O Business Case é um documento usado pelas empresas para justificar a viabilidade de um projeto. Funciona como uma ferramenta de organização e tomada de decisão, além de uma análise sobre os custos, benefícios, riscos e retornos.
Costuma ser elaborado no início do projeto, durante sua fase de planejamento e é apresentado para todas as pessoas envolvidas e que sejam relevantes para sua aprovação.
Pode incluir uma descrição do problema ou oportunidade para o qual o projeto é voltado, além de uma análise detalhada sobre o contexto empresarial, como concorrência, mercado-alvo e tendências relevantes.
Esse documento também trata dos aspectos financeiros, como o investimento necessário, custos operacionais e expectativas em relação ao retorno sobre os investimentos.
Algumas empresas também incluem fatores não financeiros, como os impactos do projeto no mercado, seu alinhamento com os objetivos estratégicos da organização e possíveis efeitos sobre a reputação da marca.
Finalmente, pode incluir alternativas consideradas e justifica porque a ideia é a melhor opção. Com base nesse conceito, este artigo vai explicar a importância do Business Case, os elementos que ele precisa ter e como elaborar.
Além disso, vai mostrar como os envolvidos podem avaliar o documento para que ele tenha o desempenho esperado.
Importância do Business Case
Esse documento é importante porque ajuda a trabalhar em cima de uma ideia, antes que seja apresentada para os stakeholders envolvidos, como:
Líderes;
Colaboradores;
Investidores;
Parceiros.
Colabora com as tomadas de decisão e facilita o consentimento da liderança para os planos. Só que a apresentação precisa ser bem trabalhada para convencer as pessoas sobre como executar a ideia.
Em um pronto socorro para gatos, o recurso também serve para mapear informações importantes, tais como prazo, recursos necessários, investimento e como fazer a implementação.
Além do mais, é o primeiro contato entre a ideia e o profissional que vai tomar a decisão, por esse motivo, preciso de uma boa apresentação, profundamente contextualizada para apresentar os benefícios da implementação.
Principais elementos do documento
O Business Case precisa de alguns elementos para fornecer uma análise abrangente e fundamentada para as decisões dos stakeholders. Entre eles estão:
Sumário executivo;
Descrição do problema;
Análise do mercado;
Viabilidade;
Alternativas.
O sumário executivo sintetiza o documento para destacar seus pontos mais importantes, como o problema a ser resolvido, os benefícios esperados e as recomendações.
Na descrição, é necessário identificar o problema ou a oportunidade que inspiraram o projeto. É a seção que descreve a situação atual, os desafios enfrentados e o porquê de intervir.
A análise do mercado trata do ambiente externo, levando em conta o público-alvo, concorrentes, tendências e oportunidades para contextualizar a ideia dentro de um cenário mais amplo.
Na análise de viabilidade, um hospital de cachorro vai expor a viabilidade de seu projeto para explicar os aspectos financeiros e não financeiros. Por isso, é necessário avaliar os custos, potenciais benefícios e retorno sobre os investimentos.
Outro alimento essencial é explorar diferentes opções para abordar o problema ou aproveitar uma oportunidade. Na seção de alternativas, o profissional vai apresentar e analisar as possibilidades consideradas, antes de recomendar uma solução.
No entanto, também existem outros elementos que precisam fazer parte do documento, como a recomendação.
Depois de fazer a análise, é o momento de recomendar se a ideia deve avançar, mas tudo fundamentado nos dados apresentados e nos objetivos da empresa.
O plano de ação mostra como o projeto será executado, devendo trazer um cronograma, recursos necessários, responsabilidades e outras informações importantes.
Deve-se ter em mente que todos os projetos estão sujeitos a riscos, então, é necessário identificar e avaliar as possibilidades nesse sentido.
Por essa razão, o documento precisa de uma seção para detalhar os riscos relacionados à ideia e quais são as medidas planejadas para gerenciá-los ou mitigá-los.
Supondo que o pet shop que faz banho e tosa Shih Tzu queira implementar uma clínica veterinária, precisa fazer uma análise detalhada sobre os custos e benefícios desse objetivo para saber se ele é realmente viável.
Assim sendo, precisa incluir no Business Case todos os custos de investimento, custos operacionais recorrentes no e benefícios tangíveis e intangíveis.
De que forma elaborar o Business Case?
Para que o Business Case seja eficaz, é necessário fazer algumas análises e saber se comunicar claramente. Desse modo, o primeiro passo é definir o propósito e os objetivos daquilo que se espera alcançar.
