A gestão de dados é uma disciplina fundamental e que não deve ser negligenciada pelas organizações. Seu objetivo é gerenciar os dados de uma empresa, fazendo o uso de ferramentas, processos e metodologias.
Por isso, é necessário repensar a atenção que você está dando a ela. Se a gestão de dados ainda não faz parte do seu negócio, é essencial começar o quanto antes, principalmente porque estamos vivendo na era da informática.
A dependência da internet faz com que as empresas, independentemente de seu tamanho, precisem lidar com os dados que armazenam.
Portanto, tanto os pequenos quanto os médios e grandes negócios precisam estar preparados para essa demanda, e engana-se quem acredita que esse trabalho se restringe apenas aos profissionais de TI.
Isso porque os dados que sua empresa obtém hoje foram coletados por diferentes áreas e colaboradores. Dessa forma, precisam ser bem gerenciados para que sejam bem aproveitados e não se percam.
Só que, para isso, é necessário conhecimento sobre a gestão de dados, e é exatamente sobre isso que se trata este artigo.
Pensando nisso, vamos explicar o que é gestão de dados, sua importância, componentes, princípios e quais são seus benefícios para as organizações. Caso você tenha dúvidas sobre esse assunto, acompanhe a leitura até o final.
O que é gestão de dados?
A gestão de dados é o uso de recursos, como as ferramentas, para que as empresas possam administrar corretamente seus dados e informações.
Ela diz respeito à identificação, armazenamento, acesso, compilação, proteção e uso de dados, o que fortalece as estratégias da corporação.
Dessa forma, uma empresa de projeto data center, por exemplo, não restringe essas informações apenas a um setor, nem as deixa dispersas, o que melhora a comunicação interna.
Além disso, a gestão de dados otimiza a tomada de decisões, por meio de insights a respeito de colaboradores, mercado de atuação e público-alvo.
Pode parecer algo recente que chegou por conta dos avanços tecnológicos, mas a verdade é que essa gestão já existe há um bom tempo.
Trata-se de um processo que surgiu com a necessidade de zelar pela competitividade, segurança da informação e eficiência das tarefas e, por isso, sua principal função é gerenciar dados.
Se uma empresa deixar esse processo de lado, vai enfrentar muitos problemas de comunicação interna. São informações que podem ser perdidas ou não chegar até quem realmente precisa, o que prejudica a empresa.
Uma empresa de instalação de internet, por exemplo, precisa ter os dados de cadastro de seus clientes sempre atualizados pela equipe de atendimento.
Dessa forma, fica mais fácil trabalhar o pós-venda, fidelizar os clientes e aumentar as receitas. Por outro lado, quando não há esse cuidado, gastos desnecessários podem surgir, além da necessidade de mais tempo para localizar os dados.
Além do mais, há dificuldade em transformar esses dados em informações úteis, que colaboram com as estratégias da organização.
Por exemplo, toda marca precisa de dados a respeito de seu público-alvo para saber quais estratégias de marketing adotar, as tendências do mercado e os desejos dos consumidores.
Sem falar que uma boa gestão de dados anda de mãos dadas com a segurança da informação, o que torna a empresa mais competitiva no mercado.
Para esse processo ser eficiente, lida com alguns componentes fundamentais, que devem estar presentes em qualquer companhia, como uma loja que vende notebook novo ou uma indústria. Esses componentes são:
- Acesso;
- Qualidade;
- Integração;
- Visualização integrada;
- Governança;
- Transmissão.
O acesso diz respeito à agilidade e a facilidade para encontrar ou recuperar os dados. Se um negócio tem poucas informações, então estas podem ser armazenadas em pastas, pois são fáceis de localizar.
Por outro lado, uma quantidade maior precisa de softwares mais robustos, que evitam o desperdício de tempo na hora de procurar alguma informação.
A qualidade é o que preza pela entrega de dados realmente úteis ao usuário, no entanto, essas ferramentas precisam estar adaptadas ao mercado em que o negócio atua.
Isso refere-se a algumas particularidades, como seu vocabulário e a linguagem adotada internamente pela companhia.
A integração é essencial para qualificar os dados, por meio de fases em que são combinados. Isso traz mais valor e significado para as informações.
A visualização integrada possibilita que uma fabricante de relógio ponto digital ou um escritório de advocacia faça avaliações, observando diferentes fontes de dados.
Isso dispensa a necessidade de organizar tudo em diferentes ambientes para que os dados possam ser analisados.
