A planilha financeira é um recurso que evita surpresas nas contas de uma organização, ajudando o gestor a ter mais controle do capital.
Lidar com dinheiro pode parecer uma tarefa complexa para quem não usa nenhum tipo de auxílio, como uma planilha ou até mesmo um software.
Logo, tudo começa a sair do controle e os problemas aparecem, como dívidas, juros e atrasos, que podem levar a consequências mais graves, como a falência.
A saúde financeira do seu negócio é muito importante para que ele se mantenha ativo e competitivo no mercado. São os recursos financeiros que permitem que ele cresça, conquiste novos clientes e garanta produtos e serviços de qualidade.
O empreendedor que não controla o que entra e sai da sua companhia tende a se perder no meio do caminho. Muitas vezes, ele pode ter a impressão de que está tudo sob controle, quando na verdade não está.
Essa falsa impressão pode levar o gestor a cometer equívocos, e contrair dívidas se torna comum. Para evitar essa situação, a melhor iniciativa a se tomar é ter total controle das finanças do negócio, e esse é o tema deste artigo. Por isso, continue a leitura!
Afinal, o que é planilha financeira?
A planilha de controle financeiro é um recurso que permite ao gestor registrar todo o dinheiro que entra e sai da companhia. Dessa forma, ele toma boas decisões, todas embasadas em sua realidade.
Nela, é possível incluir todas as receitas e despesas. Então, de um lado colocamos os valores recebidos, e do outro, os valores gastos. Todo e qualquer tipo de valor deve ser incluído, independentemente de ser fixo ou não.
Por exemplo, na planilha de controle financeiro de uma loja de espelho decorativo sala de jantar, o gestor pode incluir as seguintes despesas:
Aluguel;
Água e luz;
Internet;
Salários.
Mesmo podendo inserir, em detalhes, todo o histórico financeiro da organização, a planilha não deve ser vista como a solução para os problemas da companhia.
Ela deve ser usada como instrumento para identificar falhas e problemas, e com isso, possibilitar que o gestor pense em maneiras de solucioná-los.
Então, mais do que acompanhar todo o dinheiro que entra e sai da companhia, é necessário ter metas e objetivos para mudar alguns hábitos que impeçam a organização de chegar até eles.
Agora que você já sabe o que é planilha de controle financeiro, no próximo tópico, vamos mostrar a sua importância para os negócios.
Importância de otimizar a planilha financeira
Ter a planilha financeira em ordem é fundamental para as finanças dos negócios e para controlar a entrada e saída de dinheiro. Só que esse recurso também traz benefícios que explicam sua importância, como:
Redução dos custos operacionais;
Maior controle financeiro;
Aumento da produtividade;
Otimização dos processos;
Auxílio nas tomadas de decisão.
A planilha permite visualizar custos de uma fabricante de urna acrilica grande, assim, ela pode reduzir ou eliminar aqueles que não são viáveis.
O controle financeiro é otimizado porque tanto as contas a pagar quanto às contas a receber podem ser organizadas de maneira minuciosa, de acordo com características como data, cliente, fornecedor, prioridade, categoria, entre outros.
Prazos de pagamento ou de recebimento deixam de ser perdidos, uma vez que tudo pode ser visualizado com mais facilidade.
Ao estruturar uma boa planilha, o gestor pode disponibilizá-la para outros setores. Dessa forma, os responsáveis que precisarem consultá-la farão isso rapidamente, o que acaba por melhorar sua produtividade.
Todos os processos relacionados às finanças e à contabilidade se tornam mais ágeis e precisos, tendo em vista que as informações são centralizadas. Isso diminui o índice de erros e, consequentemente, de retrabalho.
Além disso, uma planilha de controle financeiro, seja de uma empresa de entrega de documentos ou de uma indústria de cosméticos, ajuda a embasar as tomadas de decisão.
O gestor tem uma visão do que acontece nas finanças da companhia, e com isso, consegue pensar estrategicamente nas soluções.
Entendendo um pouco mais sobre a importância da planilha de controle financeiro, na sequência, vamos dar algumas dicas de gestão administrativa para você cuidar ainda melhor do seu negócio.
Práticas de gestão administrativa
Para manter a organização da sua empresa, é imprescindível investir em boas práticas de gestão administrativa, tais como:
1 - Agendar reuniões online
Todo gestor precisa ter uma agenda atualizada para dar conta de todos os seus afazeres diariamente. Uma das melhores formas de fazer isso é pela internet, com muito mais rapidez e sem esforço.
