Just In Time: saiba tudo sobre o tema

Todo empresário sabe da importância de otimizar processos e melhorar a gestão dos recursos utilizados. Mas poucos conhecem as melhores maneiras de colocar esse conceito para funcionar, como é o caso do Just in Time.

Também conhecida pela sigla JIT, essa estratégia tem se disseminado cada vez mais entre as indústrias e empresas do Brasil, tanto no setor primário e secundário quanto no esforço de algumas linhas do mercado terciário, como ficará claro adiante.

Mas se trata de algo relativamente novo, que está apenas começando a ser compreendido. A razão para o sucesso é óbvia, afinal, quem não quer aprender a fazer mais com menos, ou seja, reduzir gastos e acabar com o desperdício?

Isso chega a parecer uma filosofia, como algo ligado à sustentabilidade. E é mesmo: surgiu entre japoneses, povo conhecido por sua visão mais tradicional, na década de 1950. Ou seja, no pós-guerra, o que exigia uma criatividade fora do comum.

Em tradução direta, Just in Time significa “Na hora certa”. Outro modo de se referir a ele é “toyotismo”, simplesmente por que a Toyota Motor foi uma das primeiras indústrias japonesas a implementar a novo filosofia/metodologia de trabalho.

A base de tudo é a produção sob demanda, o que leva a otimização a níveis que a indústria não estava acostumada a ver. Na prática, o método pode ser radicalizado até o ponto de o produto final ser fabricado apenas depois da venda ser confirmada.

Isso pode parecer um detalhe se visto de modo superficial. Mas pense em toda a cadeia de produção que foi impactada desde a matéria-prima, que só vai ser extraída e trabalhada pelo setor secundário após a certeza da destinação.

Isso, por si só, já evita as famosas sobras e perdas de estoque, além de implicações como shelf life e eventuais validades de itens. Com isso, a indústria de alimentos pode ser incrivelmente otimizada e melhorada, entre tantas outras.

Ademais, há um impacto na ponta do processo, pois cada equipamento, cada equipe e cada instalação serão utilizados com a certeza de um retorno. Coloque nesta conta gastos com luz e energia, que poderiam rodar em vão noutras metodologias.

O que está em discussão aqui é a questão da produção em massa (fordismo), que muitas indústrias e empresas viam como uma necessidade intrínseca do mercado. Essa visão mais holística, sustentável e responsável veio para provar que não é bem assim.

Então, se você quer compreender melhor o que é o Just in Time, e como começar a aplicá-lo em seu próprio negócio, basta seguir adiante.

O que é e quais as características básicas?

Em termos técnicos, o JIT nada mais é que um método de administração de produção e recursos, cujo foco reside em “definir uma hora exata para produzir ou despachar algo”. Daí a aplicação do termo “time”.

Se você trabalha com comida para empresas, não é difícil compreender a famosa questão da escassez dos fatores de produção. Afinal, toda a cadeia do food service depende da natureza, isto é, das plantações e dos animais envolvidos.

Para que nenhum problema ou imprevisto impacte negativamente, o JIT pode ser uma excelente filosofia de trabalho, pensando desde a matéria-prima e os recursos humanos até detalhes como embalagens e serviço de entrega.

Suas características mais comuns incluem os seguintes aspectos:

• Nova visão de layout;
• Colaboradores multifuncionais;
• Reforço na qualidade;
• O famoso sistema Kanban.

Basicamente, o layout se altera porque o estoque é trabalhado no chão de fábrica, não no almoxarifado como de costume. A visão multifuncional vai dos líderes aos funcionários, pois é comum o reforço entre setores diferentes, para “amarrar todas as pontas”.

É importante falar sobre qualidade pois ela não pode, obviamente, ficar de lado em função de uma filosofia de otimização. Pelo contrário, o defeito na produção pode causar desperdícios e comprometer o processo, então ela é ainda mais importante aqui.

O sistema Kanban é algo como a alma desse tipo de gestão. Imagine a agenda de um funcionário que vai iniciar o reparo de uma empilhadeira usada, ele simplesmente tem três estágios básicos, que são “fazer”, “fazendo” e “feito”.

Parece simples, mas hoje já existem até softwares que integram e potencializam esse método, que no fundo ajuda a priorizar tarefas, ter uma visão de conjunto e até fortalecer as equipes. 

Originalmente, usava-se apenas um quadro físico para dividir os processos nas três colunas referidas, e para as demais anotações. Essa técnica ainda pode funcionar.

Por dentro dos benefícios e vantagens

De tudo o que dissemos até aqui já deu para deixar claro quais são as vantagens principais da metodologia JIT. Contudo, é possível e até aconselhável entrar nesse tópico de maneira mais detalhada, até para tirar mais proveito dele.