A governança diz respeito a parâmetros considerados prioritários para a gestão de informações, alinhando cada um às estratégias da companhia.
Por fim, a transmissão trabalha usando uma organização lógica de dados, fazendo o uso pastas e seções, destinadas a diferentes setores.
Agora que você já conhece a importância e os componentes da gestão de dados, no próximo tópico, vamos mostrar quais são os seus princípios. Acompanhe!
Princípios da gestão de dados
Toda gestão possui seus princípios, e com a gestão de dados não é diferente, afinal, são eles que garantem o seu sucesso. São premissas que orientam a coleta, seleção, compilação e uso de dados dentro da corporação e no seu cotidiano.
Uma escola particular infantil ou qualquer outra empresa não precisa, necessariamente, seguir uma regra clara, mas pode começar definindo os objetivos da gestão.
Um bom exemplo é a governança, que ajuda a tornar a gestão mais eficiente. Entre os princípios, existe a Regra de Ouro, onde todos os dados são tratados como ativo corporativo.
Há ainda a Inovação, em que são incentivadas novas técnicas, que seguem outros princípios, como a Federação, onde há padrões definidos para as estruturas de dados.
A Contextualização cuida do contexto de como o dado será usado, cuidando de seu armazenamento, tratamento e utilização.
A Eficiência garante que os dados mais relevantes estejam disponíveis no momento certo, no formato mais adequado e no lugar mais propício, para que os usuários autorizados possam acessá-los.
Na Colaboração, os dados da corporação são os recursos compartilhados e publicizados. Já na Qualidade, os dados são medidos e geridos no que tange à sua qualidade.
Por fim, a Gestão de Risco mantém a conformidade com as políticas, normas internas e concordância com a legislação.
Benefícios e resultados de uma boa gestão de dados
Qualquer empresa, como uma de entrega de documentos, terá muitas vantagens ao se adequar a uma gestão de dados, que se refletem diretamente em seus resultados.
Exemplo disso é um maior alinhamento entre as áreas da empresa, e quando estão mais próximas, é possível executar melhor os mais diferentes processos.
Isso acontece porque todas as informações estarão disponíveis em uma única plataforma, podendo ser visualizada por todos os departamentos.
O acompanhamento é facilitado, o que beneficia as diferentes etapas que envolvem os departamentos da corporação. Os colaboradores saberão qual o status de cada tarefa, alinhando-os com o objetivo final do trabalho.
A gestão de dados também reduz a incidência de erros, visto que dados claros e confiáveis trazem mais segurança no dia a dia de uma empresa especializada em abertura de cofre antigo, por exemplo.
Além de evitar as falhas, também é possível corrigi-las, o que ajuda a alcançar metas e obter o melhor desempenho dentro do mercado.
Isso reflete diretamente na satisfação dos clientes, fazendo com que eles estejam sempre por perto. Da mesma forma, os riscos são facilmente identificados, e isso traz mais tranquilidade para afastá-los.
A produtividade da organização também melhora, uma vez que as informações estão sempre claras e organizadas. Essa facilidade garante que o colaborador tenha recursos muito melhores para trabalhar diariamente.
Exemplos disso são os relatórios confeccionados com maior rapidez, que unem informações confiáveis e de maneira organizada.
Além disso, as campanhas de marketing de uma empresa focada em gestão patrimonial, por exemplo, são executadas de maneira mais precisa e direcionada, bem como qualquer outra demanda comum dentro da corporação.
As tomadas de decisões são igualmente beneficiadas, porque a gestão de dados trabalha com métricas e registros confiáveis.
Os processos internos geram dados de todos os tipos, em formato de relatórios com informações fundamentais para os gestores. É papel deles avaliarem esses registros e entender quais são as tendências e a situação do negócio.
Assim, as decisões estratégicas são tomadas de maneira mais assertiva, baseando-se em métricas importantes provenientes das atividades da própria organização.
Tudo tem como alicerce um cenário concreto, em números fiéis e que são importantes para decidir o futuro do negócio.
Conclusão
O trabalho com gestão de dados é minucioso e exige muita responsabilidade. Se feito manualmente, pode representar riscos para a companhia, que poderiam ser facilmente evitados com o uso de ferramentas adequadas.
Agora que você já entende sua importância, com certeza vai garantir o bom uso e a segurança das informações do seu negócio através desta disciplina.
Esse texto foi originalmente desenvolvido pela equipe do blog Guia de Investimento, onde você pode encontrar centenas de conteúdos informativos sobre diversos segmentos.
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