Muitas são as preocupações que uma empresa precisa ter, certamente. Porém, é pouco provável que alguma seja tão urgente e indispensável quanto a questão da gestão de estoque e armazenamento.
Lembrando que o conceito de estoque vai muito além do simples armazenamento de produtos que logo serão despachados, pois ele engloba também as indústrias primárias e secundárias, que lidam com estoque de matérias-primas, partes e peças em geral.
De fato, a maneira como esses itens serão guardados e gerenciados pode dizer respeito não apenas à organização da rotina e a uma questão de maior eficiência e otimização de gastos, mas também à segurança e saúde das pessoas.
Claro, todo mundo sabe que segmentos ligados à questões químicas precisam de cuidados especiais, pois eles se envolvem rotineiramente com a possibilidade de acidentes, contaminações e até incêndios.
No entanto, não é somente aí que a gestão se mostra fundamental. Basta pensarmos, por exemplo, na questão incontornável do crescimento da concorrência.
Vivemos uma época que se mostra cada vez mais desafiadora e globalizada, cujo traço principal é o da competitividade que chega ao ponto de tornar alguns segmentos saturados. Assim, conseguir fazer a diferença pode ser um dos maiores desafios da atualidade.
Neste cenário, uma vantagem indiscutível pode se dar, facilmente, na capacidade de operar a própria rotina interna. Especialmente porque isso vai se refletir no poder de atender os clientes na hora certa e de maneira competitiva.
Aí é que entra o papel de uma boa gestão. Na prática o estoque equivale a um recurso, mais ou menos como um recurso financeiro, desde que você possa lançar mão dele no momento certo e com a devida eficiência.
Portanto, tal gestão lida com um dos maiores ativos da empresa. Por isso é que a má gestão pode comprometer frentes que vão desde a segurança física até questões de processo e de posicionamento de marca.
Outro ponto fundamental é compreender que essa gestão vai muito além de simplesmente fazer um inventário ou listar os itens que entram e saem, como quem fosse prestar contas contábeis ou fiscais.
A gestão não é uma tabelinha de entrada/saída, mas toda uma cultura que visa a colocar a empresa em contato com as melhores tendências praticadas por grandes empresas e marcas do mundo todo.
Se você quer compreender melhor tudo o que é necessário saber em termos de gestão de estoque, é só seguir adiante na leitura.
O que exatamente é a gestão de estoque?
Esse tipo de gestão pode envolver vários conceitos típicos do universo corporativo. Os principais são os de logística e inventário, mencionados acima. Outros mais recentes podem dizer respeito a Business Intelligence e até análise de dados.
Essencialmente, o estoque diz respeito à capacidade de organizar e controlar o fluxo de itens de uma empresa, como uma fábrica de brinquedos infláveis personalizados, ou qualquer outro negócio que trabalhe com produtos tangíveis.
É verdade que hoje existem empresas que lidam com bens intangíveis, por prestarem soluções digitais. Também é verdadeiro que as tecnologias de nuvem e hospedagem virtual conquistam cada vez mais espaço.
Contudo, não podemos nos esquecer que os produtos tangíveis sempre vão existir (eles vão de alimentos e roupas, até veículos). Além do que, empresas de TI que lidam com bens intangíveis dependem de hardwares que são - e sempre serão - físicos.
Daí a importância de compreender o conceito de estoque. É através do domínio conceitual e teórico que a prática vai se tornar cada vez mais eficiente, como ao assimilar a relação do espaço e do tempo nesse desafio de gestão.
Além da segurança, o foco é garantir um equilíbrio constante, evitando tanto a falta de materiais, que pode redundar em perda de pedidos e depreciação da marca, quanto o excesso de itens, que pode gerar desperdício e perdas por validade.
Com isso, nós temos três aspectos, e não apenas dois: a entrada, a saída e, claro, o armazenamento, fundamental sobretudo em áreas de serviço como manutenção de empilhadeira manual.
Isso é assim pois quanto mais tempo os itens tiverem de permanecer no estoque, e quanto mais eles forem manipulados internamente na empresa, maior será o desafio de gestão e compreensão dos riscos implicados.
O armazenamento e a contenção de crises
Um aspecto ainda mais interessante da gestão e do armazenamento inteligente é o da contenção de crises. Crises que incluem questões macroeconômicas, como a pandemia do novo coronavírus, e outras mais comuns, como ciclos de alta e baixa.