Por exemplo, se uma empresa de corte de chapa começa a trabalhar apenas sob demanda, segundo a premissa do Just in Time, além de otimizar os gastos, facilitar o processo e elevar a qualidade do produto, ela vai ter outra vantagem.

Qual? Simples: a da concorrência. Afinal, se o produto custar menos e tiver maior qualidade, é claro que você vai se destacar rapidamente no mercado. Também assim, a própria bandeira do JIT tem sido usada como marketing, por garantir melhor qualidade.

Podemos dar vários exemplos de vantagens colaterais. Se a redução de custos de que falamos acima é evidente, você pode ir além e aplicar isso de modo ainda mais disruptivo, como repensar o tamanho do seu galpão, e o aluguel que você pagava.

A melhoria contínua e o alinhamento da equipe (valores que hoje são imprescindíveis), também podem servir como gatilho para você repensar sua cultura corporativa, buscando maior valorização do profissional que tem esse tipo de ativo intangível.

A questão fordismo vs. toyotismo também ficou famosa. Imagine que agora você produz maquinário industrial sob demanda, porém a flexibilidade permite que você customize a máquina de modo muito mais prático e concreto.

No fordismo ou produção em massa, o cliente não consegue personalizar tanto assim o seu pedido, pois tudo é altamente padronizado. Já com o toyotismo ou JIT essa onda de customização que verificamos hoje se torna mais acessível.

Como implementar na prática o JIT?

É fácil falar em layout de estoque e chão de fábrica, em colaboradores multifuncionais e até reforço na qualidade, mas como tudo isso pode ser revisitado no caso a caso? Realmente, cada diretor e cada líder precisam colocar a mão na massa.

Não tem segredo, afinal, quem trabalha com protocolo de qualificação de operação tem um universo totalmente diferente de uma indústria de caldeiraria, assim como esta muda totalmente em relação a uma fábrica do setor têxtil.

O fascinante do JIT é que ele pode ser adaptado a praticamente qualquer segmento, já que todos têm algo em comum: produto, processo e pessoas. Apesar das peculiaridades, toda empresa conta com isso incontornavelmente, então aí é que está o tesouro.

Para manter esses pilares em bom funcionamento, é preciso pensar a organização, a comunicabilidade da equipe e até o treinamento constante de maneira nunca vista. Falamos do sistema Kanban como “alma do negócio”, mas ele não é o único.

Pelo contrário, em si mesmo o JIT tem a grande vantagem de não impor nenhum sistema, mas simplesmente dar as diretrizes para quem queira otimizar o processo.

Outros exemplos são o monitoramento em tempo real, que permite a uma empresa de pavimentação asfáltica um controle maior da rotina de produção. Ou ainda, a gestão de pessoas a distância, como no caso do home office.

É claro que algo assim seria impensável nos idos de 1950, quando o JIT surgiu. O que só demonstra como essa filosofia de trabalho não é limitadora, mas permite a integração de vários processos e sistemas que venham a agregar.

Bônus: prevendo e prevenindo crises

Muita gente ouve falar no Just in Time e pensa, automaticamente, “É impossível, e se eu deixo para produzir sob demanda e surge um imprevisto, ou o fornecedor não tem a matéria-prima e eu não consigo iniciar a produção, por não tê-la em estoque?”.

Claro que uma indústria de ventilação industrial não pode ficar sem os exaustores e dutos que compõem o básico da solução que ela oferece ao mercado.

Por isso mesmo, o JIT não tem nada a ver com deixar a cadeia de suprimento secar totalmente ou contar com a simples sorte de ter fornecedores disponíveis.

Outro exemplo seria o da indústria que lida com torre de resfriamento de água, cujo subsídio principal pode se encontrar não em um produto no sentido tradicional do termo, mas na própria água de que depende para testar as torres já fabricadas.

Neste caso, certamente ela vai contar com instalações numa região em que o serviço privado de água seja de qualidade, não é mesmo? Também assim, uma dica para o JIT funcionar é fechar boas parcerias, e mesmo repensar alguns formatos de negociação.

Um que tem feito sucesso é o de o setor secundário comprar itens do primário, mas não pedir a entrega a não ser após a utilização estar confirmada. Ou mesmo pagar apenas uma parte do valor, e o restante após retirada.

Tudo isso deixa claro como o Just in Time se tornou uma tendência incontornável, em função da qual cada vez mais empresas têm mudado sua rotina. E aí, está esperando o que para começar a repensar o seu próprio negócio?

Esse texto foi originalmente desenvolvido pela equipe do blog Guia de Investimento, onde você pode encontrar centenas de conteúdos informativos sobre diversos segmentos.