Nos tempos atuais, seja você um pequeno ou grande empresário, mais do que nunca é preciso fazer uma eficiente gestão e controladoria da sua empresa e dos seus processos. O sistema ERP pode ser um dos grandes responsáveis por isso.
Esse recurso, disponível para qualquer tipo de companhia, sobretudo para aquelas que precisam monitorar muitos aspectos do negócio por haver uma complexidade maior, costuma brilhar o olho de quem gosta de gerir.
Assim como de quem gosta de estar por dentro de tudo o que a empresa tem produzido, o orçamento, o que entra e o que sai de dinheiro, entre outros.
Mas, como toda ferramenta usada nos negócios, muitas vezes é preciso repensar se ainda faz sentido o atual sistema ERP utilizado e se vale pensar em um mais robusto ou algum que atenda melhor suas necessidades, que acabaram mudando com o tempo.
Para saber isso, selecionamos algumas dicas fundamentais para você fazer uma migração de ERP bem sucedida. Por isso, acompanhe a leitura!
O que é ERP?
O Enterprise Resource Planning (ERP) é um software projetado por diversos fornecedores no mercado que ajuda, em uma única interface, no gerenciamento e na integração dos processos essenciais de um negócio.
Como por exemplo, a parte financeira, o controle de gastos, entrega de documentos de motoboy para empresas e demais produtos, controle de estoque, produção, abastecimento, Recursos Humanos, entre outros.
Amplamente utilizado em empresas de todos os tamanhos, o ERP é considerado indispensável para quem quer controlar muito bem a operação do negócio, sejam pequenas, médias ou grandes empresas.
A agilidade do mundo digital e a alta demanda dos consumidores modernos fizeram com que os processos se tornassem mais rápidos e que os dados precisassem ser geridos de alguma forma mais automatizada, e o ERP é normalmente a base disso.
Um sistema ERP é como se fosse um programa de computador em que há diversas abas, cada uma específica para um canto do seu negócio.
O módulo mais importante e usado em praticamente todos os ERPs do mercado, como em uma fábrica de 3m equipamentos de protecao abafador de ruído, é o financeiro, que automatiza a contabilidade básica, faturamento, análise financeira, previsões e relatórios.
Para o uso de Recursos humanos (RH), um ERP se mostra bastante relevante por centralizar todas as informações necessárias.
Tais como o registro dos funcionários, folha de pagamento, disponibilização dos benefícios, alguns recursos de recrutamento e também de desempenho dos colaboradores.
Outros módulos bastante comuns em ERPs mais tradicionais são relacionados a compras e vendas, incluindo o gerenciamento de pedidos, número de saídas e número de entradas de produtos, como uma impressora colorida profissional.
Geralmente, companhias que têm em seus processos fábricas ou distribuição, há módulos específicos de gerenciamento da cadeia de suprimentos, conhecido como SCM e que rastreia os níveis de estoque e gerencia o depósito de forma geral.
Quando e por que substituir um sistema de ERP?
A ideia de substituir ou atualizar um sistema ERP pode parecer assustadora, afinal, você se acostumou com aquela ferramenta que você usa há anos. Pode até parecer mais fácil continuar com a que você está atualmente.
No entanto, existem vários motivos pelos quais esta pode ser uma decisão que deixará o seu negócio apenas na média, mas sem grande capacidade de crescimento. Por isso, é essencial saber alguns motivos para substituir seu ERP.
Muitos comerciantes e fabricantes se veem em uma encruzilhada quando o sistema ERP já é antigo e dá problema todos os dias e, além disso, não atende mais às necessidades. Isso afeta o crescimento e os resultados financeiros.
Se você chama o departamento de TI ou contrata terceirizados frequentemente para reparar problemas ou tentar construir novas funcionalidades, é hora de repensar em outro sistema que se adeque mais ao seu negócio.
É inevitável esse processo de repaginação. Enquanto você gasta tempo e dinheiro incontáveis atualizando seu sistema ERP, não duvide que haverá uma nova atualização em pouco tempo.
Se sua empresa, que faz administracao de restaurante corporativo, está presa nessa revisão e manutenção constante, não é bom para o cliente e nem para sua operação.
Por isso, um sistema ERP mais robusto e que não precise de tanta manutenção pode fazer toda a diferença.
Alguns empresários pensam que isso, na verdade, não é necessário, pois conseguem uma versão anterior de um ERP melhor.
Mas será que você está economizando dinheiro ao fazer isso a ponto de fazer uma grande acao de marketing promocional?
Assim como acontece, por exemplo, com smartphones e sistemas operacionais de computadores, quando as atualizações de versões antigas passam a não serem mais disponibilizadas.
