Organizadas de maneira sequencial, o fluxograma é uma representação gráfica das etapas em um formato de diagrama que podem organizar algumas atividades de funções ou setores, com símbolos ou legendas específicas que o negócio deseja.
Sendo utilizado para mais de um setor, a função de um fluxograma é permitir que quem o consultar possa ter uma visualização dos processos que estão sendo feitos e são importantes para a empresa.
Citando como um exemplo, uma empresa que realiza a impermeabilização de cadeiras estofadas pode utilizar o fluxograma para saber quantos pedidos entraram, as etapas dos processos e até mesmo, o funcionamento financeiro.
O surgimento dele
Criado por volta de 1920 e 1930, o fluxograma começou com o princípio de documentar os processos que os negócios apresentavam, ficando inicialmente conhecidos como “gráfico de fluxo de processos”, como foi apresentado pelo casal Frank e Lillian Gilbreth.
Logo nos anos 30, Allan H. Mogensen, um engenheiro industrial passou a utilizar o modelo em suas palestras de como melhorar o funcionamento do trabalho, e em 1940, dois de seus alunos propagaram os seus ensinamentos.
No ano de 1947, a ASME (Sociedade Americana de Engenheiros Mecânicos) adotou símbolos para os gráficos de fluxo de processos, os mesmos que foram criados por Frank e Lillian, como uma forma de ilustrar melhor as etapas.
No fim dos anos 40, Herman Goldstine e John Von Neumann usaram o método para criar programas de computador, utilizando a diagramação do processo com algoritmos de todos os tipos, o que pode ser a base de muitos ainda na atualidade.
No Japão, Kaoru Ishikawa foi um dos que considerou importantes as iniciativas para se medir a qualidade de produção, usando os fluxogramas como um meio para a medição e o controle.
A importância de se ter um fluxograma
Como uma forma de melhorar e ter um controle de gestão, o fluxograma de uma empresa permite visualizar suas ações como um todo ou focar em certas partes dos processos ou as ações que estão sendo feitas na empresa.
O que permite que as falhas sejam vistas com uma maior facilidade e com isso, planejar as mudanças com uma maior precisão, encarando os empecilhos como dicas e aprendizados para que eles não voltem a se repetir.
O fluxograma em algumas empresas como de racks industriais podem ser uma maneira para se treinar os novos funcionários, ou então, ajudar na adaptação das inovações tecnológicas que a empresa investiu.
Podendo ser simples e útil, o fluxograma se torna um aliado no que se trata de melhorar e ter controle sobre a gestão.
As características e funções de um fluxograma
Podendo ser comparado como uma planta baixa com as informações para ajudar nos processos, com um fluxograma, também podem ser feitas as análises mais críticas e as correções que demandam urgência.
Portanto, com isso, as funções que esses gráficos devem exercer são:
Padronizar os métodos das atividades administrativas;
Mostrar as responsabilidades de cada setor nas etapas;
Ver com maior precisão os caminhos do processamento;
Mapear áreas de atraso e desperdícios;
Verificar pontos para reduzir custos e recursos.
Com isso, um empreendimento que fabrica mangueira para piscinas pode se ter uma noção de quanto tempo cada etapa irá levar para ser realizada.
Os tipos de fluxogramas e como montar
Utilizando em boa parte dos casos formas geométricas como retângulos, círculos ovais, quadrados e muitas outras, com setas conectoras para mostrar qual a direção que devem ser seguidos, os fluxogramas podem ser feitos tanto no papel quanto em computadores.
Diagrama em blocos
O diagrama em blocos é o mais simples e o mais usado dos fluxogramas. Com as etapas descritas dentro dos quadrados ou retângulos, é utilizado como uma forma de mapear o sequenciamento do procedimento.
Usado também como forma de instruir o trabalho, por sua simplicidade de ser entendido, o diagrama de blocos pode ser utilizado em qualquer empreendimento desde a fabricação do tecnil até as etapas de compra em uma loja online.
Processos simples
O fluxograma de processos simples é semelhante ao diagrama de blocos, contudo durante o seu processo, é possível ter alternativas para se seguir ou não com alguma decisão, e a partir disso, pode reformular toda a trajetória do fluxograma.
Funcional
O funcional é o que mostra as atividades, em sequência, que existem nas seções ou nas áreas que estão ocorrendo, um dos modelos que podem englobar mais de um setor dentro da empresa.
