A folha de pagamento é um documento fundamental para assegurar a remuneração dos colaboradores. Quem cuida dele é o Departamento Pessoal da empresa, e tem diversas finalidades, desde as operacionais até as mais específicas.
Lidar com o pagamento de funcionários é uma tarefa complexa, mas muito importante. É preciso atenção para não ferir a lei e nem os direitos do trabalhador, e ao mesmo garantir a idoneidade da companhia.
A folha de pagamento dá conta de todos esses cuidados e funciona como uma garantia na relação de trabalho entre a empresa e seus colaboradores.
É tão importante que passou a ser usada por qualquer tipo de organização, independentemente de seu porte ou segmento de mercado. Mas para trabalhar com a folha de pagamento, é necessário compreendê-la.
Só assim ela pode garantir tudo o que a organização e seus funcionários precisam para garantir os seus direitos. Portanto, se você pretende começar a usar esse sistema em seu negócio, acompanhe este artigo.
Aqui, vamos explicar o que é folha de pagamento, dar algumas dicas para planejar e executar a gestão administrativa, além de um passo a passo para simplificar a folha de pagamento e mostrar os seus benefícios. Confira!
O que é folha de pagamento?
A folha de pagamento é um documento que reúne informações referente ao colaborador, em relação à sua remuneração, como impostos, descontos e bonificações.
É dessa forma que a companhia garante que a remuneração certa será recebida, sem contratempos como atrasos, falhas ou valores equivocados.
Depois que a organização recolhe as informações armazenadas pelo sistema de controle de acesso digital, ela elabora a folha de pagamento incluindo informações, como:
- Salário do colaborador;
- Adicional noturno/insalubridade/periculosidade;
- Comissões e bonificações
- Descontos;
- Horas extras.
A folha também pode contar com outras especificações, como faltas e atrasos, salário família, vale-refeição e vale-transporte, imposto de renda, contribuição sindical e do FGTS, dentre outros.
Essas informações são inseridas de acordo com a necessidade, sendo assim, é essencial que a gestão da folha de pagamento seja bem trabalhada.
Estamos falando de um dos documentos mais importantes para o bom funcionamento de uma empresa, principalmente em relação aos seus recursos financeiros.
Os erros podem trazer problemas para os colaboradores e para os empregadores, por isso, como regra geral, é indispensável manter atenção redobrada.
Para que esse documento contenha todas as informações necessárias, além de adotar um bom sistema de ponto online, é necessário fazer uma gestão administrativa excelente.
O primeiro passo é planejar, considerando as características e necessidades do seu negócio. Não existe uma fórmula pronta, mas algumas ações são fundamentais para uma boa administração.
Uma delas é a eliminação de processos manuais, que demandam tempo do Departamento Pessoal, gerando mais custos para a companhia.
Uma dica é usar softwares específicos que reduzem o tempo gasto com algumas atividades, aumentam a produtividade e permitem alcançar bons resultados.
Outra opção que torna a folha de pagamento mais assertiva é usar a identificação por biometria. Dessa forma, fica mais fácil liberar o acesso ao interior da companhia e aos demais setores.
Por meio dela, o DP sabe em qual horário o colaborador entrou e saiu da empresa. Além disso, assegura que somente os funcionários autorizados podem ter acesso a determinados setores, o que traz mais segurança à corporação.
Só que mais do que adotar os melhores recursos para a elaboração e entrega de documentos como a folha de pagamento dentro do seu negócio, é indispensável identificar e corrigir problemas.
Uma boa gestão administrativa depende disso, mas é sabido que é impossível ficar de olho na equipe o tempo todo.
Daí a importância de contar com um bom software administrativo, para que todos os processos internos, incluindo aqueles inerentes ao Departamento Pessoal, sejam bem gerenciados.
Agora que você já entende bem o conceito de folha de pagamento, no próximo tópico, vamos mostrar como simplificar a folha de pagamento da sua empresa.
Como simplificar esse processo?
Quando analisamos as obrigações do departamento de Recursos Humanos de uma corporação, como no caso de uma gráfica especializada em impressão de calendário de mesa, podemos identificar suas dificuldades e obrigações.
É necessário calcular hora extra e controlar a jornada de trabalho, e se esse trabalho não for feito com atenção e cuidado, pode trazer alguns prejuízos.
Para evitar essas situações, a melhor estratégia é simplificar a folha de pagamento, e isso pode ser feito por meio de ações, como:
1. Identificar problemas de gestão de pagamentos
A falta de organização e problemas de gestão podem acarretar prejuízos na elaboração da folha de pagamento.
