O conceito por trás da folha de pagamento é bem simples. Trata-se de um documento que registra todas as variações que lidam com o valor que um funcionário de uma empresa tem para receber.
Uma empresa de limpeza de fachada de vidro precisa identificar exatamente quanto cada um de seus colaboradores deve receber. Então, para isso, precisa gerar uma folha de pagamento.
Esse documento é obrigatório, apesar de não haver um modelo pré-definido para o preenchimento, mas a folha deve conter todas as informações legais relacionadas à remuneração do funcionário.
Existe uma diferença básica entre remuneração e salário, ou seja, isso pode causar confusão em muitas pessoas.
O salário é o valor estipulado em contrato que o empregador paga pelos serviços do funcionário. Ele é composto do valor fixo combinado, com as gratificações legais e possíveis comissões.
Já a remuneração inclui todos os valores que a empresa deve, direta ou indiretamente. Isso inclui:
- Hora Extra;
- Adicionais;
- Insalubridade e Periculosidade;
- Gratificações.
Ou seja, uma série de pequenos modificadores que são alterados do valor inicial estipulado, gerando o total a ser pago.
A folha de pagamento é o elemento que une todos esses fatores e identifica qual é o valor a ser pago em um mês para o trabalhador.
Funcionários de um moto guincho possuem descontos e benefícios específicos para a categoria, que devem ser pesquisados pelo empregador para conseguir formular a folha de pagamento corretamente.
Pela lei, é permitido que as empresas paguem o salário até o quinto dia útil após o mês trabalhado, mas é muito comum que empresas optem por realizar o pagamento antes, principalmente, para ter um controle maior sobre os cálculos necessários.
É obrigatório por lei que a empresa faça a folha de pagamento à mão, seja de forma eletrônica ou mecânica, além de manter uma cópia do documento.
Nos dias de hoje, muitas empresas optam por utilizar serviços tecnológicos de apoio para áreas como o RH, que permitem algumas facilidades.
Normalmente, ao optar por um serviço eletrônico, você permite uma maior transparência, deixando que seus funcionários acessem quando quiserem as informações referentes à folha de pagamento.
Isso geralmente é realizado através de uma interface online, na qual o agente de RH preenche as informações e os cálculos são feitos automaticamente.
Sua auto escola para deficientes auditivos poderá se focar muito mais no atendimento ao cliente e na conversão de vendas se um programa de computador fizer todos os cálculos necessários para o funcionamento adequado da empresa.
Pela seriedade da folha de pagamento, entretanto, o ideal é que haja uma conferência da parte do RH.
Muitas das informações do trabalhador devem constar na folha de pagamento, como nome, cargo, função, número de dias trabalhados, valor das horas extras, valor bruto do salário e todos os descontos mensais, como INSS, vales e descontos de outras fontes.
Por conta disso, é muito importante que a folha de pagamento seja feita e revisada com muita responsabilidade. Um erro neste cadastro pode gerar um grande problema para um empreendimento.
Como calcular uma folha de pagamento?
O primeiro ponto a ser levado em conta em uma folha de pagamento é o controle de ponto. É com ele que você receberá as informações referentes ao período trabalhado pelo funcionário durante o mês.
É importante calcular quanto além do horário estabelecido um estoquista de peças empilhadeira está trabalhando, para identificar as diferenças salariais e também identificar se há um sobrecarregamento do funcionário.
Isso permite um controle sobre os horários de entrada, saída e almoço, bem como o registro de horas extras. O controle de ponto indicará também se houver algum desconto a realizar no período.
Existem diversas formas de registrar o ponto de um funcionário, seja através de um livro de ponto ou um relógio, além de opções mais tecnológicas com ferramentas online de registro.
Essa segunda opção pode facilitar a vida de quem for realizar os cálculos, pois ela costuma automatizar as informações e entregar um relatório muito mais simples de analisar.
Depois de concluído o registro de ponto, é hora de colocar o salário bruto na folha de pagamento. Esse valor é a base salarial do funcionário, o valor estipulado quando se deu sua contratação.
O cálculo pode ser baseado em um valor fixo ou estipulado em valor de hora trabalhada, caso essa seja a forma escolhida, basta multiplicar o valor estipulado da hora por 220 para obter o valor bruto mensal.
Um motoboy expresso pode ter o cálculo de seu salário bruto através da quantidade de corridas realizadas, gerando uma conta que dirá qual será seu salário no mês.