Há ERPs dentro das realidades de cada negócio e atendendo as necessidades específicas de cada um. Basta sair do comodismo e procurar um sistema que realmente se encaixe no seu bolso e nas suas demandas.
Como migrar o sistema ERP
Agora que você já sabe basicamente quando precisa fazer a troca para um ERP que faça mais sentido, acompanhe algumas dicas para realizar isso da melhor forma:
1 - Todos devem estar de acordo
Primeiro de tudo, desde o início do processo de verificação com o auxílio de uma camera de seguranca para condomínio, para uma substituição do ERP, é importante garantir que sua empresa tenha um compromisso unilateral com essa mudança.
Ou seja, é necessário um acordo mútuo entre todas as partes envolvidas com o sistema ERP. Pode haver áreas que vão relutar e insistir que o sistema atual funciona bem para a empresa e que uma mudança pode ser um risco.
Uma boa dica é, se houver a possibilidade, de encontrar um consultor por fora para analisar se este ERP tem funcionado bem para o negócio.
Com um parecer de fora, sem contrapartida e sem influências, é possível apresentar argumentos tanto para deixar o ERP como está ou mudá-lo, caso esteja impactando negativamente. Você deve pensar em alinhar estas ideias com:
- O dono da empresa;
- O conselho diretor (se houver);
- O gestor da fábrica ou do gerenciamento geral dos processos;
- Colaboradores que têm contato diário com o sistema.
Esse processo deve ser o mais democrático possível. Então, alinhe com essas pessoas e, se possível, consulte os profissionais que usam de forma periódica o sistema ERP.
2 - Faça a lição de casa e pesquise muito
Certifique-se de analisar de forma muito cuidadosa, comparando as diferentes opções para substituir seu sistema ERP atual.
O ideal é que você não queira repetir todo esse processo novamente, portanto, precisará de um parceiro estratégico que compartilhe e possa ajudar no seu foco e nos seus objetivos de longo prazo .
Durante esse processo, reserve um tempo para pesquisar bem e selecionar o parceiro certo para a implantação do novo sistema ERP. E não foque apenas no sistema novo. Veja antes como a empresa parceira responsável pela instalação do ERP faz essa implementação.
Se esse processo der errado, há chances de haver uma grande decepção, e para reparar isso, será mais dinheiro desperdiçado.
3 - Prepare o terreno para o novo ERP
As implementações bem-sucedidas de uma troca de sistema ERP geralmente ocorrem depois que uma determinada empresa investiu tempo e se esforçou de forma significativa na preparação desse processo.
Há uma importância enorme de agendar tempo suficiente para seus trabalhos preparatórios para o novo ERP que vai chegar.
A transição do processo deve fazer parte do seu trabalho preparatório visto que, com fluxos de trabalho de processo mais simplificados e padronizados já pensando no próximo ERP, todo o seu processo de substituição será muito mais tranquilo.
Afinal, isso deve ser tão simples quanto armar um toldo de facil instalacao em porta.
4 - Erros fazem parte dessa transição
Depois de iniciar o processo de troca do ERP, certifique-se de continuar verificando o tempo de implementação e o cumprimento do orçamento destinado a isso.
Caso essas duas coisas ultrapassem o planejado, mudanças e novas priorizações podem ser feitas.
É importante que a organização destine os recursos certos para o projeto de troca, com especialistas dedicados para testar e ver se está tudo adequado.
O teste em todas as fases da transição é essencial para detectar erros no início do novo ERP, o que diminui o tempo para corrigir e reparar as eventuais falhas.
Testes robustos e completos são muito recomendados e devem se concentrar no fluxo de trabalho, funções de segurança, conversão de dados, destruição documentos antigos, entre outros.
Se você estiver trabalhando com um parceiro certo de implementação do novo ERP, ele te guiará com padrões já criados em outras oportunidades.
Considerações finais
O complexo processo de substituição de um novo sistema ERP certamente não é uma tarefa das mais simples, mas com as dicas que demos aqui neste conteúdo, não necessariamente será algo que dará maiores dores de cabeça
Em vez disso, você pode se antecipar, pesquisar bem todas as soluções oferecidas e trabalhar junto com a companhia escolhida para instalar o ERP em seu negócio adequadamente.
Assim, com um novo ERP, as chances de sua empresa crescer mais, considerando as novas funcionalidades e novos ares que o sistema trará, tornam-se muito maiores.
Portanto, aproveite os conhecimentos adquiridos para fazer essa transição de sistema de gerenciamento da melhor forma para você e sua empresa.
Esse texto foi originalmente desenvolvido pela equipe do blog Guia de Investimento, onde você pode encontrar centenas de conteúdos informativos sobre diversos segmentos.
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