Para evitar situações adversas ao andamento do trabalho, é imprescindível reavaliar os processos adotados e quais são as opções para agilizar e melhorar a folha.
2. Classificar os colaboradores na categoria certa
É necessário se atentar às classificações corretas para cada funcionário, visto que isso considera regras específicas.
A empresa precisa conhecer cada uma das atividades e aplicar o enquadramento certo ao empregado, de acordo com a natureza de sua função.
3. Apostar no controle de ponto online
Contar com um software de registro de ponto auxilia na gestão de informações e cálculos da folha de pagamento, uma vez que automatiza a elaboração do espelho-ponto.
Também é uma maneira de otimizar a jornada e manter todos os registros de maneira mais segura, evitando uma série de transtornos.
4. Acompanhar as mudanças
O cenário brasileiro vem passando por uma série de mudanças que afetam todo tipo de empresa, desde uma pequena loja até uma grande fabricante de armário de aço para escritório.
Várias reformas são discutidas no Congresso Nacional e têm levado a mudanças constantes. Toda organização precisa estar atenta às mudanças trabalhistas e previdenciárias, para garantir cálculos dentro da lei.
5. Ter o controle das horas trabalhadas
O departamento de Recursos Humanos precisa acompanhar o controle de horas regularmente. Isso porque os colaboradores podem realizar horas extras, acumular horas de banco, faltar ou atrasar.
Todos esses itens afetam a folha de pagamento, então para evitar erros para mais ou para menos, a jornada de trabalho deve ser acompanhada de perto.
Isso inclui horário de entrada e saída, além de horário de almoço, por isso, um bom sistema de controle de ponto pode ajudar nessa tarefa.
6. Investir na automatização de pagamentos
Outra opção para uma gráfica especializada em impressão de talão personalizado ou qualquer outra empresa é automatizar os pagamentos.
Hoje em dia, os bancos oferecem uma série de facilidades, como a automatização de pagamentos rotineiros.
Essa é uma boa opção para simplificar e otimizar a folha de pagamento, visto que a organização pode agendar o pagamento dos salários diretamente com os bancos, e acompanhar o andamento pela internet.
Benefícios de otimizar a folha de pagamento
Agora que você já sabe como simplificar a folha de pagamento, chegou o momento de saber um pouco sobre os benefícios desse recurso.
O primeiro deles é o fato de que as empresas, como imobiliárias que realizam locação de salas para treinamento, passam a atuar dentro da lei.
Com isso, seu negócio vai diminuir as chances de ter problemas judiciais com processos trabalhistas. Em linhas gerais, isso é fundamental para qualquer organização que queira atuar com responsabilidade.
A folha de pagamento também ajuda a manter as informações financeiras dos funcionários em dia. Dessa forma, fica mais fácil calcular de maneira exata o pagamento de tributos.
Esse recurso mostra de maneira clara o quanto a empresa gasta para pagar sua equipe, algo fundamental para uma boa gestão financeira.
Este é um dos fatores que mais destacam a importância da folha de pagamento, visto que ela permite que uma fabricante de cadeira alta para escritório se organize e saiba de forma exata o quanto deve pagar a cada colaborador.
Por fim, esse recurso torna as informações financeiras mais confiáveis, uma vez que quando a corporação sabe o quanto vale cada um de seus funcionários e o quanto de imposto precisa pagar, a saúde financeira se torna mais organizada e confiável.
Conclusão
Administrar um negócio, por menor que seja, envolve muitas estratégias essenciais, e a partir do momento em que você conta com a força de trabalho de um colaborador, precisa se atentar ao pagamento dele.
A folha de pagamento é um recurso simples e inteligente, mas que agiliza muita burocracia dentro da companhia. Uni-la a algumas tecnologias torna esse trabalho ainda mais fácil para o Departamento Pessoal.
Cuidar do pagamento de salário de seus funcionários é cuidar de toda a parte financeira, mantendo-a sempre saudável e pronta para respaldar seus compromissos.
Neste artigo, você aprendeu um pouco mais sobre uma das ferramentas mais importantes para garantir tudo isso, e ainda beneficiar a relação entre a sua empresa e seus funcionários.
Esse texto foi originalmente desenvolvido pela equipe do blog Guia de Investimento, onde você pode encontrar centenas de conteúdos informativos sobre diversos segmentos.
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