Por exemplo, uma gráfica de impressão de calendário de mesa que faça reuniões mensais para apresentar seus resultados pode automatizar esse agendamento.
O gestor pode usar o Google Agenda ou aplicativos de celular que também auxiliam a organizar as reuniões e não deixar passar nenhum compromisso.
2 - Eliminar processos manuais
Os processos manuais tomam muito tempo e exigem mão de obra humana, o que acaba aumentando os custos para o negócio.
O ideal é investir em softwares adequados a determinadas atividades, uma vez que isso aumenta a produtividade, e mesmo trabalhando com o mesmo número de pessoas, a organização consegue atingir resultados melhores.
Por exemplo, na recepção de uma fábrica de talão de orçamento personalizado, o cadastro de visitantes no balcão de informações pode ser automatizado, evitando formação de fila e atrasos no atendimento presencial.
Ainda, no caso de fornecedores com os quais a companhia já mantém contato, informações que outrora foram coletadas podem ser automaticamente usadas para agilizar a identificação deles.
3 - Separar o pessoal do profissional
Nunca misture a renda pessoal com a renda do seu negócio, pois é dessa forma que muitos problemas começam a aparecer.
Além disso, mantendo tudo no seu devido lugar, fica mais simples identificar receitas e despesas, bem como realmente está a saúde financeira da corporação.
Em uma agenda personalizada com nome, anote tudo o que diz respeito às suas finanças, e deixe uma planilha exclusiva para o controle de gastos da empresa.
Tenha contas bancárias separadas também, e nunca use o dinheiro do negócio para resolver alguma pendência particular, e vice-versa. Esse tipo de atitude prejudica muito a empresa e pode levar a problemas ainda maiores.
Como fazer um bom controle de gastos
Além de saber como fazer uma boa gestão administrativa, é primordial ter um bom controle de gastos. Para isso, algumas boas práticas são:
Definir objetivos financeiros
Todo negócio precisa definir seus objetivos financeiros para obter bons resultados. Eles podem estar relacionados à lucratividade, redução de despesas e investimentos.
Independentemente de quais sejam, para chegar até eles, crie metas que são pequenas conquistas que norteiam o trajeto.
Além de mostrar o caminho que o seu negócio precisa seguir para atingir um objetivo, as metas são ótimas para manter a motivação.
Tendo os objetivos e metas definidos, torna-se mais fácil saber quais ações devem ser implantadas ao longo do tempo.
Ter uma reserva emergencial
Uma imobiliária que aluga salas para treinamento ou qualquer outro negócio precisa ter uma reserva financeira para situações de emergência.
Os imprevistos acontecem e é preciso estar preparado para eles. Por exemplo, uma máquina importante para a prestação de serviços quebrou e precisa ser consertada para que a empresa continue dando conta da demanda.
Se a companhia tem uma reserva, pode providenciar o conserto sem apertos, mas se não tem, vai acabar tendo que arcar com gastos extras.
Mas, veja bem: não estamos falando do capital de giro, mas sim, de um dinheiro que você vai guardar exclusivamente para suas despesas extras.
Controlar as dívidas
Por fim, assim como você precisa controlar suas despesas pessoais, seu negócio deve seguir o mesmo caminho.
Portanto, uma fábrica de cadeira alta para escritório precisa dar mais atenção ao que recebe do que o que gasta. Com isso, ela evita falhas na organização das finanças.
Antes de pensar em gastar os recursos da sua empresa, mapeie todos os seus custos fixos e variáveis. A partir disso, veja se esse gasto é viável e se ele realmente vai trazer algum benefício para o negócio.
É dessa forma que o gestor garante que a companhia tenha o mínimo de dívidas, e ainda maximiza os lucros.
Conclusão
O dinheiro é a base de sustentação de qualquer empresa, principalmente dos pequenos negócios. Seu controle é importante para que as organizações de pequeno porte possam crescer e se desenvolver no mercado.
Se você investigar a vida financeira das grandes corporações, vai perceber que todas elas levam esse assunto muito a sério. Isso porque, mesmo que seja uma marca consolidada no mercado, os riscos financeiros podem prejudicá-las permanentemente.
Neste artigo, você conheceu um pouco mais sobre a planilha de controle financeiro, e ainda conheceu dicas essenciais para você cuidar ainda mais do seu negócio. Com elas, sua empresa terá uma boa saúde financeira.
Esse texto foi originalmente desenvolvido pela equipe do blog Guia de Investimento, onde você pode encontrar centenas de conteúdos informativos sobre diversos segmentos.
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