Toda empresa que visa um crescimento sustentável de longo prazo, mantendo-se relevante no mercado e adaptando-se às mudanças que ocorrem com o tempo, precisa de uma estratégia de otimização de processos, assunto tão falado no mundo corporativo.
Mas, por que isso é tão importante? Veremos neste artigo do que se trata e, além disso, daremos algumas dicas de como aplicar isso em sua gestão administrativa.
Os benefícios são muitos, afinal, qualquer companhia busca a eficiência, ou seja, sempre fazer mais com menos.
Mesmo que possa parecer clichê quando o CEO de uma empresa fala dessa forma, a otimização é realmente importante, por isso vamos mostrar os detalhes de como otimizar processos, para cortar onde tiver que cortar e investir onde tiver que investir.
O que é otimização de processos e qual sua importância?
Otimização de processos nada mais é do que melhorar a eficiência de uma companhia através de várias medidas em diversas áreas da empresa.
É a capacidade de se reinventar, pensando em melhorias que visam o bem do negócio, como instalação kit cameras de segurança para um desempenho mais satisfatório em consonância com a missão e os valores da empresa, seus stakeholders e, claro, os clientes.
Saber identificar essas oportunidades pode ser difícil para quem está vendo de dentro da operação.
Por isso, muitas vezes se cria uma posição para alguém assumir essa visão panorâmica do negócio para otimizar os processos, ou é muito comum também, de tempos em tempos, contratar uma consultoria especializada para auxiliar a encontrar esses pontos de melhoria.
Estas podem ser as chaves de transformação necessárias para o crescimento da companhia, por isso a importância da otimização de processos é inestimável.
Mesmo que os números consigam mensurar o quanto se economizou com entrega de documentos ou o quanto houve mais rapidez em determinada tarefa, não há sensação mais prazerosa para o andamento de uma empresa do que ver os processos funcionando
Isso contando com ajustes na engrenagem apenas colocando o óleo certo, no lugar certo e na hora certa.
Não há mal nenhum nisso, afinal, não há empresa perfeita que não precise desse tipo de olhar. Equivoca-se, e muito, quem acredita em uma gestão idealizada em que não há erros e que nunca precise mexer em nada por considerar que a companhia está indo bem.
Isso ocorre até que algo maior apareça e derrube a companhia em uma tacada só. É preciso ter muito cuidado com isso. Otimizar processos é também se prevenir de grandes movimentos de baixa que podem acontecer.
Pense se, por exemplo, uma área já não estava tendo o seu melhor desempenho e bate uma crise econômica na porta que dificulte as justificativas de manter essa área viva.
Se não houver nenhuma otimização de processos durante esse período, certamente esse departamento seria extinguido, cortando o mal pela raiz de forma abrupta.
Mas caso a otimização de processos já tivesse sido feita, com os ajustes necessários aqui e ali de forma preventiva, haveria grandes chances de que este departamento ainda estaria de pé, pois o que poderia ruir já havia sido devidamente adaptado.
Outro ponto bastante importante é não separar a otimização de processos como se fosse apenas algo interno ou para bater metas internas da companhia, como a instalação de armário de aço para escritório.
Essa estratégia de gestão permite olhar o seu negócio com um pente fino, já pensando em como o seu cliente se beneficiaria de certas mudanças.
Na verdade, não é um processo de marketing, de vendas, de gestão de pessoas internas ou do departamento financeiro que serão otimizados, mas sim, a experiência do cliente.
Essa é a grande diferença de quem faz a otimização de processos pela ótica da metodologia de customer centricity, em relação a quem faz essa otimização apenas pensando nos departamentos, como se fosse “cada um no seu quadrado”.
A otimização deve ser apenas e tão somente pensando na experiência do cliente. Só assim valerá a pena o investimento em parar o que se está fazendo para efetivamente mudar algo em prol da relevância do negócio para os clientes.
Vantagens de adotar a otimização de processos
Há diversas vantagens de implementar uma cultura de otimização de processos dentro de sua empresa.
Já falamos de algumas delas, mas para ajudar você a identificar de forma mais intuitiva, separamos abaixo os principais pontos positivos. Por isso, pegue sua agenda personalizada com logo e comece a anotar.
Eficiência no rumo certo
Essa é a principal vantagem de um bom plano de otimização de processos: melhorar a eficiência da empresa ou de uma área deficitária nesse quesito.
Quando você otimiza, se torna uma forma de priorizar o necessário, o que anda lado a lado com processos mais eficientes.