Deste valor, começarão a ser calculadas as variáveis que formam o salário líquido de um colaborador.
Uma das primeiras importâncias a serem descontadas é a do INSS (Instituto Nacional de Seguridade Social). Esse valor depende da faixa do salário bruto, variando entre 8% do salário até 11%.
Esse desconto é destinado ao pagamento de aposentadorias, auxílios de afastamento por doença, acidente ou no auxílio-maternidade, pensão e outros benefícios governamentais.
Outro desconto é o do programa de apoio ao trabalhador, o FGTS (Fundo de Garantia por Tempo de Serviço).
Esse valor descontado é retido em um fundo de investimentos, que pode ser retirado caso o funcionário seja desligado da empresa, como uma forma de ele ter uma quantia para se reestruturar e buscar uma nova profissão.
Professores de uma escola para criança de 3 anos podem acabar se afastando de suas atividades ou encerrando os contratos. Nesse caso, o amparo da lei é fundamental para uma transição mais tranquila.
As horas extras também são calculadas na folha de pagamento, com taxas diferenciadas para horas extras em horários fora do padrão, como à noite ou aos finais de semana.
Vales e outros benefícios também podem ter uma participação do trabalhador, uma pequena porcentagem que é descontada de seu salário e convertida em um benefício maior.
Os adicionais pelo tipo de trabalho prestado também entram na folha de pagamento, mas como um acréscimo ao valor do salário bruto.
Depois que todos os valores de impostos, benefícios e descontos são calculados, você consegue encontrar o valor exato do salário que deverá ser pago ao empregado.
Como reduzir custos da folha de pagamento?
Para manter a saúde financeira da empresa em dia, é importante se ater a alguns elementos importantes.
Um dos maiores custos para uma empresa é sua folha de pagamento, mas a demissão de colaboradores pode acabar piorando ainda mais o quadro, por conta dos valores de rescisão.
Pensando nisso, o ideal é pensar em estratégias que diminuam os gastos desnecessários para a empresa.
Sua empresa de comida congelada cardápio pode não precisar que sua equipe tenha tantas horas extras.
Melhorar a produtividade é um elemento muito importante para reduzir seus custos com folhas de pagamento.
Uma equipe que se sinta estimulada vai desenvolver um trabalho bom em menor tempo, com práticas de incentivo que os façam querer bater as metas e completar seus serviços no prazo.
Com uma maior produtividade, é provável que você consiga reduzir drasticamente a quantidade de horas extras realizadas na empresa.
Com um bom controle sobre isso, é fácil também identificar funcionários que ficam além do expediente, percebendo aqueles que estão mais sobrecarregados para poder dividir melhor o trabalho e motivar toda a equipe.
Um banco de horas pode ser uma solução adequada para empresas que acabam precisando de longas quantidades de horas extras.
Com um gerenciamento adequado, as horas extras podem se tornar grandes aliadas do empreendedor, que pode reduzir das folhas de pagamento os valores enquanto incentiva seus funcionários a buscarem momentos de folga remunerada aproveitando esse advento.
Assim você pode organizar equipes de instalação de rede de proteção para piscina, permitindo que seu trabalho continue e sua equipe consiga usufruir do banco de horas.
A otimização é fundamental para qualquer empresa que está na ativa hoje em dia. Diversas tecnologias têm sido desenvolvidas para tornar mais fácil e adaptável a vida de uma empresa.
Aposte em softwares de qualidade que possam eliminar a necessidade de processos repetitivos, permitindo que seus funcionários se foquem em um melhor aproveitamento de seu tempo de trabalho.
Apostar no Home office também pode ser uma excelente solução para reduzir os custos da folha de pagamento. Os custos para manter um funcionário alocado em sua casa são muito menores que os gastos com transporte e manutenção do local de trabalho.
Se sua equipe estiver trabalhando remotamente, poderão se adequar melhor ao trabalho, produzindo de forma mais efetiva e consciente. Ao mesmo tempo, reduzindo a necessidade de pagamento de vale transporte e eliminando um alto custo na folha de pagamento.
Com isso, é possível estabelecer sua empresa economicamente, enquanto você mantém sua equipe inteira motivada para crescer junto do empreendimento.
Esse texto foi originalmente desenvolvido pela equipe do blog Guia de Investimento, onde você pode encontrar centenas de conteúdos informativos sobre diversos segmentos.
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