoque e transportes.
Basicamente, ocorre o cadastro tanto dos depósitos que possuem as cargas, como dos veículos das transportadoras e seus motoristas, pessoas responsáveis por fazer a entrega no local desejado pelo cliente, informando sempre a empresa.
Em seguida, ocorre a verificação da retirada da carga e liberação pelos órgãos e setores responsáveis, como escritórios financeiros e até mesmo os coordenadores da rota das encomendas, que acompanham todo o processo.
Sempre que a entrega é realizada, é comum que a transportadora emita o aviso para a empresa e para o cliente, viabilizando entre ambas as partes que a entrega da carga, como um impressão de calendário de mesa, foi deixada no local destinado.
Afinal, quais são seus benefícios?
Por ser uma ferramenta que viabiliza um maior controle de distribuição de cargas e também do andamento de serviços internos em uma empresa, o TMS oferece vantagens interessantes para setores que focam na economia e no maior controle de suas tarefas.
Entenda abaixo um pouco sobre cada um deles e saiba por que você deve incorporar essa ferramenta hoje no seu negócio.
1 - Maior eficiência na entrega
Por ser uma ferramenta que controla toda a cadeia de entrega de cargas, o TMS garante uma maior eficiência na entrega, afinal, cada parte é bem trabalhada para que atrasos não ocorram, evitando gastos desnecessários e insatisfação.
Por exemplo, se em meio a uma entrega de documentos ocorre demora na demanda, pode ocasionar uma diminuição no tempo livre de um trabalhador que integra a equipe de separação de estoque do material.
A vantagem do TMS é que, vendo que existem erros ou atrasos em alguns setores, as equipes de gestão podem providenciar trocas de pessoal ou melhorar em algumas partes, como a aceleração de documentos ou até mesmo um tempo maior de processo.
Além disso, quanto maior controle se tem sobre os erros, maior será a troca de estratégias e a procura por soluções à altura, considerando a melhoria dos processos como um todo, algo que sem um processo estruturado em um sistema, fica difícil de acontecer.
2 - Redução de custos
Processos otimizados são mais baratos que atividades sem o mínimo de controle, justamente por fazerem com que qualquer atividade seja cada vez menos executada por pessoas, e sim, por sistemas que funcionam mais rápido.
Em uma empresa de automação residencial, por exemplo, torna-se mais simples que apenas um sistema faça todo o processo de vistorias por meio de fotos e dados e repasse ao setor responsável pela nota fiscal, algo que demoraria se fosse feito por um profissional.
Além disso, é possível utilizar o dinheiro que seria gasto em pessoal ou em equipamentos próprios para pagamento de funcionários que já estão na firma, ou ainda no investimento de outros quesitos importantes dentro de uma empresa, como a reforma de setores.
Outro ponto de redução de custos fica com cargas que precisam ser enviadas fora do prazo ou que passam por problemas internos e acabam sendo assumidos pela própria empresa, para que um cliente final não seja prejudicado.
3 - Transparência com o cliente
De certa forma, quanto maior for o controle sobre toda a logística de transporte de cargas, maior será o feedback que será dado aos cliente sobre demoras e erros, além de possíveis entregas mais rápidas, ampliando a transparência com o cliente.
Quanto mais dados um cliente souber sobre a compra que fez e que irá chegar, mais ele se sentirá conectado com a empresa e terá mais preferência para novas compras e futuros negócios, criando um relacionamento duradouro.
Por exemplo, uma carga de armário de aço para escritório que está atrasada, por ser uma importação ao país do cliente, geralmente causa mais problemas para ser encontrada, mas uma empresa que tem todas as informações pode passá-las melhor para os clientes.
4 - Melhoria do estoque
O controle por meio do sistema TMS do que entra e do que sai favorece inúmeros setores que participam dessa corrente de disponibilização de produtos e serviços, em especial os setores de estoque, que verificam a presença ou não de um produto.
Com o entendimento do que é uma demanda e terá que sair do setor, profissionais que trabalham com o estoque podem pedir mais material para os fornecedores, fazendo com que não haja atrasos por futuras faltas em cima da hora da entrega de um pedido.
Por meio dessa informação, gestores deste e de outras áreas também saberão quais são os produtos que mais são pedidos por uma empresa, como cadeira alta para escritório, e quais são aqueles que estão sempre sobrando, não sendo a preferência do público.
Entender quais os produtos que são mais desejados e que acabaram mais rápido auxiliam, ainda, em setores financeiros e de venda, que podem implementar melhorias no momento da abordagem de clientes, incentivando mais vendas na empresa.
5 - Visualização da cadeia de fornecimento
Imagine a possibilidade de ver como o processo de uma cadeia de trabalho funciona no geral, sem ter que envolver diversos setores ou até mesmo esperar relatórios ao final do expediente. Isso e muito mais é possível tendo o TMS em uma empresa.
Por meio do sistema, fica mais fácil ver cada equipe trabalhando, cada processo que está sendo feito e possíveis falhas ou acelerações que vão acontecendo ao longo de um dia de trabalho, como em uma empresa produtora de tapete atividade infantil.
A potência desse controle de atividades é importante não apenas para gestores controlarem seus times, mas também para que novos colaboradores possam entender os processos com maior facilidade, sem terem que ir presencialmente em cada setor para isso.
Conclusão
O TMS agrega a uma empresa não apenas um melhor e maior controle interno e externo de atividades, mas também uma possibilidade de acompanhar os trabalhos de cada um dos funcionários e implementar rapidez na entrega de serviços.
Para gestores e viabilizadores de novas ideias e processos, essa é uma das mais eficazes formas de entender números e produtividade de trabalho, trazendo grandes mudanças dentro de uma empresa, com foco no cliente.
Esse texto foi originalmente desenvolvido pela equipe do blog Guia de Investimento, onde você pode encontrar centenas de conteúdos informativos sobre diversos segmentos.
0 Comentários