Podendo imaginar esse fluxograma com o processo de higienização de estofados. Uma parte será responsável por retirar na casa do cliente, outra anotar as informações, depois o processo de limpeza e secagem para enfim, levar de volta o objeto ao seu dono.
Vertical
O fluxograma vertical é, diferentemente dos demais, mapeado com suas etapas e processo com lacunas verticais, o que também pode ser uma forma mais fácil. Também é conhecido como diagrama de processo.
Também é considerado um dos mais fáceis de serem preenchidos e com uma maior clareza para interpretação de fatos.
Em boa parte dos casos, um fluxograma vertical é dividido em etapas como a distância do deslocamento de materiais ou funcionários, o tempo de duração e as atividades que podem ser operacionais, transporte, inspeção e estoque.
O que pode ser um bom modelo para que uma empresa que faz balcão de açougue sob medida utilize para ter controle na etapa de fabricação e na logística.
A montagem de um
Após a escolha de qual modelo se encaixa melhor no fluxograma escolhido, é preciso definir o processo do qual ele será mapeado neste sistema organizacional, sendo aconselhável dar foco para aqueles que possuem mais dados para serem analisados.
Logo após, deve ser decidido qual o início ou o fim assim como o nível de detalhamento, priorizando desde os pequenos até o maior deles, sempre focando no que irá entrar e no que irá sair como produto final do fluxograma.
Essa organização permite que não falte detalhes, e nem que o excesso gera empecilhos na hora de fazer um levantamento das atividades, que ocorrerão durante o andamento do fluxograma.
Desenhar os símbolos se torna um meio de deixar visível as etapas e os processos de cada uma delas, o que facilita a compreensão de qualquer pessoa que irá lê-lo para acompanhar as etapas do procedimento conforme for ocorrendo.
Os benefícios de utilizar fluxograma
Meios que podem ajudar um empreendimento são sempre benéficos para suas melhorias na qualidade do produto, ou em sua gerência, o que faz algumas das vantagens das quais se utilizarem o fluxograma serem:
Organização fácil para o raciocínio;
Fácil leitura de um processo sendo executado;
Identificação de pendências;
Controle do procedimento;
Pontos de revisão ou cancelamento fáceis de identificar.
O desenvolvimento do fluxograma torna-se essencial não somente para a empresa se organizar como também, como também, entender como melhorar os seus objetivos em relação a sua atuação no mercado que atua.
Pois, com um bom sistema organizacional, uma empresa que atua com a limpeza de cadeiras estofadas pode progredir em todos os seus departamentos e virar uma forte concorrente.
Onde pode se criar um?
Um fluxograma pode ser criado a mão em um papel ou em uma lousa, contudo, com a tecnologia cada dia mais presente e atuante nos empreendimentos, independentemente do departamento, esse sistema organizacional pode ser feito com a ajuda de softwares.
Existem algumas ferramentas de design gráfico online que permitem a criação de fluxogramas, embora estes também possam ser feitos em planilhas tradicionais pela sua possibilidade de adicionar elementos gráficos.
Os softwares para se criar um fluxograma e o administrá-los, com sua especialidade inteiramente neste modelo de organização, podem ser tantos pagos quanto gratuitos, com diferentes formatos que se adequam ao que a empresa quer.
Considerações finais
Resumindo, com um fluxograma, as praticidades no que se refere a um sistema organizacional de um empreendimento se torna mais fácil de serem controladas e alteradas antes de que gere erros.
As mais diversas formas e tipos de fluxogramas podem ser adaptadas para determinados empreendimentos ou suas áreas de atuação, sendo assim também, um ótimo método para se treinar novos funcionários para inseri-los no andamento da empresa.
Um fluxograma pode ser comparado a um içamento de cargas com guindaste, podendo ser um meio de levantar um empreendimento de um modo organizado para que os produtos e serviços atinjam seus objetivos com os clientes.
Sendo pagos ou gratuitos, essa ferramenta é um ótimo avanço que um empreendimento deve investir para melhorar seu formato de trabalho, agradando não somente aos funcionários pelo controle, como aos clientes por sua organização.
Esse texto foi originalmente desenvolvido pela equipe do blog Guia de Investimento, onde você pode encontrar centenas de conteúdos informativos sobre diversos segmentos.
0 Comentários