Isso é muito importante para que todas as análises e recomendações estejam de acordo com os resultados que a companhia deseja alcançar.
Outra coisa é conduzir uma análise preliminar para avaliar a viabilidade da ideia, e a organização pode fazer isso por meio de pesquisas de mercado, análises competitivas e avaliações de risco que identificam desafios e oportunidades.
Além de conhecer seus clientes e saber quais são as necessidades de uma pessoa que está pesquisando sobre carretel para transformador preço, o fabricante também precisa identificar as partes interessadas no projeto.
Elas também precisam estar envolvidas desde o início, pois assim suas preocupações e perspectivas serão consideradas ao longo da elaboração do Business Case.
Todos os dados e informações relevantes para sustentar a ideia precisam ser reunidos no documento, como dados financeiros, projeções de custos e benefícios e estatísticas de mercado.
As informações devem ser provenientes de fontes confiáveis, pois também serão usadas para fazer análises sobre os aspectos do projeto, como análise de mercado, análise financeira e análise de riscos.
A partir disso, a companhia pode explorar diferentes alternativas para abordar o problema, levando em conta as vantagens e desvantagens das alternativas possíveis.
Depois de fazer essas análises, é um momento de desenvolver recomendações fundamentadas sobre a melhor abordagem para o projeto, sempre justificando as recomendações com base em dados e informações sólidas.
Uma empresa especializada em pintura de fachada predial deve organizar as informações coletadas e suas análises em um documento estruturado, lembrando de incluir todos os elementos essenciais do Business Case.
Antes de ser apresentado para os interessados, o documento deve ser revisado cuidadosamente para garantir sua precisão e clareza. É interessante solicitar feedback de outras partes interessadas e fazer os ajustes, antes da finalização.
Finalmente, poderá ser apresentado para os stakeholders envolvidos para explicar todas as pesquisas realizadas, recomendações e benefícios esperados. Se for bem elaborado, também ajuda a responder perguntas e a estruturar bons argumentos.
Como avaliar o Business Case?
Para avaliar o documento, é necessário ter em mente algumas considerações. Por exemplo, é primordial se certificar de que ele está alinhado aos objetivos estratégicos de longo prazo da empresa, além de contribuir com a missão, visão e metas.
A viabilidade financeira do projeto deve ser considerada em termos de custos de investimento, custos operacionais recorrentes e os benefícios financeiros que pode trazer.
No caso de uma clínica onde fazer reabilitação de vício em drogas, também é interessante verificar se as projeções financeiras são realistas e se a ideia consegue trazer um bom retorno sobre os investimentos.
Da mesma forma, é crucial observar a análise de riscos para saber se todos possuem medidas de mitigação ou gerenciamento, caso contrário, pode ser difícil lidar com os desafios ao colocar o projeto em prática.
Deve-se considerar tantos benefícios tangíveis quanto os intangíveis apresentados no Business Case, visto que além de ganhos financeiros diretos, outras informações são importantes, como benefícios estratégicos, operacionais e de reputação.
Uma clínica que realiza procedimentos com prótese capilar masculina crespa precisa fazer uma análise detalhada sobre os custos e benefícios para determinar se as vantagens justificam os investimentos necessários.
A melhor forma de fazer isso é comparar diferentes alternativas e avaliar qual delas consegue equilibrar melhor os custos e benefícios.
A empresa deve levar em conta o impacto que a implementação de uma ideia pode ter em suas operações e até mesmo na cultura organizacional.
Antes de colocar uma ideia em prática, o negócio deve estar preparado para lidar com as mudanças, além de ter os recursos e as competências necessárias à disposição.
Por fim, as casas de repouso de luxo devem verificar se todos os critérios de sucesso foram claramente estabelecidos e se são mensuráveis e alcançáveis.
Essa informação é muito importante para avaliar o desempenho da ideia ao longo do tempo e fazer os ajustes necessários.
Considerações finais
O Business Case é uma ferramenta muito importante para as decisões empresariais, pois as torna mais informadas e fundamentadas.
Por meio de uma análise abrangente sobre custos, benefícios, riscos e retornos esperados associados ao projeto, a organização consegue avaliar a viabilidade e o impacto que ele pode trazer.
A implementação de boas práticas na elaboração e avaliação do documento são elementos indispensáveis para aumentar as chances de sucesso e usar os recursos da melhor forma.
Esse texto foi originalmente desenvolvido pela equipe do blog Guia de Investimento, onde você pode encontrar centenas de conteúdos informativos sobre diversos segmentos.
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