Passo a passo para você criar um plano de ação eficiente


Certamente os empresários e autônomos têm um feeling ou “sexto sentido” que os ajuda na hora de tomar decisões, estabelecer metas e empreender. Contudo, um plano de ação é fundamental e pode fazer toda diferença.

Além do mais, não são apenas os empreendedores ou os sócios que precisam ter esse horizonte estratégico, mas também os gestores e líderes no geral. Sem sombra de dúvida, esse é um dos principais fatores de sucesso.

De fato, num mercado cada vez mais concorrido e exigente, as marcas precisam ser capazes de se reinventar, mas sem perder sua essência. Aí é que entra o papel do planejamento, que tem várias funções de curto, médio e longo prazo.

Entre os fatores que mais atrasam a história de um negócio está a perda do horizonte. Isso é compreensível. Imaginemos, por exemplo, a correria de trabalhar com prazos, como na área de entrega de documentos.

Nestes casos, e em muitos outros, as demandas diárias são tantas que a correria do dia a dia simplesmente acaba ganhando o centro das atenções.

Contudo, sem conseguir parar um pouco e colocar a cabeça acima da rotina, não é possível falar em algo sustentável e escalável. Sim, pois além de sólido um negócio precisa ser replicável, isto é, de fácil expansão, no que o Plano de Ação também ajuda.

Por isso decidimos escrever este artigo, com os conceitos indispensáveis e várias dicas práticas de como estruturar planejamentos, tarefas, metas, cronogramas e muito trabalho em equipe.

Para compreender esse passo a passo para o sucesso, basta seguir adiante.

O que exatamente é um plano de ação?

Não é incomum ver pessoas que ficam perdidas com a quantidade de coisas para fazer na empresa, sejam elas funcionários ou mesmo líderes. Isso pode chegar ao ponto da paralisia total em alguns casos, por falta de orientação.

Por isso, uma empresa de cabeamento estruturado pode utilizar o Plano de Ação não apenas para estabelecer metas e prazos de crescimento, mas também para resolver problemas, inconformidades e crises de gestão.

Em termos técnicos, esse horizonte pode ser definido como sendo o seguinte: a busca de uma causa que visa trazer alterações positivas nos famosos indicadores de desempenho de um negócio já constituído e em operação.

Na prática, essa causa nada mais é do que o próprio planejamento. Isto é, as diretrizes estabelecidas por meio das quais cada empresa pode atingir seus objetivos de curto, médio ou longo prazo, segundo os recursos disponíveis.

O ponto dos recursos e orçamentos é fundamental, e costuma estar entre um dos principais fatores de insucesso. Afinal, uma indústria internacional não tem os mesmos desafios e tetos de gastos do que uma papelaria de convites personalizados, concorda?

Realmente, se muitas empresas não estipulam planos de ação, também existe o cenário daquelas que o fazem, porém de modo equivocado.

Por isso, os pontos fundamentais que precisam ser racionalizados são os seguintes:

  • Orçamento e recursos financeiros;
  • Previsão de riscos eventuais e danos;
  • As metas e objetivos gerais;
  • Plano B: planos de contingência;
  • Um escopo para as atividades principais;
  • Pessoas responsáveis por cada ação;
  • Tarefas e ações a realizar;
  • Deadline: data limite das atividades;
  • Entre outros pontos similares.

Ou seja, não adianta focar apenas no objetivo, se não houver uma clareza muito grande sobre quais os passos que precisaram ser dados naquela direção. Isso inclui um nível de abrangência e de visão que muita gente não está acostumada.

Deste modo, se uma empresa de refeições coletivas pretende expandir os negócios e começar a atender uma região mais abrangente, precisará levar em conta todos os impactos que isso possa ter, não apenas no faturamento.

Seria uma ilusão focar apenas na rentabilidade e nos lucros que uma expansão traz, sem levar em conta os investimentos necessários em equipamentos, infraestrutura, pessoas e, sobretudo, no tempo, que é um dos grandes “inimigos”.

Na maioria das vezes não sabemos fazer uma boa gestão de tempo. Ou aceleramos demais um processo, e entramos na zona de perigo do imprevisto e da falta de preparo, ou então demoramos demais e com isso perdemos oportunidades únicas.

Para saber como superar isso, adiante traçaremos vários detalhes ainda maiores sobre a criação de um Plano de Ação completo, que leve tudo em conta ao mesmo tempo.

Como começar e dar os primeiros passos

Hoje em dia é muito comum ouvir falar em cultura organizacional ou corporativa. Assim como antes se falava em Missão, Visão e Valores de uma marca. Realmente, isso é importante, mas não pode causar confusões.