Imaginemos, por exemplo, o quanto a demanda de uma empresa de desinfetante pode aumentar em um momento de crise sanitária e busca por soluções ligadas à higiene. Você pode até se perguntar: mas isso não é algo imprevisível e fora de controle?
Realmente se trata de algo imprevisível, contudo, a capacidade de a empresa se posicionar, dependeria totalmente da sua gestão anterior. Caso ela tivesse uma cultura eficiente, com certeza conseguiria fazer isso e sair na frente.
Outro exemplo é o dos self storages, que são os serviços de armazenamento voltados para pessoas físicas. É isso mesmo, tanto esse ponto é importante hoje em dia que até pessoas precisam fazer estoque de bens ou mesmo móveis pessoais.
Esse tipo de tendência faz eco à questão dos ciclos de alta e de baixa. Somente uma empresa que tem uma boa cultura de gestão de estoque pode se posicionar diante de um mercado instável, que ora aumenta e diminui certas demandas.
É como o caso dos produtos sazonais, que podem ir de sorvetes (que vendem mais no calor) e café (vendem mais no frio), até novidades como adesivo plástico personalizado. Em todos esses casos, é preciso calcular o índice de sazonalidade.
Assim, a gestão de estoque também vai precisar traçar metas e prever questões externas à empresa. Só assim ela conseguirá lidar tanto com o previsível, quanto com o imprevisível, tornando a marca mais forte e mais sólida no mercado.
Tipos mais famosos e manobras de gestão
Um elemento fundamental nesse assunto é o dos tipos de estoque existentes. O que não se limita à natureza dos itens (como os químicos, os médicos, os orgânicos, os não perecíveis, etc.), já que tais classificações são praticamente inabarcáveis.
Afinal, de um ponto de vista comercial, uma empresa de galpão pré moldado não precisa necessariamente levar isso em conta, uma vez que as adaptações e manipulações necessárias vão ser operadas pela própria locadora.
Trata-se, portanto, de levar em conta o caráter estratégico da gestão de estoques. Aí é que está o trato das modalidades existentes, sendo as principais delas:
- Estoque sazonal;
- Estoque consignado;
- Estoque inativo;
- Estoque de proteção.
Algumas dessas classificações falam por si mesmas, como o estoque sazonal, que nada mais é que uma antecipação que visa nivelar as já mencionadas flutuações de mercado. O consignado é o mais conhecido, e consiste em terceirizar a estocagem.
O estoque inativo é fundamental e precisa sempre ser levado em conta, pois por mais eficiente que seja uma empresa, sempre haverá os famosos excessos ou “gorduras” que precisarão de atenção redobrada.
Se uma empresa de sinalização horizontal preta, que costuma atender por licitação, perde um de seus contratos, ela vai precisar contar com essa variável. Nesse sentido é que surge o estoque de proteção.
É justamente ele que foca a questão do que se convencionou chamar de “ressuprimento”. Neste sentido, ele pode lidar tanto com o material que sobrou a mais, quanto com a falta premeditada.
Por dentro das vantagens e dicas práticas
Como vimos, os melhores resultados podem ser atingidos com uma boa gestão de estoques. Também por isso, algumas dicas práticas podem fazer toda diferença para quem está começando ou já encontrou problemas nessa área.
É muito comum uma empresa mudar um pouco seu nicho de atuação, indo de estrutura metálica leve para estruturas mais pesadas. Neste caso, vale a famosa regra de nunca estocar o desnecessário.
Outra regra de ouro é lembrar que, quanto mais espaço você ocupar com armazenagem, menos área útil terá para produção e, pior ainda, para as vendas e despachos.
Mais uma métrica interessante: a do caixa, que diz que o estoque nunca deve estar muito mais alto (cheio de itens) do que o caixa, ou isso revela um forte problema de saída.
Por fim, a questão da tecnologia que não pode passar em branco. Hoje, essas soluções vão desde software para loja de brinquedos até sistemas de escaneamento, para confirmar a presença ou falta de algum volume no estoque.
Nunca deixe de considerar a implementação de novas tecnologias e alternativas, como softwares e aplicativos, pois elas podem facilitar e muito a gestão de estoque e de armazenamento de qualquer empresa.
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