Por exemplo, um sistema de ponto online pode ser a solução para mais eficiência em questão de maior definição de horários dos funcionários, se isso funcionar para sua empresa.
Economia, redução de gastos e mitigação de riscos
Conforme os novos projetos vão sendo implementados, novas demandas vão surgindo para eles. Nem sempre aquilo que se projetava para uma determinada área se concretiza ou os caminhos acabam sendo outros.
No meio desse caminho, tenha uma certeza: há desperdícios que precisam ser cortados, seja de pessoal, de ferramentas inutilizadas, de fluxos de trabalhos, organização, planejamento, horários, entre muitos outros fatores que podem impactar a operação.
Assim, uma implementação bem feita de otimização de processos, como uma simples impressão de calendário de mesa, pode identificar tudo o que não está alinhado com o propósito da empresa ou do projeto em específico de uma área.
Com isso, é possível fazer os ajustes que permitem virar o potencial para o caminho correto.
Isso pode ser feito ao cortar um serviço que não estava mais atendendo a área ou até uma política de desligar automaticamente computadores para não gastar tanta energia. As atividades podem ser variadas nesse nível.
Por isso, é preciso ter um responsável com bastante experiência e visão de negócio para saber fazer isso de forma assertiva, sem ruídos e fazendo sentido para o bem do negócio.
A grande importância de cortar desperdícios e fazer redução desses custos é mitigar possíveis riscos futuros, que hoje podem não estar causando tanto mal, mas que lá na frente podem escalonar e dar grandes dores de cabeça.
Vai da experiência do administrador responsável por essa otimização de ter essa difícil tarefa de manejar e controlar os riscos do negócio. Geralmente, o que é muito comum para evitar mais riscos é otimizar por meio da tecnologia, prevenindo-se de falhas humanas.
Maior facilidade de adaptação
Quando você otimiza processos há, de certa forma, uma determinada preparação e adaptação a novos cenários, e quanto mais você se adapta, mais conhecimento e aprendizados são gerados.
Assim, quando há problemas cíclicos, como crises econômicas e momentos ruins que a empresa possa enfrentar, já será possível prever o que fazer pensando nos processos que já foram otimizados em algum momento e que deram certo.
Como aplicar a otimização de processos
Elencamos abaixo algumas etapas para que a otimização de processos flua bem em sua gestão administrativa, sendo elas:
- Análise;
- Identificação de problemas;
- Busca por soluções;
- Implementação;
- Monitoramento.
Cada etapa é fundamental para que a otimização traga resultados satisfatórios, sem que você gaste com isso. Entenda, nos próximos tópicos, como funciona cada um dos processos.
1 - Observe e analise
A primeira etapa para a otimização dos processos de um negócio é olhar com uma visão panorâmica, de fora da operação, para além de aspectos internos, como a necessidade de adquirir uma cadeira alta para escritório, para analisar e identificar as incongruências.
Encontre os gargalos que tornam os processos mais lentos, com um fluxo confuso ou qualquer outra coisa que possa estar em desalinho.
Se você encontrar essas características em qualquer um de seus processos, mire neles para fazer a otimização.
2 - Liste os problemas
É desafiador, mas assim que você identificar, liste todos os detalhes que você julgou como problemas e empecilhos para uma área ou a empresa como um todo crescer.
3 - Seja parte da solução e implemente as melhorias
Esteja preparado para implementar todas as soluções que você elencou. Com a lista de problemas, agora é hora de focar nas soluções e listar o que seria viável para a resolução.
É fundamental envolver todas as partes na otimização dos processos durante a implementação da resolução dos problemas, para não haver pontas soltas no final e tudo estar devidamente alinhado.
4 - Coloque os novos processos no radar
Agora que implementou as melhorias, o último passo é monitorar essas novas iniciativas e comparar com o modelo anterior. Por exemplo, pode-se precisar de mais salas para treinamento do que o previsto no processo de otimização.
O monitoramento ajudará a compreender como os processos funcionam em sua empresa, criando um benchmark de referência para outras áreas e outros momentos.
Considerações finais
Com as dicas abordadas neste artigo, temos a certeza de que a gestão de seu negócio alcançará os níveis de otimização desejados.
A melhora da produtividade, bem como seu aumento, são mais algumas vantagens de adotar essa prática. Por isso, não perca mais tempo e otimize já os processos da sua empresa.
Esse texto foi originalmente desenvolvido pela equipe do blog Guia de Investimento, onde você pode encontrar centenas de conteúdos informativos sobre diversos segmentos.
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