O mais importante é que a empresa, além de saber quais são seus valores e princípios, tenha uma visão muito clara sobre sua missão no sentido mais prático do termo, e não apenas em sentido figurado ou teórico.

De fato, um dos maiores empecilhos na hora de desenhar um Plano de Ação é o de não conseguir estabelecer com clareza quais são os principais objetivos da marca e de cada ação ou estratégia específica.

Se você vende vinho branco argentino, afinal, sua adega pretende distribuir no atacado ou vender no varejo? E pretende alcançar apenas a cidade em que se encontra, todo o estado, o país inteiro? Tudo isso precisa estar muito claro desde o início.

Você já ouviu falar no sistema SMART?

Os objetivos e planejamentos não existem sem metas. Se percebermos, até a administração pública trabalha assim, e sempre que uma nova gestão entra, seja na esfera municipal, estadual ou federal, o que ela faz é colocar metas para seu governo.

Um dos maiores indícios de que um planejamento tem a chance de dar certo é a assertividade com que as metas foram estipuladas. Como se diz sempre: quem não sabe para onde está indo, acaba aceitando qualquer destino.

O sistema SMART está aí para ajudar nisso, podendo auxiliar desde a criação de metas agressivas de crescimento no longo prazo até uma estadia sazonal em um stand evento do setor em que a empresa trabalha.

Sua sigla representa os seguintes pontos, que podem e devem nortear qualquer meta:

  • Specific (específica): clareza, sem ambiguidades;
  • Measurable (mensurável): números que possam ser medidos;
  • Attainable (alcançável): nada desestimula mais que o “impossível”;
  • Relevant (relevante): todos entendem seu valor no conjunto;
  • Time-bound (temporal): tem um prazo limite para ser atingida.

Com esse sistema é possível traçar metas com uma lógica bem maior, racionalizando o processo. Ao mesmo tempo, motiva-se a equipe no sentido de fazer com que ela participe de maneira ativa, e que queira dar o seu máximo.

No fundo, não se chega longe sozinho, e sem conseguir provar a relevância do Plano de Ação para as pessoas da equipe, dificilmente elas vão se engajar sinceramente. Isso tem tudo a ver com o próximo passo, que detalharemos adiante.

A importância de saber delegar tarefas

Tem uma lição do mundo corporativo que é muito verdadeira, e vale também para outros setores da vida, que é a seguinte: “Se você quer chegar rápido, vá sozinho, mas se quer chegar longe, vá acompanhado”.

Essa é uma lição básica para qualquer empreendedor, gestor ou líder. Porém, é muito comum ouvir falar em pessoas que exercem esses cargos, mas atuam de maneira perfeccionista, não admitem ideias diferentes e resistem a mudanças.

É claro que essa postura precisa ser mudada o mais rápido possível. Imagine uma equipe de plotagem de projetos, que atua na área de engenharia e arquitetura. Com certeza quanto mais gente pensar ao mesmo tempo, melhor vai ser o resultado final.

Para isso, é preciso que haja uma delegação de tarefas, pautada não apenas na exigência de um bom plano, mas na confiança verdadeira. Os colaboradores precisam sentir que o líder confia neles, assim puxando a responsabilidade para si mesmos.

Onde é que entra o famoso Plano B?

Uma das maiores frustrações é quando se percebe que o Plano de Ação simplesmente não está correndo conforme o planejado. Na verdade, é aí que entra o papel do verdadeiro líder e da estratégia bem desenvolvida.

Há quem diga que se algo dá certo “de primeira”, no fundo a pessoa deu sorte. O que isso quer dizer é que o normal de qualquer planejamento é que haja empecilhos e obstáculos a serem vencidos. Portanto, é preciso estar preparado.

Aí é que entra o famoso Plano B, que pode ser melhor representado nos “planos de contingência”. Por exemplo, se você lida com envelope personalizado para imprimir, e precisa atender um pedido de milhares de unidades, o que pode dar errado?

É preciso considerar toda a zona de possibilidades e traçar soluções de antemão, para problemas que ainda nem ocorreram. No geral, pense em suprimentos, fornecedores, acidentes de trabalho, atrasos e outras ocorrências inevitáveis.

Tudo isso deixa claro como é possível fazer um Plano de Ação bastante eficiente, e como ele pode ser a diferença entre um negócio atingir ou não o sucesso no curto, no médio e no longo prazo.


Esse texto foi originalmente desenvolvido pela equipe do blog Guia de Investimento, onde você pode encontrar centenas de conteúdos informativos sobre diversos segmentos.


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